Was macht ein Verwaltungssekretär?
Ein hochrangiger Verwaltungssekretär wird normalerweise einem leitenden Angestellten oder einer Abteilung zugewiesen und kann für untergeordnete Angestellte wie Empfangsmitarbeiter oder Teilzeitassistenten zuständig sein. Diese Position ist in der Regel ein direkter Bericht der Abteilung oder Einzelperson. Ein Verwaltungssekretär muss Computerkenntnisse haben, über organisatorische und personelle Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Besprechungsaufgaben, Nachforschungen und Reisearrangements zu erledigen. Die Position ist in der Regel höher bezahlt, insbesondere wenn die Arbeit spezialisiert ist.
Assistenten können allgemeine Aufgaben wie die Beantwortung des Telefons, der Korrespondenz, der Ablage und der Post des Unternehmens ausführen. Der Verwaltungssekretär ist jedoch in der Regel nur für die unterstützte Abteilung oder die unterstützte Führungskraft verantwortlich. Einige Abteilungen, in denen spezialisierte Assistenten eingesetzt werden, sind Personalabteilung, Buchhaltung und Rechtsabteilung. Die Sekretärin kann als Verbindung zwischen der Abteilung oder der Führungskraft und dem Rest des Büros fungieren und kann sich auch direkt mit Kunden befassen.
Zu den Voraussetzungen für eine Position als Verwaltungssekretär gehört die Fähigkeit, die gesamte Bürotechnik zu nutzen, z. B. Computer mit verschiedener Software und manchmal ein Diktiergerät. Heutzutage suchen viele Unternehmen Bewerber mit Hochschulabschluss. Es kann jedoch auch eine frühere Erfahrung in Betracht gezogen werden, es sei denn, die Arbeit ist hochspezialisiert. So benötigen beispielsweise Rechtssekretäre eine spezielle Schulung, um mit Gerichtsdokumenten umgehen zu können. Medizinische Sekretäre müssen die Abrechnung und Kodierung sowie die medizinische Terminologie kennen.
Verwaltungssekretäre werden häufig gebeten, Besprechungen und Telefonkonferenzen zwischen dem Chef, anderen Führungskräften und Kunden einzurichten und Veranstaltungen für das Büro oder die Besucher zu planen. Die Fähigkeit, Informationen online zu finden und Kontakte zu Anbietern zu pflegen, ist ebenso hilfreich wie die Erfahrung bei Reisevorbereitungen. In der Personalabteilung und im Rechnungswesen ist die Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit wichtig, wenn private Mitarbeiterakten und Finanzinformationen verarbeitet werden.
Der Inhaber dieser Position kann gebeten werden, bei der Schulung und Beaufsichtigung untergeordneter Mitarbeiter mitzuwirken. Unternehmen bündeln zunehmend ihre Zuständigkeiten. Ein Verwaltungssekretär kann Managementerfahrung in den Bereichen Zeitmessung, Zeitplanung und Delegierung sammeln. Dies wird dazu beitragen, innerhalb eines Unternehmens eine Position in der Büroverwaltung oder -verwaltung einzunehmen. Kandidaten für eine Stelle als Bürokauffrau benötigen ausgezeichnete Kenntnisse der Mitarbeiter sowie Kenntnisse der Unternehmensrichtlinien und Disziplinarmaßnahmen.
Für diejenigen, die eine Karriere als Verwaltungssekretär anstreben, können Business-Kurse an einem Community College oder einer Universität Unterricht in Computerprogrammen, Mathematik, Aufzeichnungen und Kommunikation anbieten. Allgemeine Assistenten und solche, die in den Rechts- und Medizinbereich eintreten möchten, können eine Berufsbescheinigung vorlegen. In vielen Fällen kann ein Abschluss oder eine Bescheinigung ein höheres Gehalt verlangen. Programme in den Bereichen Rechnungswesen und Personal werden Arbeitssuchenden zugute kommen, die an diesen Bereichen der Verwaltungsarbeit interessiert sind.