Co robi asystent projektu?

Asystent projektu zwykle pomaga kierownikowi projektu lub dyrektorowi projektu w obowiązkach niezbędnych do wykonania zadania. W większości przypadków obejmuje to funkcje biurowe i administracyjne. Asystent projektu może również uczestniczyć w spotkaniach i prawdopodobnie będzie odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania pod nieobecność kierownika projektu. W zależności od wielkości projektu asystent może być dedykowany do jednego zadania i kierownika projektu lub może pomagać więcej niż jednemu kierownikowi w więcej niż jednym projekcie jednocześnie.

Rdzeń pracy asystenta projektu zazwyczaj dotyczy obowiązków biurowych i administracyjnych. Większość projektów w dużej mierze opiera się na plikach i arkuszach kalkulacyjnych, w tym na liniach czasowych, budżetach i listach zadań. Utrzymywanie ich na bieżąco, przekazywanie aktualizacji i dokumentowanie zmian to kluczowy element zarządzania projektem i obowiązki, które na ogół spoczywają na asystencie, gdy taki istnieje. Wiele firm ma określone wymagania dotyczące tego, co musi być udokumentowane, a co musi być przechowywane w aktach fizycznych.

Inne rodzaje dokumentacji często należą również do asystenta projektu. Może to obejmować żądanie i składanie formularzy i zezwoleń ubezpieczeniowych, wypełnianie zamówień zakupu i inne. Często obejmuje to również zarządzanie korespondencją, takie jak regularne raporty i aktualizacje dla klienta.

Asystent projektu często będzie również uczestniczył w spotkaniach i uczestniczył w połączeniach konferencyjnych. Zazwyczaj obejmuje to zarówno wewnętrzne spotkania zespołu, jak i spotkania klienta. W wielu przypadkach asystent będzie miał zadanie sporządzania notatek ze spotkania, a następnie opracowania i dystrybucji raportu ze spotkania. Ważną częścią takich raportów jest identyfikacja elementów działań i przypisanie odpowiedzialności za każdy z nich. Ważne jest również określenie terminów.

Podczas gdy kierownik projektu lub dyrektor tradycyjnie ponosi większą odpowiedzialność za podejmowanie decyzji, zarządzanie relacjami z klientami i zapewnianie, że projekt dotrzymuje budżetu i harmonogramu, asystent musi być zawsze świadomy statusu projektu, ponieważ może zostać wezwany do odpowiadaj na pytania, jeśli menedżer jest niedostępny. Kierownicy projektów mogą być na spotkaniach, chorować lub na wakacjach, gdy członek zespołu lub klient potrzebuje informacji. Kluczowa jest wiedza, gdzie znaleźć dane.

Asystent projektu, który nie jest dedykowany do jednego projektu, ale jest odpowiedzialny za wspieranie wielu menedżerów lub wielu projektów, będzie odpowiedzialny za wykonywanie tych obowiązków w odniesieniu do każdego projektu. Oznacza to, że asystent musi być bardzo zorganizowany. Musi także być w stanie ustalać priorytety obowiązków i wiedzieć, co robić, gdy sprzeczne są wymagania dwóch lub więcej projektów.