管理アシスタントとは何ですか？

管理アシスタントは、タイピング、ファイリング、電話への応答、会議でメモを取るなど、秘書と同じ多くの職務を担っています。 これに加えて、オフィスのロジスティックスを監督し、重要なプロジェクトで監督者と協力し、秘書を監督することもできます。 このポジションで働くために必要な正式な教育はほとんどありませんが、エグゼクティブアシスタントまたは専門分野で働く人々は、追加のトレーニングが必要になる場合があります。

職務

管理アシスタントの職務は、秘書の仕事をはるかに超えることがよくあり、事務用品の注文、郵便物の処理、出入りする郵便物の処理、人々のスケジュールの調整など、オフィス向けのロジスティックな処理が含まれます。 多くの場合、彼または彼女は一般の人々の情報源であり、そのため、時には会社の「顔」として機能します。 一部のシニアアシスタントは、ジュニアアシスタントまたは秘書も監督します。その場合、定期的なパフォーマンスレポートまたはプレゼンテーションを行う必要があります。 この役職の多くの人々は、特に管理タスクを行う場合は、新しいスタッフのトレーニングにも役立ちます。 管理アシスタントには、さまざまなオフィス機器の操作方法など、実用的な知識も必要です。

スキルセット

このポジションで働く人々は、複数の人々のスケジュールを担当することが多く、複数のプロジェクトの進行状況を一度に監督することがあるため、細部に精通し、多くのタスクを同時に処理できる必要があります。 また、仕事はクライアントだけでなくオフィスの人々との多くの相互作用を必要とするので、彼らは人々にも良いはずです。 管理アシスタントは、どのドキュメントが重要で、どのドキュメントがオフィスで処理できるかを知っている可能性が高い人なので、判断の呼び出しを行い、独立して作業できることも仕事の重要な部分ですレベルと上級管理職に転送する必要があるもの、およびコマンドのチェーンをどのように処理して物事を成し遂げるか。 これに加えて、管理アシスタントは、メールに答えたり、ドキュメントを校正したり、データベースを操作したりする必要があることが多いため、明確で、文章が上手で、技術が優れている必要があります。

専攻

管理アシスタントは、人事やITなど、組織内の特定の部門に特化できますが、これは大規模な組織ではより一般的です。 経営管理アシスタントは、会社の上級管理職とのみ連携します。 彼らは人々のプールに責任を負っているかもしれません。 どちらの場合でも、アシスタントは、通常の管理業務に加えて、幹部へのアクセスの制御、旅行および会議の手配、ベンダー、他社の幹部、および取締役とのやり取りを担当します。 一般的に言えば、幹部が上に上がるほど、アシスタントに必要なスキルと経験が増えます。

さらに、管理アシスタントは、薬や法律などの特定の分野に特化できます。 このポジションに関連する通常の職務に加えて、彼または彼女はその分野に特に関連するタスクも実行します。 たとえば、法務助手は法的先例を調査し、ブリーフィングの準備を支援することもありますが、医療助手は通常、保険請求または検査手順について知る必要があります。 電話やインターネットを介して自宅からこの仕事をする人もいます。その場合、彼らは仮想管理アシスタントと呼ばれます。

トレーニング

多くの場合、人は高校で学位を取得し、ビジネスとコンピューターのスキルのトレーニングを受けて、この仕事に就くことができます。 診療所や法律事務所などの専門職では、その職に固有の語彙を知っている必要があります。 トレーニングプログラムからの証明書、準学士号、または認定された組織からの認定はすべて、採用または昇進する際に役立ちます。