Co dělá administrativní tajemník?
Vysoce postavený administrativní tajemník je obvykle přidělen na manažera nebo oddělení a může být pověřen pracovníky nižší úrovně, jako jsou recepční nebo asistenti na částečný úvazek. Tato pozice je obvykle přímou zprávou oddělení nebo jednotlivce. Administrativní sekretář bude muset být počítačově gramotný, musí mít organizační a personální dovednosti a musí být schopen zvládat plnění povinností, výzkum a uspořádání cest. Pozice obvykle dává vyšší plat, zejména pokud je práce specializovaná.
Asistenti mohou vykonávat obecné úkoly, jako je odpovídání na telefonní číslo společnosti, korespondenci, podání a zpracování pošty, ale administrativní tajemník je obvykle odpovědný pouze za podporované oddělení nebo výkonné pracovníky. Některá oddělení, která využívají specializované pomocníky, zahrnují lidské zdroje, účetnictví a právní oddělení. Tajemník může jednat jako styk mezi ministerstvem nebo výkonným orgánem a zbytkem kanceláře a může jednat také přímo s klienty.
Požadavky na pozici administrativního tajemníka zahrnují schopnost používat veškerou kancelářskou technologii, jako jsou počítače s různým softwarem a někdy i diktovací zařízení. Mnoho společností dnes hledá uchazeče o titul, ale místo toho lze zvážit předchozí zkušenosti, ledaže by práce byla vysoce specializovaná. Například právní tajemníci budou potřebovat zvláštní školení pro práci s soudními dokumenty. Zdravotní tajemníci musí znát fakturaci a kódování spolu s lékařskou terminologií.
Administrativní tajemníci budou často požádáni, aby uspořádali schůzky a konferenční hovory mezi šéfem, ostatními vedoucími pracovníky a klienty a naplánovali události pro kancelář nebo návštěvníky. Užitečné jsou dovednosti při vyhledávání informací online a udržování kontaktů s prodejci, stejně jako zkušenosti s přípravou cest. V oblasti lidských zdrojů a účetnictví je při zachovávání soukromých záznamů zaměstnanců a finančních informací důležitá schopnost zachovávat důvěrnost.
Držitel této funkce může být požádán o pomoc při školení a dohledu nad zaměstnanci na nižší úrovni. Se společnostmi, které stále více kombinují odpovědnosti, může administrativní tajemník získat zkušenosti s řízením času, plánování a delegování. Pomůže to vpřed v rámci společnosti do pozice v administrativě nebo řízení kanceláře. Uchazeči o práci v kanceláři administrativy budou potřebovat vynikající dovednosti lidí, jakož i znalosti firemních zásad a disciplinárních opatření.
Pro ty, kteří hledají kariéru administrativního tajemníka, mohou obchodní kurzy na univerzitě nebo univerzitě poskytovat výuku v počítačových programech, matematice, vedení záznamů a komunikaci. Profesionální certifikace je k dispozici pro obecné asistenty a ty, kteří chtějí vstoupit do právní a lékařské oblasti. V mnoha případech může vyšší plat platit titul nebo certifikát. Programy v oblasti účetnictví a lidských zdrojů budou přínosem pro uchazeče o zaměstnání, kteří se zajímají o tyto oblasti administrativní práce.