¿Qué es un asistente administrativo?

Un asistente administrativo tiene muchas de las mismas funciones que una secretaria, como escribir, archivar, contestar teléfonos y tomar notas en las reuniones. Además de esto, él o ella también puede supervisar la logística de una oficina, colaborar con supervisores en proyectos importantes y supervisar secretarias. Aunque se requiere poca educación formal para trabajar en este puesto, los asistentes ejecutivos o aquellos que trabajan en campos especializados pueden necesitar capacitación adicional.

Deberes

Las tareas de un asistente administrativo con frecuencia van mucho más allá de las tareas de secretaría e incluyen el manejo de cosas logísticas para la oficina, como ordenar suministros, manejar el correo y la documentación que entran y salen del negocio, y coordinan los horarios de las personas. En muchos casos, él o ella es una fuente de información con el público y, como tal, a veces actúa como la "cara" de la compañía. Algunos asistentes superiores también supervisan a los asistentes o secretarias junior, en cuyo caso pueden necesitar hacer informes o presentaciones periódicas de desempeño. Muchas personas en este puesto también ayudan a capacitar al personal nuevo, especialmente si van a realizar tareas administrativas. Un asistente administrativo también necesita algunos conocimientos prácticos, como cómo trabajar con una variedad de equipos de oficina.

Conjunto de habilidades

Las personas que trabajan en este puesto deben ser extremadamente buenas con los detalles y ser capaces de manejar muchas tareas simultáneamente, ya que a menudo son responsables de los horarios de varias personas y pueden supervisar el progreso de varios proyectos a la vez. También deberían ser buenos con las personas, ya que el trabajo requiere mucha interacción con las personas en la oficina y con los clientes. Ser capaz de hacer juicios y trabajar de manera independiente también es una parte importante del trabajo, ya que el asistente administrativo es la persona que probablemente sepa qué documentos son importantes y cuáles se pueden descartar, qué correos electrónicos se pueden manejar en la oficina nivel y que deben enviarse a la alta dirección, y cómo trabajar en la cadena de mando para hacer las cosas. Además de todo esto, los asistentes administrativos deben ser articulados, buenos para escribir y buenos con la tecnología, ya que a menudo se les exige que respondan el correo, revisen documentos y trabajen con bases de datos.

Especialidades

Los asistentes administrativos pueden especializarse en un departamento específico de una organización, como recursos humanos o TI, aunque esto es más común en organizaciones más grandes. Los asistentes administrativos ejecutivos solo trabajan con la alta gerencia de una empresa. Pueden ser responsables de un grupo de personas, o solo pueden trabajar con uno. En cualquier caso, el asistente es responsable de controlar el acceso a los ejecutivos, hacer arreglos de viaje y conferencia e interactuar con vendedores, ejecutivos de otras compañías y miembros de la junta, además de las tareas administrativas regulares. En términos generales, cuanto más alto sea el ejecutivo, más habilidades y experiencia necesita el asistente.

Además, los asistentes administrativos pueden especializarse en ciertos campos, como la medicina o el derecho. Además de los deberes normales asociados con este puesto, él o ella también realiza tareas específicamente relacionadas con ese campo. Por ejemplo, un asistente legal también puede investigar antecedentes legales y ayudar a preparar sesiones informativas, mientras que un asistente médico generalmente necesita saber sobre la facturación del seguro o los procedimientos de laboratorio. Algunas personas también hacen este trabajo desde su casa por teléfono e Internet, en cuyo caso se les llama asistentes administrativos virtuales.

Formación

En muchos casos, una persona puede comenzar a trabajar en este trabajo con un título de escuela secundaria y cierta capacitación en negocios y habilidades informáticas. Para puestos especializados, como en un consultorio médico o legal, debe conocer el vocabulario específico de ese puesto. Un certificado de un programa de capacitación, un título de asociado o una certificación a través de una organización reconocida puede ayudar a la hora de ser contratado o promovido.