Co to jest asystent administracyjny?
Asystent administracyjny ma wiele takich samych obowiązków jak sekretarz, w tym pisanie, zgłoszenie, odpowiadanie na telefony i robienie notatek na spotkaniach. Oprócz tego może on również nadzorować logistykę biura, współpracować z przełożonymi przy ważnych projektach i nadzorować sekretarzy. Chociaż na tym stanowisku wymagana jest niewielka formalna edukacja, asystenci wykonawcze lub osoby pracujące w polach specjalistycznych mogą wymagać dodatkowego szkolenia.
obowiązki
Obowiązki asystenta administracyjnego często wykraczają daleko poza zadania sekretarskie i obejmują obsługę rzeczy logistycznych dla biura, takie jak zamawianie dostaw, obsługa poczty i dokumentów, które przechodzą i wychodzą z działalności oraz koordynowanie harmonogramów ludzi. W wielu przypadkach jest on źródłem informacji z społeczeństwem i jako taki czasami działa jak „twarz” firmy. Niektórzy starsi asystenci nadzorują również młodszych asystentów lub sekretarzy, w którym to przypadku mogą wymagać okresowych perfoRaporty lub prezentacje RMANCE. Wiele osób na tym stanowisku pomaga również w szkoleniu nowych pracowników, szczególnie jeśli będą wykonywać zadania administracyjne. Asystent administracyjny potrzebuje również praktycznej wiedzy, na przykład sposobu pracy z różnorodnym sprzętem biurowym.
Zestaw umiejętności
Osoby pracujące na tym stanowisku muszą być wyjątkowo dobre ze szczegółami i są w stanie obsługiwać wiele zadań jednocześnie, ponieważ często są odpowiedzialne za harmonogramy wielu ludzi i mogą nadzorować postęp kilku projektów jednocześnie. Powinny być również dobre z ludźmi, ponieważ praca wymaga dużo interakcji z ludźmi w biurze, a także klientom. Możliwość samodzielnego wydawania połączeń i pracy jest również ważna część pracy, ponieważ asystent administracyjny jest osobą, która może wiedzieć, które dokumenty są ważne, a które można odrzucić, które e-maileMożna obsługiwać na poziomie biurowym i które należy przekazać do wyższego kierownictwa i jak zrobić łańcuch dowodzenia, aby załatwić sprawę. Ponadto asystenci administracyjni muszą być wyartykułowani, dobre w pisaniu i dobrze z technologią, ponieważ często są zobowiązani do odpowiedzi, korekty dokumentów i pracy z bazami danych.
Specialties
Asystenci administracyjni mogą specjalizować się w określonym dziale w organizacji, takiej jak zasoby ludzkie lub IT, choć występuje bardziej w większych organizacjach. Asystenci administracyjni pracują tylko z wyższym kierownictwem w firmie. Mogą być odpowiedzialni za pulę ludzi lub mogą tylko z nią pracować. W obu przypadkach asystent jest odpowiedzialny za kontrolowanie dostępu do kadry kierowniczej, dokonywanie ustaleń dotyczących podróży i konferencji oraz interakcję z dostawcami, kierownictwem innych firm i członków zarządu, oprócz regularnych obowiązków administracyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, im wyżej exeCive, im więcej umiejętności i doświadczenia asystenta.
Dodatkowo asystenci administracyjni mogą specjalizować się w niektórych dziedzinach, takich jak medycyna lub prawo. Oprócz normalnych obowiązków związanych z tą pozycją, wykonuje on również zadania związane z tym polem. Na przykład asystent prawny może również badać precedensy prawne i pomóc przygotować odprawy, podczas gdy asystent medyczny zwykle musi wiedzieć o rozliczeniu ubezpieczeń lub procedurach laboratoryjnych. Niektóre osoby wykonują również tę pracę w domu przez telefon i Internet, w którym to przypadku nazywane są wirtualnymi asystentami administracyjnymi.
Trening
W wielu przypadkach osoba może rozpocząć pracę w tej pracy z dyplomem w szkole średniej i szkolenia w zakresie umiejętności biznesowych i komputerowych. W przypadku specjalistycznych stanowisk, takich jak w biurze medycznym lub prawnym, musi znać słownictwo specyficzne dla tego stanowiska. Certyfikat z programu szkoleniowego, stopnia współpracownika lub certyfikatu za pośrednictwem uznanego organuIzation może pomóc, jeśli chodzi o zatrudnienie lub awans.