事務局長は何をしますか？

上級管理秘書は通常、幹部または部門に割り当てられ、受付係やパートタイムアシスタントなどの下位の労働者を担当する場合があります。 この役職は通常、部門または個人の直属の部下です。 事務局長は、コンピューターの知識があり、組織と人材のスキルを持ち、会議の任務、研究、および旅行の手配を処理できる必要があります。 特に仕事が専門的である場合、ポジションは通常より高い賃金を命じます。

アシスタントは、会社の電話への応答、通信、ファイリング、およびメール処理などの一般的なタスクを実行できますが、通常、事務局長はサポートされている部門またはエグゼクティブのみを担当します。 専門のアシスタントを利用する一部の部門には、人事、経理、法務が含まれます。 秘書は、部門または幹部とオフィスの他の部分との間の連絡役を務めることができ、クライアントと直接取引することもできます。

管理秘書役の要件には、さまざまなソフトウェアや場合によってはディクテーションデバイスを備えたコンピューターなど、すべてのオフィステクノロジーを使用する能力が含まれます。 今日、多くの企業が学位保持申請者を探していますが、仕事が高度に専門化されていない限り、代わりに以前の経験を考慮することができます。 たとえば、法務長官は、裁判所の文書を扱うために特定のトレーニングを必要とします。 医療秘書は、医療用語とともに請求とコーディングを知っている必要があります。

多くの場合、事務局長は、上司、他の幹部、クライアントの間で会議や電話会議を設定し、オフィスや訪問者向けのイベントを計画するように求められます。 オンラインで情報を検索し、ベンダーとの連絡を維持するスキルは、旅行の手配の経験と同様に役立ちます。 人事と経理では、個人従業員の記録と財務情報を扱う場合、機密性を維持する能力が重要です。

この役職の保持者は、下級従業員のトレーニングと監督を支援するよう求められる場合があります。 企業の責任がますます統合されているため、管理秘書は計時、スケジューリング、および委任の管理経験を積むことができます。 これは、企業内でオフィスの管理または管理の位置に進むのに役立ちます。 オフィス管理者の仕事の候補者には、優れた人材スキルと、会社のポリシーと懲戒処分の知識が必要です。

管理秘書としてのキャリアを求めている人のために、コミュニティカレッジや大学のビジネスコースでは、コンピュータープログラム、数学、記録管理、コミュニケーションの指導を提供できます。 専門認定は、一般的なアシスタントや、法律および医療分野への参入を希望する人に利用できます。 多くの場合、学位または証明書はより高い給与を命じることができます。 会計および人事のプログラムは、管理業務のこれらの分野に関心のある求職者に利益をもたらします。