Que fait un responsable administratif?
Un responsable administratif supervise les opérations de support d’une entreprise ou d’une organisation. Également appelé gestionnaire de bureau, il s'agit de la personne qui assure le bon fonctionnement d'un service ou d'une entreprise. Une personne occupant ce poste peut apporter un soutien en matière de gestion à une division ou à un département particulier, ou à une entreprise entière. Il ou elle peut également superviser d'autres employés de bureau dans un bureau. Les gestionnaires administratifs les plus compétents ont l’orientation détaillée de suivre toutes les activités quotidiennes d’une entreprise, ainsi que de solides compétences analytiques et une capacité à travailler avec différents types de personnes.
Ensemble de compétences
Une personne qui occupe ce poste doit être très minutieuse, ce qui se reflétera dans ses rapports aux superviseurs et dans la gestion simultanée de plusieurs horaires. Les personnes qui exercent des fonctions de supervision doivent être capables de diriger efficacement des équipes d’autres personnes et de faire preuve de discernement lorsqu’il s’agit de déterminer si une ligne de conduite est conforme à la politique de l’entreprise. De plus, quiconque occupe ce poste doit être bon avec les gens, car il ou elle aura probablement affaire à des employés débutants et à des clients. Il doit également être en mesure d'analyser les informations et de prendre des décisions en fonction de ses analyses, car les responsables administratifs doivent souvent aider à élaborer des budgets ou à rédiger des rapports sur les performances des employés.
Devoirs et responsabilités
Chaque jour, un responsable administratif couvrirait probablement les tâches générales de bureau, y compris la correspondance, le classement, la planification et la saisie de données, mais il contribuerait également à la maintenance des installations et à la couverture téléphonique, le cas échéant. Ses compétences analytiques et organisationnelles joueraient dans la mise en œuvre, la maintenance et la gestion des systèmes opérationnels de l'entreprise. Cela implique notamment de gérer le budget des fournitures de bureau, d'utiliser des systèmes de base de données et de s'assurer que le matériel de bureau en panne est réparé ou remplacé. Parfois, une personne occupant ce poste se concentre sur une autre personne de l'organisation: par exemple, elle peut gérer le calendrier et les courriels d'un responsable.
Rôle de supervision
Les directeurs administratifs travaillant dans de grandes entreprises peuvent superviser une équipe de commis. Dans ce cas, il établit des horaires pour le bureau, attribue des tâches à des personnes et veille à ce qu'elles soient effectuées correctement. Lorsque des projets spéciaux se présentent, le responsable administratif est celui qui les décompose en étapes et garde les personnes travaillant sur le projet sur la bonne voie. Il doit également effectuer des évaluations du personnel et dispenser une formation ou prendre des mesures disciplinaires à l'encontre des membres du personnel dont les performances ne sont pas satisfaisantes.
Ressources humaines et autres spécialités
Dans certaines entreprises, un responsable administratif peut également jouer le rôle de ressources humaines dans diverses tâches liées aux employés. Cela comprend la rédaction de contrats, le traitement de la paie, ainsi que le recrutement et la formation des employés. Dans les organisations comptant quelques directeurs administratifs, chacun est généralement responsable d'un domaine ou d'une spécialité en particulier. Par exemple, un bureau exécutif peut engager un responsable pour suivre tous les horaires de ses hauts responsables, un autre pour superviser la paie et un autre pour superviser le travail quotidien du service informatique.