Hvad gør en administrativ sekretær?
En højt rangeret administrativ sekretær er normalt tildelt en udøvende eller afdeling, og kan være ansvarlig for arbejdstagere på lavere niveau som receptionister eller assistenter på deltid. Denne holdning er normalt en direkte rapport fra afdelingen eller den enkelte. En administrativ sekretær skal være computerfærdigt, have organisatoriske og menneskelige færdigheder og være i stand til at håndtere mødeopgaver, forskning og rejsearrangementer. Stillingen befaler normalt højere lønninger, især hvis arbejdet er specialiseret.
Assistenter kan udføre generelle opgaver såsom besvarelse af virksomhedens telefon, korrespondance, arkivering og posthåndtering, men administrationssekretæren er normalt ansvarlig for kun den afdeling eller den administrerende direktør, der støttes. Nogle afdelinger, der bruger specialiserede assistenter, inkluderer menneskelige ressourcer, regnskab og juridisk. Sekretæren kan fungere som en forbindelse mellem afdelingen eller udøvelsen og resten af kontoret og kan også behandle klienter direkte.
Krav til en administrativ sekretærposition inkluderer muligheden for at bruge al kontorteknologi, f.eks. Computere med forskellige software og undertiden en dikteringsenhed. Mange virksomheder i dag søger ansøgere til gradsholdning, men tidligere erfaring kan overvejes i stedet for, medmindre arbejdet er meget specialiseret. Juridiske sekretærer har f.eks. Brug for specifik uddannelse til at arbejde med retsdokumenter. Medicinske sekretærer skal kende fakturering og kodning sammen med medicinsk terminologi.
Administrative sekretærer vil ofte blive bedt om at oprette møder og konferenceopkald mellem chefen, andre ledere og klienter og planlægge begivenheder for kontoret eller besøgende. Dygtighed til at finde information online og vedligeholde kontakter med leverandører er nyttig, ligesom erfaring med at arrangere rejsearrangementer. Inden for menneskelige ressourcer og regnskabsføring er evnen til at bevare fortrolighed vigtig, når man beskæftiger sig med private medarbejderregistre og økonomiske oplysninger.
Indehaveren af denne stilling kan blive bedt om at hjælpe med uddannelse og overvågning af lavere ansatte. Med virksomheder, der i stigende grad kombinerer ansvarsområder, kan en administrativ sekretær få ledelseserfaring inden for timekeeping, planlægning og delegering. Dette vil hjælpe med at komme videre i en virksomhed til en stilling inden for kontoradministration eller -ledelse. Kandidater til et kontoradministratorjob har brug for fremragende menneskers færdigheder såvel som viden om virksomhedens politikker og disciplinære foranstaltninger.
For dem, der søger en karriere som administrativ sekretær, kan forretningskurser på en community college eller universitet give undervisning i computerprogrammer, matematik, journalføring og kommunikation. Professionel certificering er tilgængelig for generelle assistenter og dem, der ønsker at komme ind på det juridiske og medicinske område. I mange tilfælde kan en grad eller certifikat have en højere løn. Programmer inden for regnskab og menneskelige ressourcer vil gavne jobsøgende, der er interesseret i disse områder af administrativt arbejde.