Co dělá asistent projektu?

Asistent projektu obvykle pomáhá vedoucímu projektu nebo vedoucímu projektu s povinnostmi nezbytnými k provedení úkolu. Ve většině případů to zahrnuje administrativní a administrativní funkce. Asistent projektu se může také účastnit schůzek a bude pravděpodobně odpovědný za zodpovězení otázek v nepřítomnosti projektového manažera. V závislosti na velikosti projektu může být asistent věnován jediné úloze a vedoucímu projektu nebo může pomáhat více než jednomu manažerovi na více než jednom projektu současně.

Jádro práce asistenta projektu se obecně točí kolem administrativních a administrativních povinností. Většina projektů se velmi spoléhá na soubory a tabulky, včetně časových linií, rozpočtů a seznamů úkolů. Udržování těchto aktualizací, sdělování aktualizací a dokumentování změn jsou kritickou součástí projektového řízení a jsou povinností, které obvykle spadají na asistenta, pokud existuje. Mnoho společností má specifické požadavky týkající se toho, co musí být zdokumentováno a co musí být uloženo ve fyzických souborech.

Ostatní typy papírování často spadají také do pomocníka projektu. To může zahrnovat vyžádání a vyplnění pojistných formulářů a povolení, vyplnění objednávek a další. Často také zahrnuje správu korespondence, jako je poskytování pravidelných zpráv a aktualizací klientovi.

Asistent projektu se také často účastní schůzek a účastní se konferenčních hovorů. To obvykle zahrnuje interní týmové schůzky i schůzky s klienty. V mnoha případech bude asistentem úkolem pořizovat si poznámky ze schůzky a následně vypracovat a distribuovat zprávu ze schůzky. Důležitou součástí těchto zpráv je identifikace položek akcí a přiřazení odpovědnosti za každou z nich. Je také důležité určit datum splatnosti.

Zatímco vedoucí projektu nebo ředitel má tradičně větší odpovědnost za rozhodování, řízení vztahů se zákazníky a zajištění toho, aby projekt zůstal v rozpočtu a podle plánu, asistent musí být vždy informován o stavu projektu, protože může být vyzván, aby odpovědět na otázky, pokud správce není k dispozici. Projektoví manažeři mohou být na schůzkách, jsou nemocní nebo na dovolené, když například člen týmu nebo klient potřebuje určitou informaci. Vědět, kde najít data, je kritické.

Asistent projektu, který se nezabývá jediným projektem, ale spíše odpovídá za podporu více manažerů nebo více projektů, bude odpovědný za plnění těchto povinností u každého projektu. To znamená, že asistent musí být velmi organizovaný. Rovněž musí být schopen stanovit priority povinností a vědět, co dělat, když jsou požadavky dvou nebo více projektů v rozporu.