¿Qué hace un asistente de proyecto?
Un asistente de proyecto generalmente ayuda a un gerente de proyecto o un director de proyecto con los deberes necesarios para ejecutar un trabajo. En la mayoría de los casos, esto incluye funciones administrativas y administrativas. El asistente del proyecto también podría asistir a reuniones y probablemente será responsable de responder preguntas en ausencia del gerente del proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, el asistente puede estar dedicado a un solo trabajo y gerente de proyecto o podría ayudar a más de un gerente en más de un proyecto simultáneamente.
El núcleo del trabajo de un asistente de proyecto generalmente gira en torno a las tareas administrativas y administrativas. La mayoría de los proyectos dependen en gran medida de archivos y hojas de cálculo, incluidas líneas de tiempo, presupuestos y listas de tareas. Mantenerlos actualizados, comunicar las actualizaciones y documentar los cambios son una parte crítica de la gestión de proyectos y son deberes que generalmente caen al asistente cuando hay uno. Muchas empresas tienen requisitos específicos con respecto a lo que debe documentarse y lo que debe ser KEPt en archivos físicos.
Otros tipos de papeleo a menudo también caen al asistente del proyecto. Esto puede incluir la solicitud y la presentación de formularios y permisos de seguro, completar órdenes de compra y más. También incluye con frecuencia la gestión de la correspondencia, como proporcionar informes y actualizaciones regulares al cliente.
El asistente del proyecto también a menudo asistió a reuniones y participará en llamadas de conferencia. Esto generalmente incluye tanto las reuniones de equipo interno como las reuniones de clientes. En muchos casos, el asistente tendrá la tarea de tomar notas de la reunión y desarrollar y distribuir un informe de la reunión después. Una parte importante de tales informes es la identificación de ítems de acción y la asignación de responsabilidad para cada uno. También es importante identificar las fechas de vencimiento.
Si bien el gerente o director del proyecto tradicionalmente tiene más responsabilidad por tomar decisiones, administrarEn las relaciones con los clientes y asegurando que el proyecto permanezca en el presupuesto y en el tiempo, el asistente debe estar al tanto del estado del proyecto en todo momento porque puede ser llamado a responder preguntas si el gerente no está disponible. Los gerentes de proyecto pueden estar en reuniones, enfermo o de vacaciones cuando un miembro del equipo o un cliente necesita una información, por ejemplo. Saber dónde encontrar los datos es crítico.
Un asistente de proyecto que no está dedicado a un solo proyecto, sino que es responsable de apoyar múltiples gerentes o múltiples proyectos, será responsable de ejecutar estas tareas para cada proyecto. Esto significa que el asistente debe estar muy organizado. También debe poder priorizar los deberes y saber qué hacer cuando las demandas de dos o más proyectos conflictionan.