Hvad er en administrativ assistent?
En administrativ assistent har mange af de samme opgaver som en sekretær, herunder indtastning, arkivering, besvarelse af telefoner og notater på møder. Derudover kan han eller hun også føre tilsyn med kontorets logistik, samarbejde med vejlederne om vigtige projekter og føre tilsyn med sekretærer. Selvom der er lidt formel uddannelse, der kræves for at arbejde i denne stilling, kan eksekutivassistenter eller dem, der arbejder inden for specialområder, have behov for yderligere uddannelse.
pligter
En administrativ assistents pligter går ofte langt ud over sekretæropgaver og inkluderer håndtering af logistiske ting til kontoret, såsom bestilling af forsyninger, håndtering af post og papirarbejde, der går ind og ud af virksomheden, og koordinering af folks tidsplaner. I mange tilfælde er han eller hun en kilde til information hos offentligheden, og fungerer som sådan sommetider som virksomhedens "ansigt." Nogle seniorassistenter fører også tilsyn med juniorassistenter eller sekretærer, i hvilket tilfælde de muligvis skal aflægge periodiske resultatrapporter eller præsentationer. Mange mennesker i denne stilling hjælper også med at uddanne nyt personale, især hvis de skal udføre adminstrative opgaver. En administrativ assistent har også brug for noget praktisk viden, såsom hvordan man arbejder med en række kontorudstyr.
Færdigheder
Mennesker, der arbejder i denne position, skal være ekstremt gode med detaljer og være i stand til at håndtere mange opgaver samtidig, da de ofte er ansvarlige for flere menneskers skemaer og kan føre tilsyn med fremskridtene i flere projekter på én gang. De skal også være gode med mennesker, da jobbet kræver en masse interaktion med folk på kontoret såvel som klienter. At være i stand til at foretage retsafgørelser og arbejde uafhængigt er også en vigtig del af jobbet, da den administrative assistent er den person, der sandsynligvis ved, hvilke dokumenter der er vigtige og hvilke der kan kasseres, hvilke e-mails der kan håndteres på kontoret niveau og som skal videresendes til øverste ledelse, og hvordan man arbejder op med kommandokæden for at få tingene gjort. Oven på alt dette skal administrative assistenter være artikulerede, dygtige til at skrive og have det godt med teknologi, da de ofte er nødt til at besvare mail, korrekturlæste dokumenter og arbejde med databaser.
Specialties
Administrative assistenter kan specialisere sig i en bestemt afdeling i en organisation, som menneskelige ressourcer eller it, selvom dette er mere almindeligt i større organisationer. Executive administrative assistenter arbejder kun med øverste ledelse i en virksomhed. De er muligvis ansvarlige for en pulje af mennesker eller arbejder måske kun med en. I begge tilfælde er assistenten ansvarlig for at kontrollere adgangen til lederne, arrangere rejse- og konferenceordninger og interagere med leverandører, ledere fra andre virksomheder og bestyrelsesmedlemmer ud over de almindelige administrative opgaver. Generelt set, jo højere på lederen, jo flere færdigheder og erfaringer har assistenten behov for.
Derudover kan administrative assistenter specialisere sig inden for bestemte områder, såsom medicin eller jura. Ud over de normale opgaver, der er forbundet med denne position, udfører han eller hun også opgaver, der er specifikt relateret til dette felt. For eksempel kan en juridisk assistent også undersøge juridiske præcedens og hjælpe med at forberede orienteringer, mens en medicinsk assistent normalt skal vide om forsikringsregning eller laboratorieprocedurer. Nogle mennesker gør også dette job hjemmefra via telefon og internet, i hvilket tilfælde de kaldes virtuelle administrative assistenter.
Uddannelse
I mange tilfælde kan en person begynde at arbejde i dette job med en gymnasium og en vis uddannelse i erhvervs- og computerfærdigheder. Ved specialiserede stillinger, f.eks. På et medicinsk eller juridisk kontor, skal hun kende ordforrådet, der er specifikt for denne position. Et certifikat fra et træningsprogram, en associeret grad eller certificering gennem en anerkendt organisation kan alle hjælpe, når det kommer til at blive ansat eller forfremmet.