Co je administrativní asistent?
Administrativní asistent má mnoho stejných povinností jako tajemník, včetně psaní, podání, odpovídání na telefony a psaní poznámek na schůzkách. Kromě toho může také dohlížet na logistiku úřadu, spolupracovat s supervizory na důležitých projektech a dohlížet na tajemníky. Přestože v této pozici je zapotřebí jen malé formální vzdělání, výkonní asistenti nebo ti, kteří pracují ve specializovaných oborech, mohou potřebovat další školení.
povinnosti
Povinnosti administrativního asistenta často jdou daleko za hranice sekretářských úkolů a zahrnují zacházení s logistickými věcmi pro kancelář, jako je objednávání dodávek, manipulace s poštou a papírováním, které jde dovnitř a ven z podnikání, a koordinace harmonogramů lidí. V mnoha případech je zdrojem informací s veřejností a jako takový někdy působí jako „tvář“ společnosti. Někteří starší asistenti také dohlížejí na juniorské asistenty nebo sekretáře, v takovém případě možná budou potřebovat periodické perfoZprávy nebo prezentace rmance. Mnoho lidí v této pozici také pomáhá s výcvikem nových zaměstnanců, zejména pokud budou dělat administrativní úkoly. Administrativní asistent také potřebuje určité praktické znalosti, například jak pracovat s různými kancelářskými zařízeními.
sada dovedností
Lidé pracující v této pozici musí být velmi dobří s detaily a schopni zvládnout mnoho úkolů současně, protože jsou často zodpovědní za plány více lidí a mohou dohlížet na pokrok několika projektů najednou. Měli by být také dobří s lidmi, protože práce vyžaduje hodně interakce s lidmi v kanceláři i klienty. Důležitou součástí práce je také schopnost volat a pracovat samostatně, protože administrativní asistent je osoba, která bude pravděpodobně vědět, které dokumenty jsou důležité a které lze vyřadit, které e-mailyLze se zabývat na úrovni kanceláře a které je třeba předat hornímu managementu a jak zpracovat řetěz velení, aby se věci provedly. Kromě toho musí být administrativní asistenti artikulovat, dobře při psaní a dobré s technologií, protože jsou často povinni odpovídat na poštu, korektury dokumentů a pracovat s databázemi.
Specialties
Administrativní asistenti se mohou specializovat na konkrétní oddělení v organizaci, jako jsou lidské zdroje nebo IT, i když je to ve větších organizacích běžnější. Výkonní administrativní asistenti pracují pouze s vyšší managementem ve společnosti. Mohou být zodpovědní za skupinu lidí nebo mohou pracovat pouze s jedním. V obou případech je asistent zodpovědný za kontrolu přístupu k vedení, provádění ujednání o cestování a konference a interakci s prodejci, vedoucími pracovníky od jiných společností a členy správní rady, kromě pravidelných administrativních povinností. Obecně řečeno, čím vyšší je exECOINT, čím více dovedností a zkušeností potřebuje asistent.
Kromě toho se administrativní asistenti mohou specializovat na určitá oblast, jako je medicína nebo právo. Kromě normálních povinností spojených s touto pozicí provádí také úkoly konkrétně související s tímto oborem. Například právní asistent může také prozkoumat právní precedenty a pomoci připravit briefingy, zatímco lékařský asistent obvykle musí vědět o fakturaci pojištění nebo laboratorních postupech. Někteří lidé také dělají tuto práci z domova po telefonu a internetu, v takovém případě se nazývají virtuální administrativní asistenti.
školení
V mnoha případech může osoba začít pracovat v této práci se střední školou a nějakým školením v oblasti obchodních a počítačových dovedností. Pro specializované pozice, například v lékařské nebo právní kanceláři, musí znát slovní zásobu specifickou pro tuto pozici. Certifikát z vzdělávacího programu, titul spolupracovníka nebo certifikace prostřednictvím uznávaného orgánuization může pomoci, pokud jde o najmutí nebo povýšení.