¿Qué hace un asistente de proyecto?
Un asistente de proyecto generalmente ayuda a un gerente de proyecto o un director de proyecto con las tareas necesarias para ejecutar un trabajo. En la mayoría de los casos, esto incluye funciones administrativas y administrativas. El asistente del proyecto también podría asistir a las reuniones y probablemente será responsable de responder preguntas en ausencia del gerente del proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, el asistente puede estar dedicado a un solo trabajo y gerente de proyecto o puede ayudar a más de un gerente en más de un proyecto simultáneamente.
El núcleo del trabajo de un asistente de proyecto generalmente gira en torno a deberes administrativos y administrativos. La mayoría de los proyectos dependen en gran medida de archivos y hojas de cálculo, incluidas líneas de tiempo, presupuestos y listas de tareas. Mantenerlos actualizados, comunicar las actualizaciones y documentar los cambios es una parte crítica de la gestión del proyecto y son deberes que generalmente recaen en el asistente cuando hay uno. Muchas compañías tienen requisitos específicos con respecto a lo que debe documentarse y lo que debe mantenerse en los archivos físicos.
Otros tipos de papeleo a menudo recaen también en el asistente del proyecto. Esto puede incluir solicitar y presentar formularios y permisos de seguro, completar órdenes de compra y más. También con frecuencia incluye la gestión de la correspondencia, como proporcionar informes y actualizaciones periódicas al cliente.
El asistente del proyecto también asistirá a reuniones y participará en conferencias telefónicas. Esto generalmente incluye tanto las reuniones internas del equipo como las reuniones con los clientes. En muchos casos, el asistente tendrá la tarea de tomar notas de la reunión y desarrollar y distribuir un informe de la reunión posterior. Una parte importante de dichos informes es la identificación de elementos de acción y la asignación de responsabilidad para cada uno. También es importante identificar las fechas de vencimiento.
Si bien el gerente o director del proyecto tradicionalmente tiene más responsabilidad de tomar decisiones, administrar las relaciones con los clientes y garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el cronograma, el asistente debe estar al tanto del estado del proyecto en todo momento porque puede ser llamado a responda preguntas si el gerente no está disponible. Los gerentes de proyecto pueden estar en reuniones, enfermos o de vacaciones cuando un miembro del equipo o un cliente necesita una información, por ejemplo. Saber dónde encontrar los datos es fundamental.
Un asistente de proyecto que no se dedique a un solo proyecto, sino que sea responsable de apoyar a múltiples gerentes o proyectos múltiples, será responsable de ejecutar estas tareas para cada proyecto. Esto significa que el asistente debe ser muy organizado. También debe poder priorizar las tareas y saber qué hacer cuando las demandas de dos o más proyectos entran en conflicto.