Co to jest asystent administracyjny?
Asystent administracyjny ma wiele takich samych obowiązków jak sekretarka, w tym pisanie na maszynie, archiwizowanie, odbieranie telefonów i robienie notatek na spotkaniach. Oprócz tego może on również nadzorować logistykę biura, współpracować z przełożonymi w ważnych projektach i nadzorować sekretarki. Chociaż do pracy na tym stanowisku nie jest wymagane formalne wykształcenie, asystenci wykonawczy lub osoby pracujące w specjalistycznych dziedzinach mogą wymagać dodatkowego szkolenia.
Obowiązki
Obowiązki asystenta administracyjnego często wykraczają daleko poza zadania sekretarskie i obejmują obsługę rzeczy logistycznych w biurze, takich jak zamawianie materiałów eksploatacyjnych, obsługa poczty i dokumentów, które przychodzą i wychodzą z firmy, oraz koordynowanie harmonogramów ludzi. W wielu przypadkach jest on źródłem informacji dla opinii publicznej i jako taki czasami działa jako „twarz” firmy. Niektórzy starsi asystenci nadzorują również młodszych asystentów lub sekretarek, w takim przypadku może być konieczne okresowe raportowanie wyników lub prezentacji. Wiele osób na tym stanowisku pomaga również w szkoleniu nowych pracowników, szczególnie jeśli będą oni wykonywać zadania administracyjne. Asystent administracyjny potrzebuje również pewnej praktycznej wiedzy, takiej jak praca z różnorodnym sprzętem biurowym.
Zestaw umiejętności
Ludzie pracujący na tym stanowisku muszą być bardzo dobrzy w szczegółach i umieć wykonywać wiele zadań jednocześnie, ponieważ często są odpowiedzialni za harmonogramy wielu osób i mogą nadzorować postęp kilku projektów jednocześnie. Powinny być również dobre dla ludzi, ponieważ praca wymaga dużej interakcji z ludźmi w biurze, a także z klientami. Ważną częścią pracy jest także możliwość samodzielnego wykonywania osądów i pracy, ponieważ asystent administracyjny to osoba, która może wiedzieć, które dokumenty są ważne, a które można odrzucić, które e-maile można obsługiwać w biurze poziom i które należy przekazać do kierownictwa wyższego szczebla, a także jak rozwinąć łańcuch dowodzenia, aby załatwić sprawę. Co więcej, asystenci administracyjni muszą być wyartykułowani, umieć pisać i dobrze posługiwać się technologią, ponieważ często są zobowiązani do odpowiadania na pocztę, sprawdzania dokumentów i pracy z bazami danych.
Specjalności
Asystenci administracyjni mogą specjalizować się w określonym dziale w organizacji, takim jak zasoby ludzkie lub informatyka, chociaż jest to częstsze w większych organizacjach. Asystenci administracyjni wykonawczy pracują tylko z wyższym kierownictwem w firmie. Mogą być odpowiedzialni za grupę osób lub mogą współpracować tylko z jedną z nich. W obu przypadkach asystent jest odpowiedzialny za kontrolowanie dostępu do kadry kierowniczej, organizowanie podróży i konferencji oraz interakcje z dostawcami, kadrą kierowniczą z innych firm i członkami zarządu, oprócz regularnych obowiązków administracyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, im wyższy poziom kierownictwa, tym więcej umiejętności i doświadczenia asystent potrzebuje.
Ponadto asystenci administracyjni mogą specjalizować się w niektórych dziedzinach, takich jak medycyna lub prawo. Oprócz normalnych obowiązków związanych z tym stanowiskiem wykonuje on również zadania związane konkretnie z tą dziedziną. Na przykład asystent prawny może również badać precedensy prawne i pomagać w przygotowaniu odpraw, podczas gdy asystent medyczny zwykle musi wiedzieć o rachunkach ubezpieczeniowych lub procedurach laboratoryjnych. Niektóre osoby wykonują tę pracę również z domu przez telefon i Internet, w którym to przypadku nazywane są wirtualnymi asystentami administracyjnymi.
Trening
W wielu przypadkach dana osoba może rozpocząć pracę w tym zawodzie z wykształceniem średnim i przeszkoleniem w zakresie biznesu i umiejętności obsługi komputera. W przypadku stanowisk specjalistycznych, takich jak w biurze medycznym lub prawnym, musi znać słownictwo właściwe dla tego stanowiska. Certyfikat z programu szkoleniowego, stopień naukowy lub certyfikacja przez uznaną organizację może pomóc, jeśli chodzi o zatrudnienie lub awans.