O que uma recepcionista do escritório de advocacia faz?
Em um escritório legal, uma recepcionista do escritório de advocacia interage com os clientes, elabora a correspondência, cuida dos arquivos de casos e cobra aqueles que usaram os serviços da empresa. Como face do escritório de advocacia, espera -se que a recepcionista cumpra outras tarefas, como manter sua área de trabalho limpa para representar a empresa positivamente. Se a recepcionista também tiver certificação paralegal, ela poderá fornecer mais apoio direto aos membros do escritório. Posteriormente, a recepcionista deve responder ou rotear chamadas ou outras correspondências, cumprimentar o cliente e fornecer o máximo de informações possível. Ela também pode direcionar os clientes a refrescos dentro do lobby, acompanhar o cliente até o escritório do advogado ou dizer ao cliente quanto tempo será a espera para ver o advogado se o cliente não tiver uma consulta. Excelentes habilidades de comunicação social e verbal são umdeve para essas tarefas.
Outra tarefa que uma recepcionista do escritório de advocacia geralmente conclui é a elaboração de correspondência. Parte da correspondência é bastante simples, como responder a um email sobre a disponibilidade ou taxas do (s) advogado (s). Outra correspondência é muito mais complexa, como cartas para outros advogados ou tribunais. Para essa correspondência, a recepcionista deve ter uma compreensão adequada da terminologia e regulamentos legais.
Em alguns escritórios de advocacia, também é dever da recepcionista do escritório de advocacia criar, manter e recuperar arquivos de casos para o (s) advogado (s). Muitas vezes, isso é feito eletronicamente por meio de bancos de dados para aumentar a eficiência e economizar espaço no escritório, portanto, as recepcionistas legais precisam se sentir confortáveis em usar computadores e tecnologia relacionada. Se um advogado precisar de documentos específicos impressos e montados para referência e uso fora do escritório, a recepcionista HAndle essas necessidades também. Ela deve ser capaz de fazer isso rapidamente, como se o advogado precisar correr para uma audiência no tribunal de emergência. Muitas das informações dos arquivos do cliente são confidenciais; portanto, uma recepcionista do escritório de advocacia deve poder manter os arquivos seguros por meio de programas de software ou outros mecanismos como gaveta, gabinete ou bloqueios seguros.
Alguns advogados também esperam que uma recepcionista do escritório de advocacia lide com aspectos do faturamento. Isso inclui o fornecimento de recibos e faturas, notificação de clientes de cobranças pendentes, informando os clientes sobre os métodos de pagamento aceitos e configurando e monitorando o banco ou outras contas da empresa. Se a recepcionista descobrir um erro de cobrança, ela deverá tomar medidas para corrigir o erro, como emitir um cheque de reembolso ou oferecer um crédito ao cliente.
Semelhante a outros recepcionistas, espera -se que uma recepcionista do escritório de advocacia conclua "outras tarefas, conforme designado". Para deveres gerais, isso pode significar qualquer coisa, desde pegar uma xícara de café para um importantecliente ou colocando algumas decorações no escritório em férias. Em alguns casos, os recepcionistas do escritório de advocacia dobram como paralegais, no entanto, nesse caso, fornecem mais apoio direto ao advogado, geralmente acompanhando o advogado ao tribunal e conduzindo a pesquisa de casos primários.