Wat doet een administratieve secretaris?
Een hooggeplaatste administratieve secretaris wordt meestal toegewezen aan een directeur of afdeling en kan de leiding hebben over werknemers met een lagere rij zoals receptionisten of parttime assistenten. Deze positie is meestal een direct rapport van de afdeling of persoon. Een administratieve secretaris moet computergeletterd zijn, organisatorische en mensenvaardigheden hebben en in staat zijn om te omgaan met het omgaan met taken, onderzoek en reisarrangementen. De functie beveelt meestal een hoger loon, vooral als het werk gespecialiseerd is.
Assistenten kunnen algemene taken uitvoeren, zoals het beantwoorden van de telefoon, correspondentie, indiening en e -mailafhandeling van het bedrijf, maar de administratieve secretaris is meestal verantwoordelijk voor alleen de afdeling of uitvoerend ondersteunde. Sommige afdelingen die gespecialiseerde assistenten gebruiken, zijn onder meer human resources, boekhouding en legaal. De secretaris kan optreden als een contactpersoon tussen de afdeling of directeur en de rest van het kantoor, en kan ook rechtstreeks met klanten omgaan.
vereisteEten voor een positie van de administratieve secretaris omvatten de mogelijkheid om alle kantoortechnologie te gebruiken, zoals computers met verschillende software en soms een dictaatapparaat. Veel bedrijven zoeken tegenwoordig op zoek naar kandidaten, maar eerdere ervaring kan in plaats daarvan worden overwogen, tenzij het werk zeer gespecialiseerd is. Juridische secretaresses hebben bijvoorbeeld specifieke training nodig om met gerechtelijke documenten te werken. Medische secretaresses moeten facturering en codering kennen, samen met medische terminologie.
Administratieve secretaresses zullen vaak worden gevraagd om vergaderingen en conferentiegesprekken op te zetten tussen de baas, andere leidinggevenden en klanten en evenementen te plannen voor het kantoor of bezoekers. Vaardigheid bij het online vinden van informatie online en het onderhouden van contacten met leveranciers is nuttig, evenals ervaring in het maken van reisarrangementen. In human resources en boekhouding is het vermogen om vertrouwelijkheid te behouden belangrijk bij het omgaan met privaTE medewerkersrecords en financiële informatie.
De houder van deze functie kan worden gevraagd om te helpen bij het trainen en toezicht houden op werknemers op een lager niveau. Met bedrijven die in toenemende mate verantwoordelijkheden combineren, kan een administratieve secretaris managementervaring opdoen in tijdwaarneming, planning en delegeren. Dit zal helpen om binnen een bedrijf verder te gaan in een functie in kantooradministratie of management. Kandidaten voor een baan voor kantoorbeheerder hebben uitstekende vaardigheden van mensen nodig, evenals kennis van bedrijfsbeleid en disciplinaire maatregelen.
Voor degenen die een carrière zoeken als administratief secretaris, kunnen bedrijfscursussen aan een community college of universiteit instructies geven in computerprogramma's, wiskunde, administratie en communicatie. Professionele certificering is beschikbaar voor algemene assistenten en diegenen die de wettelijke en medische gebieden willen betreden. In veel gevallen kan een diploma of certificaat een hoger salaris besturen. Programma's in boekhouding en menselijke REBronnen zullen werkzoekenden ten goede komen die geïnteresseerd zijn in die gebieden van administratief werk.