管理アシスタントとは何ですか？

管理アシスタントは、タイピング、ファイリング、電話への応答、会議でメモを取るなど、秘書と同じ任務の多くを持っています。これに加えて、彼または彼女は、オフィスのロジスティクスを監督し、重要なプロジェクトで監督者と協力し、秘書を監督することもあります。このポジションで働くために必要な正式な教育はほとんどありませんが、エグゼクティブアシスタントまたは専門分野で働く人々は追加のトレーニングが必要になる場合があります。

義務

管理アシスタントの義務は頻繁に秘書のタスクをはるかに超えており、供給の注文、ビジネスの内外に出入りする郵便物や書類の処理、人々のスケジュールの調整など、オフィスのロジスティックなものの処理を含めます。多くの場合、彼または彼女は一般の人々との情報源であり、そのため、会社の「顔」として行動することもあります。一部のシニアアシスタントもジュニアアシスタントまたは秘書を監督します。その場合、定期的なパフォーマを作成する必要がある場合がありますRMANCEレポートまたはプレゼンテーション。このポジションにいる多くの人々は、特に許容されるタスクを実行する場合、新しいスタッフのトレーニングを支援します。管理アシスタントには、さまざまなオフィス機器の操作方法などの実践的な知識も必要です。

スキルセット

このポジションで働く人々は、複数の人のスケジュールの責任者であることが多く、複数のプロジェクトの進捗を一度に監督する可能性があるため、詳細と同時に多くのタスクを処理できることを非常に優れている必要があります。仕事にはクライアントだけでなく、オフィスの人々との多くのやり取りが必要なため、彼らも人々と良いはずです。 管理アシスタントは、どのドキュメントが重要であり、どのドキュメントを破棄できるかを知っている可能性が高いため、判断の呼びかけや独立して働くことができることも仕事の重要な部分です。オフィスレベルで処理することができ、それらは上級管理職に転送する必要があります。これに加えて、管理アシスタントは、郵便に応答し、ドキュメントを校正し、データベースを使用する必要があるため、明確で、執筆に優れており、テクノロジーに適している必要があります。

専門

管理アシスタントは、大規模な組織ではより一般的ですが、人事やITなどの組織内の特定の部門に専門化することができます。エグゼクティブ管理アシスタントは、会社の上級管理職とのみ協力しています。彼らは人々のプールに対して責任があるかもしれませんし、それとのみ働くことができます。どちらの場合でも、アシスタントは、幹部へのアクセスを制御し、旅行と会議の取り決めを行い、通常の管理上の義務に加えて、ベンダー、他の企業、取締役会メンバーの幹部とのやり取りを担当します。一般的に言えば、EXが上昇しますecutive、アシスタントが必要とするスキルと経験が増えます。

さらに、管理アシスタントは、薬や法律などの特定の分野に特化できます。このポジションに関連する通常の義務に加えて、彼または彼女は、その分野に特に関連するタスクも実行します。たとえば、法律助手は法的先例を調査し、ブリーフィングの準備を支援する場合がありますが、医療助手は通常、保険の請求またはラボの手続きについて知る必要があります。一部の人々は、電話やインターネットで自宅からこの仕事をしています。その場合、彼らは仮想管理アシスタントと呼ばれています。

トレーニング

多くの場合、人は高校の学位とビジネスおよびコンピューターのスキルのトレーニングでこの仕事で働き始めることができます。医療や法律事務所などの専門的な役職の場合、彼女はその位置に固有の語彙を知っている必要があります。トレーニングプログラムからの証明書、準学士号、または認定オルガンによる認定izationは、雇われたり昇進したりすることになると、すべて役立ちます。