¿Qué hace un asistente de oficina?
El asistente de oficina es un término vago que puede describir muchos tipos diferentes de trabajos trabajados en una oficina. A veces se puede usar sinónimo de palabras como asistente administrativo, o puede consultar al personal de apoyo de la oficina que ayude al trabajo de asistentes administrativos, asistentes ejecutivos o secretarios. El asistente promedio de la oficina puede trabajar una variedad de trabajos en el entorno de la oficina, y generalmente necesita habilidades básicas de oficina para el trabajo.
Un asistente de oficina de este último tipo podría hacer cualquiera de los siguientes trabajos:
- Phones de respuesta
- Archivo y organizar información
- Tomar mensajes
- ejecutar recados
- Tipo
- Hacer entrada de datos o procesamiento de textos
- Trabajar para apoyar a otro personal de oficina
- Operar equipos de oficina como copiadoras o máquinas de fax
- Utilice programas específicos como Microsoft Word®, Excel® o Access®
- Proporcionar atención al cliente
- Ayuda con la contabilidad de la oficina
Los asistentes más avanzados de la oficina podrían ser responsables de administrar una oficina, directamenteapoyar a los ejecutivos y supervisar a otros empleados de la oficina. Por lo general, cuando el apoyo a ejecutivos o empleados de alto nivel es más directo, el asistente de la oficina puede ser denominada asistente administrativo o ejecutivo. Si el asistente de oficina supervisa a otros empleados, puede ser llamado gerente de oficina.
Con frecuencia, los asistentes de la oficina deben ser empleados de "Jack of All Trades". Deben tener buenas habilidades de escritura, estar dispuestos a tomar órdenes de otros empleados, estar preparados para trabajar en una variedad de capacidades y tener al menos el conocimiento inicial del software de oficina típico. El trabajo puede variar de día a día y puede depender de las necesidades actuales de la oficina. Es posible que esté ingresando datos algún día, presentando el siguiente, y enviando fax o envío de materiales promocionales en otro día. A veces, si la oficina se basa en el cliente, la medida en que está ocupado puede depender del tráfico de clientes.
Un asistente de oficina puede haber completado programas de certificados a través de escuelas comerciales o colegios comunitarios. Otros tienen diplomas de secundaria, y pocos carecen incluso de eso. Las principales habilidades que se buscan son la capacidad de escribir de manera rápida y precisa, buenos modales telefónicos, habilidades de buenas personas y capacidad demostrada para organizarse. Otras compañías quieren asegurarse de que pueda trabajar con el software de oficina, y algunas compañías requieren que tome pruebas en dicho software para demostrar la capacidad.
Cuando los asistentes de oficina son realmente asistentes directos para profesionales, sus trabajos pueden estar más enfocados. Básicamente, harán las tareas de la oficina que se necesiten para que el profesional no tenga que hacerlo. Los asistentes administrativos y ejecutivos tienden a tener más experiencia con el software de oficina y, a menudo, actúan como entre los clientes y sus ejecutivos. Pueden administrar oficinas y asistentes de contratación y oficina de bomberos que puedan ayudarlos con su trabajo para apoyar al profesional.
Desde thEl término E puede significar muchas cosas, el rango de pago también puede ser variable. El asistente de oficina con habilidades mínimas de la oficina puede obtener poco salario mínimo. Los asistentes administrativos pueden ordenar un salario más alto, con un salario promedio en el rango de $ 30,000 en dólares estadounidenses (USD). Muchos hacen mucho más que esto, dependiendo de su experiencia y responsabilidades laborales.