Co robi kierownik administracyjny?
Kierownik administracyjny nadzoruje operacje wsparcia firmy lub organizacji. Jest to również osoba zarządzająca biurem, która zapewnia sprawne funkcjonowanie działu lub firmy. Ktoś na tym stanowisku może udzielać wsparcia kierowniczego konkretnemu oddziałowi lub działowi lub całej firmie. Może on również nadzorować inny personel biurowy w biurze. Najsilniejsi menedżerowie administracyjni są zorientowani na szczegóły, aby śledzić wszystkie codzienne operacje firmy wraz z silnymi umiejętnościami analitycznymi i umiejętnością pracy z wieloma różnymi typami ludzi.
Zestaw umiejętności
Osoba pracująca na tym stanowisku musi być bardzo zorientowana na szczegóły, co znajdzie odzwierciedlenie w jej raportach dla przełożonych i jednoczesnym zarządzaniu wieloma harmonogramami. Osoby pełniące funkcję nadzorczą muszą być w stanie skutecznie kierować zespołami innych osób i odpowiednio uzasadniać swoją opinię, jeśli chodzi o ustalenie, czy działania są zgodne z polityką firmy. Dodatkowo, każdy pracujący na tym stanowisku musi być dobry w kontaktach z ludźmi, ponieważ prawdopodobnie będzie on miał do czynienia zarówno z młodszymi pracownikami, jak i klientami. Musi także być w stanie analizować informacje i podejmować decyzje na podstawie swoich analiz, ponieważ kierownicy administracyjni często muszą pomagać w opracowywaniu budżetów lub pisaniu raportów dotyczących wydajności pracowników.
Zadania i obowiązki
Każdego dnia dyrektor administracyjny prawdopodobnie zajmowałby się ogólnymi zadaniami biurowymi, w tym korespondencją, archiwizowaniem, planowaniem i wprowadzaniem danych, ale w razie potrzeby pomagałby także w utrzymaniu infrastruktury i zasięgu telefonicznym. Jego umiejętności analityczne i organizacyjne miałyby zastosowanie przy wdrażaniu, utrzymywaniu i zarządzaniu systemami operacyjnymi firmy. Obejmuje to między innymi zarządzanie budżetem na materiały biurowe, korzystanie z systemów baz danych oraz upewnianie się, że uszkodzony sprzęt biurowy zostanie naprawiony lub wymieniony. Czasami osoba na tym stanowisku koncentruje się na jednej innej osobie w organizacji: na przykład może zarządzać harmonogramem i e-mailem dyrektora.
Rola nadzorcza
Kierownicy administracyjni pracujący w większych firmach mogą nadzorować zespół pracowników biurowych. W takim przypadku on lub ona tworzy harmonogramy dla biura, przypisuje zadania do ludzi i upewnia się, że są one wykonane poprawnie. Kiedy pojawiają się specjalne projekty, kierownik administracyjny jest tym, który dzieli je na etapy i utrzymuje ludzi pracujących nad projektem na bieżąco. Musi także przeprowadzać oceny personelu i zapewniać szkolenia lub podejmować działania dyscyplinarne wobec członków personelu, którzy nie wykonują odpowiednio zadań.
Zasoby ludzkie i inne specjalizacje
W niektórych firmach kierownik administracyjny może również pełnić rolę zasobów ludzkich w różnych zadaniach związanych z pracownikami. Obejmuje to pisanie umów, przetwarzanie listy płac oraz rekrutację i szkolenie pracowników. W organizacjach z kilkoma menedżerami administracyjnymi, każdy z nich jest generalnie odpowiedzialny za konkretny obszar lub specjalizację. Na przykład biuro wykonawcze może zatrudnić jednego kierownika do śledzenia wszystkich harmonogramów jego wyższych, innego do nadzorowania listy płac, a drugiego do nadzorowania codziennej pracy w dziale IT.