Que fait un secrétaire administratif?
Un secrétaire administratif de haut rang est généralement affecté à un exécutif ou à un département et peut être responsable des employés de niveau inférieur, tels que les réceptionnistes ou les assistants à temps partiel. Ce poste est généralement un rapport direct du département ou de la personne. Un secrétaire administratif devra maîtriser l’informatique, posséder des compétences en matière d’organisation et de relations humaines, et être capable de gérer les réunions, la recherche et les préparatifs de voyage. Le poste exige généralement une rémunération plus élevée, surtout si le travail est spécialisé.
Les assistants peuvent effectuer des tâches générales telles que répondre au téléphone, à la correspondance, au classement et au traitement du courrier de l'entreprise, mais le secrétaire administratif n'est généralement responsable que du service ou de la direction assistée. Certains départements qui utilisent des assistants spécialisés comprennent les ressources humaines, la comptabilité et juridique. Le secrétaire peut assurer la liaison entre le département ou le responsable et le reste du bureau et peut aussi traiter directement avec les clients.
Les conditions requises pour un poste de secrétaire administratif incluent la capacité d'utiliser toutes les technologies de bureau, telles que des ordinateurs dotés de divers logiciels et parfois d'un dispositif de dictée. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises recherchent des candidats titulaires de diplômes, mais l'expérience antérieure peut être envisagée à moins que le travail ne soit hautement spécialisé. Les secrétaires juridiques, par exemple, auront besoin d’une formation spécifique pour travailler avec des documents judiciaires. Les secrétaires médicaux doivent connaître la facturation et le codage, ainsi que la terminologie médicale.
Les secrétaires administratifs sont souvent invités à organiser des réunions et des téléconférences entre le chef, les autres dirigeants et les clients, et à planifier des événements pour le bureau ou les visiteurs. La capacité à rechercher des informations en ligne et à entretenir des contacts avec les fournisseurs est utile, tout comme l'expérience dans la préparation de voyages. Dans le domaine des ressources humaines et de la comptabilité, la capacité à préserver la confidentialité est importante pour traiter les enregistrements d’employés privés et les informations financières.
Le titulaire de ce poste peut être invité à participer à la formation et à la supervision d’employés de niveau inférieur. Les entreprises combinant de plus en plus de responsabilités, un secrétaire administratif peut acquérir une expérience de la gestion en matière de chronométrage, de planification et de délégation. Cela aidera à progresser dans une entreprise à un poste dans l'administration ou la gestion de bureau. Les candidats à un poste d’administrateur de bureau auront besoin d’excellentes compétences en relations humaines ainsi que de connaissances des politiques de l’entreprise et des mesures disciplinaires.
Pour ceux qui cherchent une carrière de secrétaire administrative, les cours de commerce dans un collège communautaire ou une université peuvent dispenser un enseignement en programmes informatiques, en mathématiques, en tenue de documents et en communication. La certification professionnelle est disponible pour les assistants généraux et ceux qui souhaitent entrer dans les domaines juridique et médical. Dans de nombreux cas, un diplôme ou un certificat peut donner lieu à un salaire plus élevé. Les programmes en comptabilité et en ressources humaines profiteront aux chercheurs d'emploi intéressés par ces domaines du travail administratif.