Hvad gør en projektassistent?
En projektassistent hjælper normalt en projektleder eller en projektleder med de opgaver, der er nødvendige for at udføre et job. I de fleste tilfælde inkluderer dette kontor- og administrationsfunktioner. Projektassistenten deltager muligvis også på møder og er sandsynligvis ansvarlig for at besvare spørgsmål i projektlederens fravær. Afhængig af projektets størrelse kan assistenten være dedikeret til et enkelt job og projektleder eller måske hjælpe mere end en manager på mere end et projekt samtidigt.
Kernen i en projektassistent's job drejer generelt omkring kontor- og administrationsopgaver. De fleste projekter er meget afhængige af filer og regneark, herunder tidslinjer, budgetter og opgavelister. At holde disse opdaterede, kommunikere opdateringerne og dokumentere ændringer er en kritisk del af projektledelsen og er opgaver, der generelt falder til assistenten, når der er en. Mange virksomheder har specifikke krav til, hvad der skal dokumenteres, og hvad der skal opbevares i fysiske filer.
Andre typer papirarbejde falder ofte også til projektassistenten. Dette kan omfatte anmodning og arkivering af forsikringsformularer og tilladelser, udfyldning af indkøbsordrer og mere. Det inkluderer også ofte styring af korrespondance, såsom levering af regelmæssige rapporter og opdateringer til klienten.
Projektassistenten vil også ofte deltage i møder og deltage i konferenceopkald. Dette inkluderer typisk både interne teammøder såvel som kundemøder. I mange tilfælde vil assistenten få til opgave at notere sig fra mødet og udvikle og distribuere en mødeberetning bagefter. En vigtig del af sådanne rapporter er identificering af handlingsemner og ansvarsfordelingen for hver enkelt. Det er også vigtigt at identificere forfaldsdatoer.
Mens projektlederen eller direktøren traditionelt har mere ansvar for at tage beslutninger, styre kundeforhold og sikre, at projektet forbliver på budgettet og i henhold til tidsplanen, skal assistenten altid være opmærksom på projektets status, fordi han kan blive bedt om at besvar spørgsmål, hvis manageren ikke er tilgængelig. Projektledere kan være i møder, ude eller på ferie, når et teammedlem eller en klient for eksempel kræver et stykke information. Det er kritisk at vide, hvor man kan finde dataene.
En projektassistent, der ikke er dedikeret til et enkelt projekt, men snarere er ansvarlig for at støtte flere ledere eller flere projekter, vil være ansvarlig for at udføre disse opgaver for hvert projekt. Dette betyder, at assistenten skal være meget organiseret. Han skal også være i stand til at prioritere opgaver og vide, hvad han skal gøre, når kravene til to eller flere projekter er i konflikt.