Wat is een administratieve assistent?

Een administratieve assistent heeft veel van dezelfde taken als een secretaris, waaronder typen, indiening, het beantwoorden van telefoons en het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen. Daarnaast kan hij of zij ook toezicht houden op de logistiek van een kantoor, samenwerken met supervisors aan belangrijke projecten en toezicht houden op secretaresses. Hoewel er weinig formeel onderwijs is nodig om in deze functie te werken, hebben uitvoerende assistenten of mensen die op gespecialiseerde gebieden werken mogelijk extra training nodig.

taken

De taken van een administratief assistent gaan vaak veel verder dan secretariële taken, en omvatten het omgaan met logistieke dingen voor het kantoor, zoals het bestellen van benodigdheden, het afhandelen van post en papierwerk dat in en uit het bedrijf gaat en de schema's van mensen coördineren. In veel gevallen is hij of zij een bron van informatie met het publiek en fungeert hij als zodanig soms als 'gezicht' van het bedrijf. Sommige senior assistenten houden ook toezicht op junior assistenten of secretaresses, in welk geval ze mogelijk periodieke perfo moeten makenRMance -rapporten of presentaties. Veel mensen in deze functie helpen ook bij het trainen van nieuw personeel, vooral als ze administratieve taken zullen uitvoeren. Een administratieve assistent heeft ook enige praktische kennis nodig, zoals hoe te werken met een verscheidenheid aan kantoorapparatuur.

vaardighedenset

Mensen die in deze positie werken, moeten extreem goed zijn met details en in staat zijn om veel taken tegelijkertijd aan te kunnen, omdat ze vaak verantwoordelijk zijn voor de schema's van meerdere mensen, en kunnen toezicht houden op de voortgang van verschillende projecten tegelijk. Ze moeten ook goed zijn met mensen, omdat de baan veel interactie vereist met mensen op kantoor en klanten. In staat zijn om oordelende oproepen te voeren en onafhankelijk te werken, is ook een belangrijk onderdeel van het werk, omdat de administratieve assistent de persoon is die waarschijnlijk weet welke documenten belangrijk zijn en welke kunnen worden weggegooid, welke e-mailsKan op kantoorniveau worden behandeld en die moeten worden doorgestuurd naar hoger management en hoe u de commandostructuur kunt opwerken om dingen voor elkaar te krijgen. Bovendien moeten administratieve assistenten gearticuleerd zijn, goed in schrijven en goed zijn met technologie, omdat ze vaak verplicht zijn om e -mail te beantwoorden, documenten te proeflezen en met databases te werken.

specialiteiten

Administratieve assistenten kunnen zich specialiseren op een specifieke afdeling in een organisatie, zoals Human Resources of IT, hoewel dit vaker voorkomt in grotere organisaties. Executive administratieve assistenten werken alleen met het hogere management in een bedrijf. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor een pool van mensen, of kunnen er maar met één werken. In beide gevallen is de assistent verantwoordelijk voor het beheersen van de toegang tot de leidinggevenden, het maken van reis- en conferentieregelingen en interactie met leveranciers, leidinggevenden van andere bedrijven en bestuursleden, naast de reguliere administratieve taken. Over het algemeen, hoe hoger de exEcive, hoe meer vaardigheden en ervaren de assistentbehoeften.

Bovendien kunnen administratieve assistenten zich op bepaalde gebieden specialiseren, zoals geneeskunde of rechten. Naast de normale taken die bij deze positie zijn gekoppeld, voert hij of zij ook taken uit die specifiek verband houden met dat veld. Een juridische assistent kan bijvoorbeeld ook onderzoek naar juridische precedenten en helpen bij het opstellen van briefings, terwijl een medisch assistent meestal moet weten over verzekeringsfacturering of laboratoriumprocedures. Sommige mensen doen dit ook vanuit huis en internet, in welk geval ze virtuele administratieve assistenten worden genoemd.

training

In veel gevallen kan een persoon in deze baan gaan werken met een middelbare schooldiploma en wat training in zakelijke en computervaardigheden. Voor gespecialiseerde functies, zoals in een medisch of juridisch kantoor, moet ze de vocabulaire kennen die specifiek is voor die positie. Een certificaat van een trainingsprogramma, een Associate's Degree of Certification via een erkend orgelIzation kan allemaal helpen als het gaat om aangenomen of gepromoot.