Hva gjør en administrativ sekretær?

En høyt rangert administrativ sekretær blir vanligvis tildelt en utøvende myndighet eller en avdeling, og kan ha ansvar for lavere arbeidstakere som resepsjonister eller assistenter på deltid. Denne stillingen er vanligvis en direkte rapport fra avdelingen eller individet. En administrativ sekretær må være datakyndig, ha organisasjons- og folkekompetanse og kunne håndtere møteoppgaver, forskning og reisearrangementer. Stillingen befaler vanligvis høyere lønn, spesielt hvis arbeidet er spesialisert.

Assistenter kan utføre generelle oppgaver som å svare på selskapets telefon, korrespondanse, arkivering og posthåndtering, men administrasjonssekretæren er vanligvis ansvarlig for bare den avdelingen eller den utøvende som støttes. Noen avdelinger som bruker spesialiserte assistenter inkluderer menneskelige ressurser, regnskap og juridisk. Sekretæren kan fungere som en forbindelse mellom avdelingen eller utøvende myndighet og resten av kontoret, og kan også behandle klienter direkte.

Krav til en administrativ sekretærstilling inkluderer muligheten til å bruke all kontorteknologi, for eksempel datamaskiner med forskjellig programvare og noen ganger et diktasjonsenhet. Mange bedrifter i dag søker søkere om gradsholdning, men tidligere erfaring kan i stedet vurderes med mindre arbeidet er høyt spesialisert. Juridiske sekretærer, for eksempel, vil trenge spesifikk opplæring for å arbeide med rettsdokumenter. Medisinske sekretærer må vite fakturering og koding sammen med medisinsk terminologi.

Administrative sekretærer vil ofte bli bedt om å sette opp møter og konferansesamtaler mellom sjefen, andre ledere og klienter, og planlegge arrangementer for kontoret eller besøkende. Dyktighet i å finne informasjon på nettet og opprettholde kontakter med leverandører er nyttig, og erfaring med å lage reisearrangementer. I menneskelige ressurser og regnskap er muligheten til å opprettholde konfidensialitet viktig når du arbeider med private ansattes poster og økonomiske opplysninger.

Innehaveren av denne stillingen kan bli bedt om å hjelpe til med opplæring og tilsyn med ansatte på lavere nivå. Når selskaper i økende grad kombinerer ansvar, kan en administrativ sekretær få ledererfaring innen tidtaking, planlegging og delegering. Dette vil hjelpe deg med å komme videre i et selskap til en stilling i kontoradministrasjon eller ledelse. Kandidater til en kontoradministratorjobb vil trenge gode menneskeregenskaper i tillegg til kunnskap om selskapets policyer og disiplinære tiltak.

For de som søker en karriere som administrativ sekretær, kan forretningskurs ved en høgskole eller universitet gi undervisning i dataprogrammer, matematikk, journalføring og kommunikasjon. Profesjonell sertifisering er tilgjengelig for generelle assistenter og de som ønsker å komme inn i det juridiske og medisinske felt. I mange tilfeller kan en grad eller fagbrev gi høyere lønn. Programmer innen regnskap og menneskelige ressurser vil være arbeidssøkere som er interessert i disse områdene av administrativt arbeid, til gode.