Co je administrativní asistent?
Administrativní asistent má mnoho stejných povinností jako sekretářka, včetně psaní, psaní, odpovídání na telefony a psaní poznámek na schůzích. Kromě toho může také dohlížet na logistiku kanceláře, spolupracovat s orgány dohledu na důležitých projektech a dohlížet na sekretáře. Ačkoli pro tuto funkci je vyžadováno jen malé formální vzdělání, mohou pomocní asistenti nebo ti, kteří pracují ve specializovaných oborech, potřebovat další školení.
Povinnosti
Povinnosti administrativního asistenta často přesahují rámec sekretářských úkolů a zahrnují zpracování logistických věcí pro kancelář, jako je objednávání zásob, manipulace s poštou a papírováním, které přicházejí a odcházejí z podnikání, a koordinace harmonogramů lidí. V mnoha případech je zdrojem informací u veřejnosti a jako takový někdy působí jako „tvář společnosti“. Někteří vyšší asistenti také dohlížejí na pomocné asistentky nebo sekretáře, v takovém případě bude možná nutné vypracovat pravidelné zprávy o výkonu nebo prezentace. Mnoho lidí v této pozici také pomáhá s přípravou nových zaměstnanců, zejména pokud budou vykonávat administrativní úkoly. Administrativní asistent potřebuje také některé praktické znalosti, například jak pracovat s různými kancelářskými potřebami.
Sada dovedností
Lidé pracující v této pozici musí být velmi dobří s podrobnostmi a schopni zvládnout mnoho úkolů současně, protože jsou často zodpovědní za rozvrhy více lidí a mohou dohlížet na postup několika projektů najednou. Měli by být také dobří s lidmi, protože práce vyžaduje hodně interakce s lidmi v kanceláři i s klienty. Důležitou součástí práce je také schopnost samostatně rozhodovat a pracovat samostatně, protože administrativní asistent je osoba, která pravděpodobně ví, které dokumenty jsou důležité a které lze vyřadit, které e-maily lze v kanceláři zpracovat. úroveň a které je třeba předat vyššímu vedení a jak zpracovat řetězec příkazů, aby se věci staly hotovými. Kromě toho musí být administrativní asistenti artikulovat, dobře psát a dobře ovládat technologii, protože jsou často povinni odpovídat na poštu, kontrolovat dokumenty a pracovat s databázemi.
Speciality
Administrativní pomocníci se mohou specializovat na konkrétní oddělení v organizaci, jako jsou lidské zdroje nebo IT, ačkoli to je běžnější u větších organizací. Výkonní administrativní asistenti pracují pouze s vedením společnosti. Mohou být zodpovědní za skupinu lidí nebo mohou pracovat pouze s jedním. V obou případech je asistent kromě pravidelných správních povinností zodpovědný za kontrolu přístupu k vedoucím pracovníkům, za zajištění cestovních a konferenčních dohod a za interakci s prodejci, vedoucími pracovníky jiných společností a členy představenstva. Obecně řečeno, čím vyšší výkonný pracovník, tím více dovedností a zkušeností asistent potřebuje.
Administrativní asistenti se navíc mohou specializovat na určité oblasti, jako je lékařství nebo právo. Kromě běžných povinností spojených s touto funkcí vykonává také úkoly specificky související s touto oblastí. Například právní asistent může také zkoumat právní precedenty a pomáhat připravovat briefingy, zatímco zdravotní asistent obvykle potřebuje vědět o fakturaci pojištění nebo laboratorních postupech. Někteří lidé také vykonávají tuto práci z domova přes telefon a internet, v takovém případě se nazývají virtuální administrativní asistenti.
Výcvik
V mnoha případech může člověk začít pracovat v tomto zaměstnání s vysokoškolským vzděláním a nějakým školením v obchodních a počítačových dovednostech. U specializovaných pozic, například v lékařské nebo právní kanceláři, musí znát slovní zásobu specifickou pro tuto pozici. Pokud jde o najímání nebo povýšení, může vám pomoci osvědčení od vzdělávacího programu, přidruženého titulu nebo certifikace prostřednictvím uznané organizace.