Hvad gør en kontorassistent?
Kontorassistent er et vagt udtryk, der kan beskrive mange forskellige typer job, der arbejdes på et kontor. Det kan undertiden bruges synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan henvise til kontorstøttepersonale, der hjælper arbejdet med administrative assistenter, udøvende assistenter eller sekretærer. Den gennemsnitlige kontorassistent arbejder muligvis en række job i kontoret, og har generelt brug for basale kontorfærdigheder til jobbet.
En kontorassistent af denne sidste type kan muligvis udføre et af følgende job:
- Besvar telefoner
- Arkiver og organiser oplysninger
- Tag beskeder
- Løbe ærinder
- Type
- Gør dataindtastning eller tekstbehandling
- Arbejd med at støtte andet kontoransatte
- Brug kontorudstyr som kopimaskiner eller faxmaskiner
- Brug specifikke programmer som Microsoft Word®, Excel® eller Access®
- Giv kundesupport
- Hjælp med kontorregnskab
Mere avancerede kontorassistenter kan være ansvarlige for at drive et kontor, direkte støtte ledere og overvåge andre kontoransatte. Når support til ledere eller medarbejdere på højt niveau er mere direkte, kan kontorassistenten typisk kaldes en administrativ eller administrerende assistent. Hvis kontorassistenten fører tilsyn med andre ansatte, kan han eller hun kaldes en kontorleder.
Ofte skal kontorassistenter være ”jack of all trades” -ansatte. De skal have gode skrivefærdigheder, være villige til at tage ordrer fra andre medarbejdere, være klar til at arbejde i forskellige kapaciteter og mindst have begyndende viden om typisk kontorsoftware. Arbejdet kan variere fra dag til dag og kan afhænge af kontorets aktuelle behov. Du indsætter muligvis data en dag, arkiverer den næste og faxer eller mailer reklamemateriale på en anden dag. Nogle gange, hvis kontoret er kundeservicebaseret, kan det omfang, du har travlt, afhænge af kundetrafik.
En kontorassistent kan have afsluttet certifikatprogrammer gennem handelsskoler eller samfundsskoler. Andre har gymnasiumseksamener, og få mangler ikke engang det. De vigtigste færdigheder, der efterspørges, er evnen til at indtaste hurtigt og præcist, god telefonmåde, gode menneskers færdigheder og demonstreret evne til at være organiseret. Andre virksomheder ønsker at sikre dig, at du kan arbejde med kontorsoftware, og nogle virksomheder kræver, at du tager test på sådan software for at demonstrere kapacitet.
Når kontorassistenter virkelig er direkte assistenter til fagfolk, kan deres job muligvis være mere fokuserede. De vil i det væsentlige udføre de kontoropgaver, der er nødvendige, så den professionelle ikke behøver det. Administrative og udøvende assistenter har en tendens til at have mere erfaring med kontorsoftware og fungerer ofte som go betweens for klienter og deres ledere. De kan administrere kontorer og leje og assistere af brandkontorer, der kan hjælpe dem med deres arbejde med at støtte den professionelle.
Da udtrykket kan betyde så mange ting, kan lønområdet også være variabelt. Kontorassistenten med minimale kontorfærdigheder kan måske kun overskride mindsteløn. Administrative assistenter kan kommandere en højere løn med en gennemsnitlig løn i intervallet $ 30.000 US Dollar (USD). Mange tjener meget mere end dette, afhængigt af deres erfaring og jobansvar.