¿Qué hace un secretario administrativo?
Un secretario administrativo de alto rango generalmente se asigna a un ejecutivo o departamento, y puede estar a cargo de trabajadores de nivel inferior como recepcionistas o asistentes de medio tiempo. Esta posición suele ser un informe directo del departamento o individuo. Una secretaria administrativa deberá tener conocimientos de informática, tener habilidades organizativas y personales, y ser capaz de manejar las tareas de reunión, la investigación y los arreglos de viaje. El puesto generalmente exige un salario más alto, especialmente si el trabajo es especializado.
Los asistentes pueden realizar tareas generales, como contestar el teléfono de la empresa, la correspondencia, la presentación y el manejo del correo, pero la secretaria administrativa generalmente es responsable solo del departamento o el apoyo ejecutivo. Algunos departamentos que utilizan asistentes especializados incluyen recursos humanos, contabilidad y legal. El secretario puede actuar como enlace entre el departamento o ejecutivo y el resto de la oficina, y también puede tratar directamente con los clientes.
Los requisitos para un puesto de secretaria administrativa incluyen la capacidad de usar toda la tecnología de oficina, como computadoras con varios programas y, a veces, un dispositivo de dictado. En la actualidad, muchas empresas buscan solicitantes con título, pero se puede considerar la experiencia previa a menos que el trabajo sea altamente especializado. Los secretarios legales, por ejemplo, necesitarán capacitación específica para trabajar con documentos judiciales. Las secretarias médicas deben conocer la facturación y la codificación junto con la terminología médica.
A menudo se les pedirá a las secretarias administrativas que establezcan reuniones y llamadas de conferencia entre el jefe, otros ejecutivos y clientes, y que planifiquen eventos para la oficina o los visitantes. La habilidad para encontrar información en línea y mantener contactos con proveedores es útil, al igual que la experiencia en la organización de viajes. En recursos humanos y contabilidad, la capacidad de mantener la confidencialidad es importante cuando se trata de registros de empleados privados e información financiera.
Se le puede pedir al titular de este puesto que ayude con la capacitación y supervisión de los empleados de nivel inferior. Con empresas que combinan cada vez más responsabilidades, un secretario administrativo puede adquirir experiencia en gestión de cronometraje, programación y delegación. Esto ayudará a avanzar dentro de una empresa a un puesto en la administración o gestión de la oficina. Los candidatos para un trabajo de administrador de oficina necesitarán excelentes habilidades de personas, así como el conocimiento de las políticas de la empresa y las medidas disciplinarias.
Para aquellos que buscan una carrera como secretaria administrativa, los cursos de negocios en un colegio comunitario o universidad pueden proporcionar instrucción en programas informáticos, matemáticas, mantenimiento de registros y comunicaciones. La certificación profesional está disponible para asistentes generales y para aquellos que deseen ingresar al campo legal y médico. En muchos casos, un título o certificado puede exigir un salario más alto. Los programas de contabilidad y recursos humanos beneficiarán a los solicitantes de empleo que estén interesados en esas áreas de trabajo administrativo.