Hvad er en administrativ assistent?

En administrativ assistent har mange af de samme opgaver som sekretær, herunder at skrive, arkivere, besvare telefoner og notere på møder. Derudover kan han eller hun også føre tilsyn med logistikken for et kontor, samarbejde med tilsynsførende om vigtige projekter og overvåger sekretærer. Selvom der er lidt formel uddannelse, der kræves for at arbejde i denne position, kan udøvende assistenter eller dem, der arbejder inden for specialiserede felter, have brug for yderligere uddannelse.

opgaver

Pligterne fra en administrativ assistent går ofte langt ud over sekretæropgaver og inkluderer håndtering af logistiske ting til kontoret, som at bestille forsyninger, håndtere mail og papirarbejde, der går ind og ud af virksomheden og koordinere folks 'tidsplaner. I mange tilfælde er han eller hun en kilde til information med offentligheden, og fungerer som sådan sommetider som virksomhedens "ansigt." Nogle seniorassistenter fører også tilsyn med juniorassistenter eller sekretærer, i hvilket tilfælde de muligvis er nødt til at gøre periodisk perfoRMANCE rapporterer eller præsentationer. Mange mennesker i denne position hjælper også med at uddanne nyt personale, især hvis de udfører administrationsopgaver. En administrativ assistent har også brug for en vis praktisk viden, såsom hvordan man arbejder med en række kontorudstyr.

færdighedssæt

Mennesker, der arbejder i denne position, skal være ekstremt gode med detaljer og i stand til at håndtere mange opgaver samtidigt, da de ofte er ansvarlige for flere menneskers tidsplaner og kan føre tilsyn med fremskridtene med flere projekter på én gang. De skal også være gode med mennesker, da jobbet kræver en masse interaktion med mennesker på kontoret såvel som klienter. At være i stand til at foretage dommeopkald og arbejde uafhængigt er også en vigtig del af jobbet, da den administrative assistent er den person, der sandsynligvis ved, hvilke dokumenter der er vigtige, og som kan kasseres, hvilke e-mailskan håndteres på kontorniveau, og som skal videresendes til øvre ledelse, og hvordan man arbejder op i kommandokæden for at få tingene gjort. Oven på alt dette skal administrative assistenter være artikuleret, god til at skrive og godt med teknologi, da de ofte kræves for at besvare post, korrekturlæsningsdokumenter og arbejde med databaser.

specialiteter

Administrative assistenter kan specialisere sig i en bestemt afdeling i en organisation, som menneskelige ressourcer eller det, skønt dette er mere almindeligt i større organisationer. Executive administrative assistenter arbejder kun med øvre ledelse i en virksomhed. De kan være ansvarlige for en pulje af mennesker, eller fungerer måske kun med en. I begge tilfælde er assistenten ansvarlig for at kontrollere adgangen til lederne, træffe rejse- og konferenceordninger og interagere med leverandører, ledere fra andre virksomheder og bestyrelsesmedlemmer ud over de almindelige administrative opgaver. Generelt set, jo højere op på eksEcutive, jo flere færdigheder og oplevelse af assistenten har brug for.

Derudover kan administrative assistenter specialisere sig i visse områder, som medicin eller lov. Ud over de normale opgaver, der er forbundet med denne position, udfører han eller hun også opgaver, der er specifikt relateret til dette felt. For eksempel kan en juridisk assistent også undersøge juridiske præcedens og hjælpe med at forberede orienteringer, mens en medicinsk assistent normalt har brug for at vide om forsikringsfakturering eller laboratorieprocedurer. Nogle mennesker gør også dette job hjemmefra over telefonen og internettet, i hvilket tilfælde de kaldes virtuelle administrative assistenter.

træning

I mange tilfælde kan en person begynde at arbejde i dette job med en gymnasium og nogle uddannelser i erhvervs- og computerfærdigheder. For specialiserede stillinger, såsom i et medicinsk eller juridisk kontor, skal hun kende ordforrådet, der er specifikt for denne stilling. Et certifikat fra et træningsprogram, en associeret grad eller certificering gennem et anerkendt organIzation kan alle hjælpe, når det kommer til at blive ansat eller forfremmet.