Co robi asystent biurowy?
Asystent biurowy to niejasne określenie, które może opisywać wiele różnych rodzajów prac wykonywanych w biurze. Czasami może być używany jako synonim słów takich jak asystent administracyjny lub może odnosić się do personelu biurowego, który pomaga w pracy asystentów administracyjnych, asystentów wykonawczych lub sekretarek. Przeciętny asystent biurowy może wykonywać różne zadania w otoczeniu biurowym i ogólnie potrzebuje podstawowych umiejętności biurowych do pracy.
Asystent biurowy tego ostatniego typu może wykonywać dowolne z następujących zadań:
- Odbieraj telefony
- Zarchiwizuj i uporządkuj informacje
- Odbieraj wiadomości
- Biegać na posyłki
- Rodzaj
- Wprowadzaj dane lub edytuj tekst
- Pracuj, aby wspierać innych pracowników biurowych
- Obsługuj urządzenia biurowe, takie jak kopiarki lub faksy
- Używaj określonych programów, takich jak Microsoft Word®, Excel® lub Access®
- Zapewnij obsługę klienta
- Pomoc w rachunkowości biurowej
Bardziej zaawansowani asystenci biurowi mogą być odpowiedzialni za prowadzenie biura, bezpośrednie wspieranie kadry kierowniczej i nadzorowanie innych pracowników biura. Zazwyczaj, gdy wsparcie dla kadry kierowniczej lub pracowników wysokiego szczebla jest bardziej bezpośrednie, asystenta biurowego można nazwać asystentem administracyjnym lub wykonawczym. Jeśli asystent biura nadzoruje innych pracowników, może on zostać nazwany kierownikiem biura.
Często asystenci biurowi muszą być pracownikami „podnośników wszystkich zawodów”. Muszą mieć dobre umiejętności pisania na maszynie, być gotowi przyjmować zamówienia od innych pracowników, być gotowi do pracy na różnych stanowiskach i mieć przynajmniej znajomość typowego oprogramowania biurowego. Praca może się zmieniać z dnia na dzień i może zależeć od bieżących potrzeb biura. Pewnego dnia możesz wprowadzać dane, następnego dnia przesyłać faksem lub pocztą materiały promocyjne innego dnia. Czasami, jeśli biuro jest oparte na obsłudze klienta, stopień zajętości może zależeć od ruchu klientów.
Asystent biurowy mógł ukończyć programy certyfikatów za pośrednictwem szkół zawodowych lub szkół społecznych. Inni mają dyplomy ukończenia szkoły średniej, a niewielu nawet tego nie ma. Głównymi umiejętnościami, które są poszukiwane, są umiejętność szybkiego i dokładnego pisania, dobre maniery telefoniczne, dobre umiejętności obsługi ludzi i wykazana umiejętność organizacji. Inne firmy chcą mieć pewność, że możesz pracować z oprogramowaniem biurowym, a niektóre firmy wymagają przetestowania takiego oprogramowania w celu wykazania jego możliwości.
Kiedy asystenci biurowi są naprawdę bezpośrednimi asystentami dla profesjonalistów, ich praca może być bardziej skoncentrowana. Zasadniczo wykonają wszystkie potrzebne zadania biurowe, aby specjalista nie musiał. Asystenci administracyjni i wykonawczy mają zwykle większe doświadczenie z oprogramowaniem biurowym i często działają jako pośrednicy między klientami i ich dyrektorami. Mogą zarządzać biurami oraz wynajmować i zwalniać asystentów biurowych, którzy mogą im pomóc w pracy we wspieraniu profesjonalisty.
Ponieważ termin może oznaczać tak wiele rzeczy, zakres wynagrodzenia może być również zmienny. Asystent biurowy z minimalnymi umiejętnościami biurowymi może niewiele zarobić powyżej płacy minimalnej. Asystenci administracyjni mogą uzyskać wyższą pensję ze średnią pensją w przedziale 30 000 USD. Wielu robi znacznie więcej, w zależności od ich doświadczenia i obowiązków zawodowych.