Wat doet een administratief secretaris?
Een hooggeplaatste administratieve secretaresse wordt meestal toegewezen aan een leidinggevende of afdeling, en kan de leiding hebben over werknemers van een lagere rang zoals receptionisten of een parttime assistent. Deze functie is meestal een direct rapport van de afdeling of persoon. Een administratief secretaresse moet computervaardig zijn, over organisatorische en personele vaardigheden beschikken, en in staat zijn om vergaderplichten, onderzoek en reisarrangementen af te handelen. De functie vereist meestal een hogere beloning, vooral als het werk gespecialiseerd is.
Assistenten kunnen algemene taken uitvoeren, zoals het beantwoorden van de telefoon van de onderneming, correspondentie, archiveren en postverwerking, maar de administratief secretaris is meestal alleen verantwoordelijk voor de ondersteunde afdeling of leidinggevende. Sommige afdelingen die gespecialiseerde assistenten gebruiken, omvatten human resources, boekhouding en juridische zaken. De secretaris kan fungeren als een contactpersoon tussen de afdeling of de uitvoerende macht en de rest van het kantoor en kan ook rechtstreeks met cliënten omgaan.
Vereisten voor een administratieve secretariële positie omvatten de mogelijkheid om alle kantoortechnologie te gebruiken, zoals computers met verschillende software en soms een dicteerapparaat. Veel bedrijven zoeken tegenwoordig kandidaten voor diploma's, maar eerdere ervaring kan worden overwogen, tenzij het werk zeer gespecialiseerd is. Juridische secretaresses hebben bijvoorbeeld specifieke training nodig om met gerechtelijke documenten te werken. Medische secretaresses moeten rekening houden met facturering en codering, samen met medische terminologie.
Administratieve secretaresses zullen vaak worden gevraagd om vergaderingen en conference calls tussen de baas, andere leidinggevenden en klanten op te zetten en evenementen te plannen voor het kantoor of bezoekers. Vaardigheid in het online vinden van informatie en het onderhouden van contacten met leveranciers is nuttig, evenals ervaring met het maken van reisarrangementen. Wat human resources en boekhouding betreft, is de mogelijkheid om vertrouwelijkheid te handhaven belangrijk bij het omgaan met gegevens van particuliere werknemers en financiële informatie.
De houder van deze functie kan worden gevraagd om te helpen bij het trainen en begeleiden van werknemers op lager niveau. Nu bedrijven steeds meer verantwoordelijkheden combineren, kan een administratief secretaresse managementervaring opdoen in tijdregistratie, planning en delegeren. Dit zal helpen bij het doorgroeien binnen een bedrijf naar een functie in kantooradministratie of management. Kandidaten voor een functie als kantoorbeheerder hebben uitstekende mensenvaardigheden nodig, evenals kennis van het bedrijfsbeleid en disciplinaire maatregelen.
Voor diegenen die een carrière als administratief secretaresse zoeken, kunnen bedrijfscursussen aan een community college of universiteit instructie geven in computerprogramma's, wiskunde, administratie en communicatie. Professionele certificering is beschikbaar voor algemene assistenten en degenen die de juridische en medische velden willen betreden. In veel gevallen kan een diploma of certificaat een hoger salaris opdragen. Programma's op het gebied van boekhouding en human resources komen ten goede aan werkzoekenden die geïnteresseerd zijn in die gebieden van administratief werk.