Co dělá asistent projektu?

Projektový asistent obvykle pomáhá manažerovi projektu nebo projektového ředitele s povinnostmi nezbytnými k provedení práce. Ve většině případů to zahrnuje administrativní a administrativní funkce. Projektový asistent by se mohl také zúčastnit schůzek a bude pravděpodobně odpovědný za zodpovězení otázek v nepřítomnosti projektového manažera. V závislosti na velikosti projektu může být asistent věnován jedinému zaměstnání a projektového manažera nebo může pomoci více než jednomu manažerovi na více než jednom projektu současně.

Jádro práce asistenta projektu se obecně točí kolem duchovních a administrativních povinností. Většina projektů se silně spoléhá na soubory a tabulky, včetně časových řádků, rozpočtů a seznamů úkolů. Udržování těchto aktualizací, komunikace aktualizací a dokumentování změn je kritickou součástí řízení projektů a jsou povinnosti, které obecně spadají na asistentovi, když existuje. Mnoho společností má specifické požadavky týkající se toho, co je třeba zdokumentovat a co musí být KEPt ve fyzických souborech.

Jiné typy papírování často spadají i na projektového asistenta. To může zahrnovat žádosti a podání pojišťovacích formulářů a povolení, vyplnění objednávek a další. Často také zahrnuje správu korespondence, jako je poskytování pravidelných zpráv a aktualizace klienta.

Projektový asistent se také často zúčastní schůzek a účastní se konferenčních hovorů. To obvykle zahrnuje jak interní setkání týmu, tak setkání klientů. V mnoha případech bude asistent pověřen poznámkami ze schůzky a rozvíjením a distribucí zprávy o schůzce poté. Důležitou součástí těchto zpráv je identifikace položek akce a přiřazení odpovědnosti za každý. Je také důležité identifikovat data splatnosti.

Zatímco projektový manažer nebo ředitel má tradičně větší odpovědnost za rozhodování, ManageAsistent musí být informován o statusu projektu, protože může být vyzván, aby odpovídal na otázky, pokud není manažer nedostupný, musí si být vědom statusu projektu vždy a zajistit, aby projekt zůstal v rozpočtu a podle plánu. Projektoví manažeři mohou být na schůzkách, nemocných nebo na dovolené, když například člen týmu potřebuje informace. Vědět, kde je najít data, je kritické.

Projektový asistent, který není věnován jedinému projektu, ale spíše odpovídá za podporu více manažerů nebo více projektů, bude odpovědný za plnění těchto povinností za každý projekt. To znamená, že asistent musí být velmi organizovaný. Musí být také schopen upřednostnit povinnosti a vědět, co dělat, když jsou v konfliktu požadavky dvou nebo více projektů.