Vad gör en administrativ sekreterare?
En högt rankad administrativ sekreterare tilldelas vanligtvis till en verkställande direktör eller avdelning och kan vara ansvarig för arbetare med lägre nivåer som receptionister eller assistenter på deltid. Denna position är vanligtvis en direkt rapport från avdelningen eller individen. En administrativ sekreterare måste vara datakunskap, ha organisations- och folkfärdigheter och kunna hantera mötesuppgifter, forskning och researrangemang. Positionen beordrar vanligen högre lön, särskilt om arbetet är specialiserat.
Assistenter kan utföra allmänna uppgifter som att svara på företagets telefon, korrespondens, arkivering och posthantering, men den administrativa sekreteraren ansvarar vanligtvis endast för den avdelning eller verkställande som stöds. Vissa avdelningar som använder specialiserade assistenter inkluderar mänskliga resurser, redovisning och juridiska. Sekreteraren kan fungera som ett samband mellan avdelningen eller verkställande direktören och resten av kontoret och kan också hantera direkt med klienter.
Kraven för en administrativ sekreterares position inkluderar möjligheten att använda all kontorteknik, till exempel datorer med olika programvara och ibland en dikteringsenhet. Många företag söker idag sökande till examen, men tidigare erfarenhet kan övervägas istället om inte arbetet är mycket specialiserat. Till exempel juridiska sekreterare behöver särskild utbildning för att arbeta med domstolshandlingar. Medicinska sekreterare måste känna till fakturering och kodning tillsammans med medicinsk terminologi.
Administrativa sekreterare kommer ofta att uppmanas att inrätta möten och konferenssamtal mellan chefen, andra chefer och klienter och planera evenemang för kontoret eller besökarna. Färdighet i att hitta information online och upprätthålla kontakter med leverantörer är till nytta, liksom erfarenhet av att göra researrangemang. När det gäller personalresurser och redovisning är förmågan att upprätthålla konfidentialitet viktigt när man hanterar register över privata anställda och finansiell information.
Innehavaren av denna position kan bli ombedd att hjälpa till med utbildning och övervakning av anställda på lägre nivå. Med företag som i allt högre grad kombinerar ansvar kan en administrativ sekreterare få erfarenhet av ledningen i tidtagning, schemaläggning och delegering. Detta hjälper till att gå vidare inom ett företag till en position inom kontorsadministration eller ledning. Kandidater för ett jobb som administratör av kontorsadministratörer behöver utmärkta kunskaper för människor samt kunskap om företagets policyer och disciplinära åtgärder.
För dem som söker en karriär som administrativ sekreterare, kan affärskurser på en community college eller universitet ge instruktioner i datorprogram, matematik, journalföring och kommunikation. Professionell certifiering finns för allmän assistenter och de som vill komma in i det juridiska och medicinska området. I många fall kan en examen eller certifikat ge en högre lön. Program för redovisning och personal kommer att gynna arbetssökande som är intresserade av de områdena med administrativt arbete.