Officeアシスタントは何をしますか？

オフィスアシスタントは、オフィスで働いているさまざまな種類のジョブを表すことができる曖昧な用語です。 管理アシスタントなどの言葉と同義語として使用されることもあれば、管理アシスタント、エグゼクティブアシスタント、秘書の仕事を支援するオフィスサポートスタッフを指すこともあります。 平均的なオフィスアシスタントは、オフィス環境でさまざまな仕事をすることがあり、一般的にその仕事には基本的なオフィススキルが必要です。

この最後のタイプのオフィスアシスタントは、次のいずれかのジョブを実行できます。

• 留守番電話
• 情報のファイルと整理
• メッセージを取る
• 用事を実行する
• タイプ
• データ入力またはワープロを行う
• 他のオフィススタッフをサポートする仕事
• コピー機やファックスなどのオフィス機器を操作する
• MicrosoftWord®、Excel®、またはAccess®などの特定のプログラムを使用する
• カスタマーサポートを提供する
• オフィス会計の支援

より高度なオフィスアシスタントは、オフィスの運営、経営陣の直接サポート、および他のオフィス従業員の監督を担当できます。 通常、幹部または高レベルの従業員へのサポートがより直接的である場合、オフィスアシスタントは管理アシスタントまたはエグゼクティブアシスタントと呼ばれます。 オフィスアシスタントが他の従業員を監督する場合、彼または彼女はオフィスマネージャーと呼ばれることがあります。

多くの場合、オフィスアシスタントは「すべての取引のジャック」従業員でなければなりません。 彼らは優れたタイピングスキルを持ち、他の従業員から喜んで注文を受け、さまざまな能力で働く準備ができていて、一般的なオフィスソフトウェアの知識を少なくとも持っている必要があります。 仕事は日々変化し、オフィスの現在のニーズに依存する場合があります。 ある日にデータを入力し、次の日にファイリングし、別の日にプロモーション資料をFAXまたは郵送する場合があります。 オフィスが顧客サービスベースの場合、忙しい程度は顧客のトラフィックに依存する場合があります。

オフィスアシスタントは、トレードス​​クールまたはコミュニティカレッジを通じて証明書プログラムを完了している場合があります。 他には高校の卒業証書があり、それさえ欠けている人はほとんどいません。 求められている主なスキルは、すばやく正確に入力する能力、優れた電話マナー、優れた人材スキル、実証された整理能力です。 他の企業は、オフィスソフトウェアを使用できることを確認したいと考えています。また、一部の企業は、機能を実証するためにそのようなソフトウェアのテストを受けることを求めています。

オフィスアシスタントが本当に専門家の直接的なアシスタントであるとき、彼らの仕事はより集中されるかもしれません。 専門家が必要としないように、彼らは基本的に必要な事務作業を何でもします。 管理アシスタントとエグゼクティブアシスタントは、オフィスソフトウェアの経験が豊富で、多くの場合、クライアントとそのエグゼクティブの間を行き来する役割を果たします。 彼らはオフィスを管理し、専門家をサポートする彼らの仕事で彼らを助けることができるオフィスアシスタントを雇って、消すかもしれません。

この用語は非常に多くのことを意味する可能性があるため、給与の範囲も可変です。 最小限のオフィススキルを持つオフィスアシスタントは、最低賃金をわずかに上回る場合があります。 管理アシスタントは、平均給与が30,000米ドル（USD）の範囲で、より高い給与を命じることができます。 彼らの経験と仕事の責任に応じて、多くはこれ以上のものを作ります。