Qu'est-ce qu'un assistant administratif?
Un assistant administratif remplit à peu près les mêmes tâches qu’une secrétaire: dactylographier, classer, répondre au téléphone et prendre des notes lors de réunions. En outre, il peut également superviser la logistique d'un bureau, collaborer avec les superviseurs sur des projets importants et superviser les secrétaires. Bien que peu de formation officielle soit nécessaire pour occuper ce poste, les assistants de direction ou ceux qui travaillent dans des domaines spécialisés peuvent nécessiter une formation supplémentaire.
Fonctions
Les tâches d'un assistant administratif vont souvent bien au-delà des tâches de secrétariat et comprennent la gestion de tâches logistiques pour le bureau, telles que la commande de fournitures, la gestion du courrier et des documents entrants et sortants et la coordination des horaires des employés. Dans de nombreux cas, il ou elle est une source d’information auprès du public et, à ce titre, agit parfois comme le "visage" de la société. Certains assistants principaux supervisent également les assistants subalternes ou les secrétaires. Dans ce cas, ils peuvent être amenés à établir des rapports de performance ou des présentations périodiques. De nombreuses personnes occupant ce poste participent également à la formation du nouveau personnel, en particulier s’il s’acquitte de tâches administratives. Un assistant administratif a également besoin de connaissances pratiques, comme par exemple travailler avec divers équipements de bureau.
Ensemble de compétences
Les personnes qui occupent ce poste doivent être extrêmement douées en détails et capables de gérer plusieurs tâches simultanément, car elles sont souvent responsables de la planification des horaires de plusieurs personnes et peuvent superviser l'avancement de plusieurs projets à la fois. Ils devraient également être bons avec les gens, car le travail nécessite beaucoup d'interaction avec les gens dans le bureau ainsi que les clients. Etre capable de faire appel au jugement et de travailler de manière indépendante est également une partie importante du travail, car l’assistant administratif est la personne susceptible de savoir quels documents sont importants et lesquels peuvent être jetés, quels courriers électroniques peuvent être traités au bureau. niveau et qui doivent être transmis à la haute direction, et comment remonter la chaîne de commandement pour faire avancer les choses. En plus de tout cela, les assistants administratifs doivent bien s'exprimer, bien écrire et utiliser la technologie, car ils doivent souvent répondre aux courriers, relire des documents et utiliser des bases de données.
Spécialités
Les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans un département spécifique d'une organisation, comme les ressources humaines ou l'informatique, bien que cela soit plus courant dans les grandes organisations. Les assistants administratifs ne travaillent qu'avec les cadres supérieurs d'une entreprise. Ils peuvent être responsables d'un groupe de personnes ou ne travailler qu'avec un seul groupe. Dans les deux cas, l’assistant est responsable du contrôle de l’accès aux cadres, des arrangements de voyage et de conférence et des interactions avec les fournisseurs, les dirigeants d’autres sociétés et les membres du conseil d’administration, en plus des tâches administratives habituelles. En règle générale, plus le niveau de direction est élevé, plus les assistants ont besoin de compétences et d’expérience.
En outre, les assistants administratifs peuvent se spécialiser dans certains domaines, tels que la médecine ou le droit. En plus des tâches normales associées à ce poste, il s'acquitte également de tâches spécifiquement liées à ce domaine. Par exemple, un assistant juridique peut également rechercher des précédents juridiques et aider à préparer des briefings, tandis qu'un assistant médical doit généralement être informé de la facturation de l'assurance ou des procédures de laboratoire. Certaines personnes font également ce travail à domicile par téléphone et par Internet, auquel cas elles sont appelées assistantes administratives virtuelles.
Entraînement
Dans de nombreux cas, une personne peut commencer à occuper ce poste avec un diplôme d'études secondaires et une certaine formation en gestion des affaires et en informatique. Pour les postes spécialisés, tels que dans un cabinet médical ou juridique, elle doit connaître le vocabulaire spécifique à ce poste. Un certificat d'un programme de formation, un diplôme d'associé ou une certification par un organisme reconnu peut tous aider à embaucher ou à être promu.