Was macht ein Office-Assistent?

Büroassistent ist ein vager Begriff, der viele verschiedene Arten von Jobs beschreiben kann, die in einem Büro ausgeführt werden. Es kann manchmal synonym mit Wörtern wie Verwaltungsassistent verwendet werden, oder es kann sich auf Mitarbeiter des Office-Supports beziehen, die die Arbeit von Verwaltungsassistenten, Assistenten der Geschäftsführung oder Sekretärinnen unterstützen. Ein durchschnittlicher Büroangestellter kann in der Büroumgebung eine Vielzahl von Jobs ausführen und benötigt im Allgemeinen grundlegende Bürokenntnisse für den Job.

Ein Büroassistent dieses letzten Typs kann eine der folgenden Aufgaben ausführen:

• Telefone beantworten
• Informationen ablegen und organisieren
• Nimm Nachrichten auf
• Besorgungen machen
• Art
• Dateneingabe oder Textverarbeitung
• Arbeiten Sie, um andere Büropersonal zu unterstützen
• Bedienen Sie Bürogeräte wie Kopierer oder Faxgeräte
• Verwenden Sie bestimmte Programme wie Microsoft Word®, Excel® oder Access®
• Bieten Sie Kundenunterstützung
• Hilfe bei der Buchhaltung

Fortgeschrittenere Büroassistenten könnten für die Führung eines Büros, die direkte Unterstützung von Führungskräften und die Überwachung anderer Büroangestellter verantwortlich sein. Wenn die Unterstützung von Führungskräften oder hochrangigen Mitarbeitern direkter ist, kann der Büroassistent als Verwaltungs- oder Führungsassistent bezeichnet werden. Wenn der Büroassistent andere Mitarbeiter beaufsichtigt, kann er als Büroleiter bezeichnet werden.

Häufig müssen Büroassistenten „Alleskönner“ sein. Sie müssen über gute Schreibfähigkeiten verfügen, bereit sein, Aufträge von anderen Mitarbeitern entgegenzunehmen, bereit sein, in einer Vielzahl von Funktionen zu arbeiten, und zumindest anfängliche Kenntnisse typischer Bürosoftware besitzen. Die Arbeit kann von Tag zu Tag variieren und von den aktuellen Bedürfnissen des Büros abhängen. Möglicherweise geben Sie an einem Tag Daten ein, reichen sie am nächsten ein und faxen oder verschicken an einem anderen Tag Werbematerial. Wenn das Büro auf dem Kundendienst basiert, kann es vorkommen, dass der Umfang der Auslastung vom Kundenverkehr abhängt.

Ein Büroassistent hat möglicherweise ein Zertifikatsprogramm über Handelsschulen oder Community Colleges abgeschlossen. Andere haben ein Abitur, und nur wenigen fehlt es daran. Die wichtigsten Fähigkeiten, die gefragt sind, sind die Fähigkeit, schnell und genau zu tippen, gute Telefonmanieren, gute menschliche Fähigkeiten und nachgewiesene Fähigkeit, organisiert zu werden. Andere Unternehmen möchten sicherstellen, dass Sie mit Office-Software arbeiten können, und einige Unternehmen verlangen, dass Sie Tests mit dieser Software durchführen, um die Funktionsfähigkeit zu demonstrieren.

Wenn Büroassistenten wirklich direkte Assistenten von Fachleuten sind, kann ihre Arbeit fokussierter sein. Sie erledigen im Wesentlichen alle Büroaufgaben, die der Fachmann nicht erledigen muss. Administrative und leitende Angestellte verfügen in der Regel über mehr Erfahrung mit Office-Software und bieten Kunden und ihren Führungskräften häufig die Möglichkeit, sich auszutauschen. Sie können Büros verwalten und Büroassistenten einstellen und entlassen, die sie bei ihrer Arbeit zur Unterstützung des Fachmanns unterstützen können.

Da der Begriff so viele Bedeutungen haben kann, kann die Zahlungsspanne auch variabel sein. Der Büroassistent mit minimalen Bürokenntnissen verdient möglicherweise wenig über dem Mindestlohn. Verwaltungsassistenten verfügen möglicherweise über ein höheres Gehalt mit einem Durchschnittsgehalt im Bereich von 30.000 US-Dollar (USD). Viele machen viel mehr als das, abhängig von ihrer Erfahrung und ihrer beruflichen Verantwortung.