¿Qué es un asistente administrativo?
Un asistente administrativo tiene muchas de las mismas tareas que secretaria, incluida la escritura, la presentación, la respuesta de los teléfonos y tomando notas en las reuniones. Además de esto, él o ella también puede supervisar la logística de una oficina, colaborar con supervisores en proyectos importantes y supervisar las secretarias. Aunque se requiere poca educación formal para trabajar en este puesto, los asistentes ejecutivos o aquellos que trabajan en campos especializados pueden necesitar capacitación adicional.
deberes
Los deberes de un asistente administrativo con frecuencia van mucho más allá de las tareas de secretaría e incluyen manejo de cosas logísticas para la oficina, como ordenar suministros, manejar el correo y el papeleo que entran y sale del negocio y coordina los horarios de las personas. En muchos casos, él o ella es una fuente de información con el público y, como tal, a veces actúa como la "cara" de la compañía. Algunos asistentes senior también supervisan asistentes o secretarios junior, en cuyo caso pueden necesitar hacer un perfo periódicoRMance Informes o presentaciones. Muchas personas en este puesto también ayudan con la capacitación de nuevos empleados, particularmente si harán tareas de administración. Un asistente administrativo también necesita algunos conocimientos prácticos, como cómo trabajar con una variedad de equipos de oficina.
.conjunto de habilidades
Las personas que trabajan en este puesto deben ser extremadamente buenas con los detalles y capaces de manejar muchas tareas simultáneamente, ya que a menudo son responsables de los horarios de varias personas, y pueden supervisar el progreso de varios proyectos a la vez. También deben ser buenos con las personas, ya que el trabajo requiere mucha interacción con las personas en la oficina y los clientes. Ser capaz de hacer llamadas de juicio y trabajar de forma independiente es una parte importante del trabajo también, ya que el asistente administrativo es la persona que probablemente sepa qué documentos son importantes y cuáles pueden descartarse, qué correos electrónicosSe puede manejar a nivel de oficina y que debe enviarse a la alta gerencia y cómo hacer la cadena de mando para hacer las cosas. Además de todo esto, los asistentes administrativos deben ser articulados, buenos para escribir y buenos con la tecnología, ya que a menudo se requiere que respondan el correo, revisen documentos y trabajen con bases de datos.
Especialidades
Los asistentes administrativos pueden especializarse en un departamento específico en una organización, como los recursos humanos o la TI, aunque esto es más común en las organizaciones más grandes. Los asistentes administrativos ejecutivos solo trabajan con la alta gerencia en una empresa. Pueden ser responsables de un grupo de personas, o solo pueden trabajar con una. En cualquier caso, el asistente es responsable de controlar el acceso a los ejecutivos, hacer arreglos de viajes y conferencias, e interactuar con proveedores, ejecutivos de otras compañías y miembros de la junta, además de las tareas administrativas regulares. En términos generales, cuanto más alto el exEcutivo, cuantas más habilidades y experiencia necesite el asistente.
Además, los asistentes administrativos pueden especializarse en ciertos campos, como la medicina o la ley. Además de los deberes normales asociados con esta posición, él o ella también realiza tareas específicamente relacionadas con ese campo. Por ejemplo, un asistente legal también puede investigar precedentes legales y ayudar a preparar informes, mientras que un asistente médico generalmente necesita saber sobre la facturación de seguros o los procedimientos de laboratorio. Algunas personas también hacen este trabajo desde casa por teléfono e Internet, en cuyo caso se les llama asistentes administrativos virtuales.
entrenamiento
En muchos casos, una persona puede comenzar a trabajar en este trabajo con un título en la escuela secundaria y algo de capacitación en habilidades comerciales e informáticas. Para puestos especializados, como en un consultorio médico o legal, debe conocer el vocabulario específico de esa posición. Un certificado de un programa de capacitación, un título de asociado o certificación a través de un órgano reconocidoLa ization puede ayudar cuando se trata de ser contratado o promovido.