Co dělá asistent úřadu?
Asistent úřadu je nejasný pojem, který může popisovat mnoho různých typů pracovních míst v kanceláři. Někdy se může používat synonymně se slovy, jako je administrativní asistent, nebo se může vztahovat na podpůrné kancelářské pracovníky, kteří pomáhají práci administrativních asistentů, výkonných asistentů nebo tajemníků. Průměrný kancelářský asistent může v kanceláři pracovat s různými úkoly a obecně potřebuje pro tuto práci základní kancelářské dovednosti.
Administrativní asistent tohoto posledního typu může vykonávat některou z následujících úloh:
- Odpovídat na telefony
- Uložte a uspořádejte informace
- Vezměte si zprávy
- Spustit pochůzky
- Typ
- Proveďte zadávání dat nebo zpracování textu
- Pracujte na podpoře ostatních zaměstnanců úřadu
- Provozujte kancelářské vybavení, jako jsou kopírky nebo faxy
- Používejte specifické programy jako Microsoft Word®, Excel® nebo Access®
- Poskytování zákaznické podpory
- Pomoc s kancelářským účetnictvím
Pokročilí pomocníci v kanceláři by mohli být zodpovědní za řízení kanceláře, přímou podporu vedoucích pracovníků a dohled nad ostatními zaměstnanci kanceláře. Obvykle, když je podpora vedoucích pracovníků nebo zaměstnanců na vysoké úrovni přímější, lze kancelářského asistenta označit za administrativního nebo výkonného asistenta. Pokud administrativní pracovník dohlíží na ostatní zaměstnance, může být jmenován vedoucím kanceláře.
Asistenti kanceláře musí být často zaměstnanci „zaměstnanců všech obchodů“. Musí mít dobré psaní, být ochotni přijímat objednávky od ostatních zaměstnanců, být připraveni pracovat v různých kapacitách a mít alespoň počáteční znalosti typického kancelářského softwaru. Práce se může každý den lišit a může záviset na aktuálních potřebách kanceláře. Možná zadáváte data jeden den, zadáváte další a propagační materiály faxujete nebo posíláte na jiný den. Někdy, pokud je kancelář založena na zákaznickém servisu, může záviset na tom, do jaké míry jste zaneprázdněni, zákazníkem.
Asistent kanceláře může mít dokončené certifikační programy prostřednictvím obchodních škol nebo komunitních vysokých škol. Jiní mají středoškolské diplomy a jen málo jich chybí. Mezi hlavní dovednosti, které jsou vyhledávány, patří schopnost psát rychle a přesně, dobré telefonní chování, dovednosti dobrých lidí a prokázaná schopnost být organizován. Jiné společnosti se chtějí ujistit, že můžete pracovat s kancelářským softwarem, a některé společnosti vyžadují, abyste provedli testy takového softwaru, abyste prokázali své schopnosti.
Pokud jsou asistenti kanceláře přímými pomocníky profesionálů, může být jejich práce více zaměřena. Budou v zásadě dělat veškeré potřebné kancelářské úkoly, aby profesionál nemusel. Administrativní a výkonní asistenti mají obvykle více zkušeností s kancelářským softwarem a často fungují jako klienti a jejich vedoucí pracovníci. Mohou spravovat kanceláře a nájemní a hasičské kancelářské asistenty, kteří jim mohou pomáhat s jejich prací při podpoře profesionála.
Vzhledem k tomu, že tento termín může znamenat tolik věcí, může být rozsah výplaty také variabilní. Administrativní asistent s minimálními kancelářskými dovednostmi může vydělat jen málo nad minimální mzdu. Administrativní asistenti mohou velet vyššímu platu, přičemž průměrný plat je v rozmezí 30 000 USD (USD). Mnoho z nich dělá mnohem víc než to, v závislosti na jejich zkušenostech a pracovních povinnostech.