Co robi sekretarz administracyjny?
Sekretarz administracyjny wysokiego szczebla jest zwykle przydzielany do kierownictwa lub departamentu i może być odpowiedzialny za pracowników niższego szczebla, takich jak recepcjonistki lub asystenci pracujący w niepełnym wymiarze godzin. To stanowisko jest zazwyczaj bezpośrednim raportem departamentu lub osoby. Sekretarz administracji będzie musiał znać się na komputerach, posiadać umiejętności organizacyjne i ludzkie oraz być w stanie sprostać obowiązkom związanym z wypełnianiem obowiązków, badaniom i organizowaniu podróży. Stanowisko zwykle wymaga wyższej płacy, szczególnie jeśli praca jest wyspecjalizowana.
Asystenci mogą wykonywać ogólne zadania, takie jak odbieranie telefonu w firmie, korespondencję, archiwizację i obsługę poczty, ale sekretarz administracyjny zazwyczaj odpowiada tylko za wsparcie działu lub kierownika. Niektóre działy, które korzystają ze wyspecjalizowanych asystentów, obejmują zasoby ludzkie, księgowość i kwestie prawne. Sekretarz może działać jako łącznik między działem lub dyrektorem a resztą biura, a także może kontaktować się bezpośrednio z klientami.
Wymagania dotyczące stanowiska sekretarza administracyjnego obejmują możliwość korzystania ze wszystkich technologii biurowych, takich jak komputery z różnym oprogramowaniem, a czasem z urządzeniem do dyktowania. Wiele firm poszukuje obecnie kandydatów na stopnie naukowe, ale zamiast tego można rozważyć wcześniejsze doświadczenie, chyba że praca jest wysoce wyspecjalizowana. Na przykład sekretarze prawni będą potrzebować specjalnego przeszkolenia do pracy z dokumentami sądowymi. Sekretarze medyczni muszą znać rachunki i kodowanie oraz terminologię medyczną.
Sekretarze administracyjni często proszeni są o organizowanie spotkań i połączeń konferencyjnych między szefem, innymi dyrektorami i klientami oraz planowanie wydarzeń dla biura lub gości. Pomocna jest umiejętność wyszukiwania informacji online i utrzymywania kontaktów ze sprzedawcami, podobnie jak doświadczenie w organizowaniu podróży. W przypadku zasobów ludzkich i rachunkowości zdolność do zachowania poufności jest ważna w przypadku prywatnych rejestrów pracowników i informacji finansowych.
Osoba zajmująca to stanowisko może zostać poproszona o pomoc w szkoleniu i nadzorowaniu pracowników niższego szczebla. Ponieważ firmy coraz częściej łączą obowiązki, sekretarz administracyjny może zdobyć doświadczenie w zarządzaniu czasem, harmonogramem i delegowaniem zadań. Pomoże to w awansie w firmie na stanowisko w administracji lub zarządzaniu biurem. Kandydaci na stanowisko administratora biura będą wymagali doskonałych umiejętności ludzi, a także znajomości zasad firmy i środków dyscyplinarnych.
Dla osób poszukujących kariery jako sekretarz administracyjny kursy biznesowe w kolegium społeczności lub uniwersytecie mogą zapewnić instruktaż w zakresie programów komputerowych, matematyki, prowadzenia dokumentacji i komunikacji. Profesjonalna certyfikacja jest dostępna dla asystentów ogólnych i osób pragnących podjąć studia prawnicze i medyczne. W wielu przypadkach dyplom lub świadectwo może dowodzić wyższej pensji. Programy księgowości i zasobów ludzkich przyniosą korzyści osobom poszukującym pracy, które są zainteresowane tymi obszarami pracy administracyjnej.