Hvad gør en kontorassistent?
Kontorassistent er et vagt udtryk, der kan beskrive mange forskellige typer job, der arbejdes på et kontor. Det kan undertiden bruges synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan henvise til kontorstøttepersonale, der hjælper arbejdet med administrative assistenter, udøvende assistenter eller sekretærer. Den gennemsnitlige kontorassistent kan arbejde en række job i kontorets omgivelser og har generelt brug for grundlæggende kontorfærdigheder til jobbet.
En kontorassistent af denne sidste type kan muligvis udføre noget af følgende job:
- Svar telefoner
- Fil og organiser information
- Tag beskeder
- Kør ærinder
- Type
- Gør dataindtastning eller tekstbehandling
- Arbejd for at støtte andre kontorpersonale
- Drift kontorudstyr som kopimaskiner eller faxmaskiner
- Brug specifikke programmer som Microsoft Word®, Excel® eller Access®
- Giv kundesupport
- Hjælp med kontorregnskab
Mere avancerede kontorassistenter kunne være ansvarlige for at køre et kontor, direktestøtte ledere og overvåge andre kontoransatte. Når støtte til ledere eller medarbejdere på højt niveau er mere direkte, kan kontorassistenten betegnes som en administrativ eller udøvende assistent. Hvis kontorassistenten fører tilsyn med andre ansatte, kan han eller hun blive kaldt en kontorchef.
Ofte skal kontorassistenter være "Jack of All Trades" -ansatte. De skal have gode skrivefærdigheder, være villige til at tage ordrer fra andre medarbejdere, være klar til at arbejde i forskellige kapaciteter og i det mindste have kendskab til viden om typisk kontorsoftware. Arbejdet kan variere fra dag til dag og kan afhænge af kontorets nuværende behov. Du indtaster muligvis data en dag, arkiverer den næste og faxer eller sender salgsfremmende materiale på en anden dag. Nogle gange, hvis kontoret er kundeservicebaseret, kan i hvilket omfang du har travlt afhænge af kundetrafik.
En kontorassistent kan have afsluttet certifikatprogrammer gennem handelsskoler eller samfundsskoler. Andre har diplomer i gymnasiet, og få mangler endda det. De vigtigste færdigheder, der er efterspurgt, er evnen til at skrive hurtigt og præcist, gode telefonmanerer, gode menneskers færdigheder og demonstreret evne til at være organiseret. Andre virksomheder ønsker at sikre dig, at du kan arbejde med Office Software, og nogle virksomheder kræver, at du tager test på en sådan software for at demonstrere kapacitet.
Når kontorassistenter virkelig er direkte assistenter til fagfolk, kan deres job være mere fokuserede. De vil i det væsentlige gøre, hvad kontoropgaver er nødvendige, så den professionelle ikke behøver det. Administrative og udøvende assistenter har en tendens til at have mere erfaring med kontorsoftware og fungerer ofte som Go Betweens for klienter og deres ledere. De kan administrere kontorer og ansætte og brandkontorassistenter, der kan hjælpe dem med deres arbejde med at støtte den professionelle.
siden thE -udtryk kan betyde så mange ting, lønningsinterval kan også være variabelt. Kontorassistenten med minimale kontorfærdigheder kan muligvis gøre lidt over mindsteløn. Administrative assistenter kan kommandere en højere løn med en gennemsnitlig løn i området $ 30.000 dollar (USD). Mange laver meget mere end dette, afhængigt af deres erfaring og jobansvar.