Hva er en administrativ assistent?

En administrativ assistent har mange av de samme oppgavene som en sekretær, inkludert å skrive, arkivere, svare på telefoner og notater på møter. I tillegg til dette kan han eller hun også føre tilsyn med logistikken til et kontor, samarbeide med veiledere om viktige prosjekter og føre tilsyn med sekretærer. Selv om det er lite formell utdanning som kreves for å jobbe i denne stillingen, kan utøvende assistenter eller de som jobber i spesialiserte felt trenge ytterligere opplæring.

plikter

En administrativ assistents plikter går ofte langt utover sekretæroppgaver, og inkluderer å håndtere logistiske ting for kontoret, som å bestille rekvisita, håndtere post og papirarbeid som går inn og ut av virksomheten, og koordinere folks tidsplaner. I mange tilfeller er han eller hun en kilde til informasjon hos publikum, og fungerer som noen ganger som selskapets "ansikt." Noen seniorassistenter har også tilsyn med juniorassistenter eller sekretærer, i hvilket tilfelle de kan trenge å lage periodiske resultatrapporter eller presentasjoner. Mange i denne stillingen hjelper også til med å trene nytt personell, spesielt hvis de vil utføre administrative oppgaver. En administrativ assistent trenger også litt praktisk kunnskap, for eksempel hvordan man jobber med en rekke kontorutstyr.

Ferdighetssett

Personer som jobber i denne stillingen, må være ekstremt flinke med detaljer og være i stand til å håndtere mange oppgaver samtidig, siden de ofte er ansvarlige for flere menneskers tidsplaner, og kan føre tilsyn med fremdriften for flere prosjekter samtidig. De skal også være gode med mennesker, siden jobben krever mye samhandling med folk på kontoret så vel som klienter. Å kunne ringe dommer og jobbe selvstendig er også en viktig del av jobben, siden den administrative assistenten er personen som sannsynligvis vil vite hvilke dokumenter som er viktige og hvilke som kan kastes, hvilke e-postmeldinger som kan håndteres på kontoret nivå og som må videresendes til øverste ledelse, og hvordan man jobber opp kommandokjeden for å få ting gjort. På toppen av alt dette må administrative assistenter være artikulerte, flinke til å skrive og være flinke med teknologi, ettersom de ofte er pålagt å svare på post, korrekturleste dokumenter og jobbe med databaser.

spesialiteter

Administrative assistenter kan spesialisere seg på en spesifikk avdeling i en organisasjon, som menneskelige ressurser eller IT, selv om dette er mer vanlig i større organisasjoner. Utøvende administrative assistenter jobber bare med øverste ledelse i et selskap. De kan være ansvarlige for en gruppe mennesker, eller jobber kanskje bare med en. I begge tilfeller er assistenten ansvarlig for å kontrollere tilgangen til lederne, lage reise- og konferansearrangementer, og samhandle med leverandører, ledere fra andre selskaper og styremedlemmer, i tillegg til de vanlige administrative pliktene. Generelt sett, jo høyere opp i ledelsen, jo mer ferdigheter og erfaring trenger assistenten.

I tillegg kan administrative assistenter spesialisere seg på visse felt, som medisin eller jus. I tillegg til de normale oppgavene som er knyttet til denne stillingen, utfører vedkommende også oppgaver som er spesielt relatert til det feltet. En juridisk assistent kan for eksempel også undersøke juridiske presedenser og hjelpe til med å forberede orienteringer, mens en medisinsk assistent vanligvis trenger å vite om fakturering eller laboratorieprosedyrer. Noen mennesker gjør også denne jobben hjemmefra via telefon og Internett, i så fall kalles de virtuelle administrative assistenter.

Trening

I mange tilfeller kan en person begynne å jobbe i denne jobben med en videregående skole og litt opplæring i forretnings- og dataferdigheter. For spesialiserte stillinger, for eksempel på et medisinsk eller juridisk kontor, må hun kjenne til ordforrådet som er spesifikt for den stillingen. Et sertifikat fra et treningsprogram, en tilknyttet grad eller sertifisering gjennom en anerkjent organisasjon kan alle hjelpe når det kommer til å bli ansatt eller promotert.