Wat is een administratief medewerker?
Een administratief medewerker heeft veel van dezelfde taken als een secretaresse, waaronder typen, archiveren, telefoons beantwoorden en notities maken tijdens vergaderingen. Daarnaast kan hij of zij ook toezicht houden op de logistiek van een kantoor, samenwerken met supervisors bij belangrijke projecten en toezicht houden op secretaresses. Hoewel er weinig formeel onderwijs nodig is om in deze functie te werken, hebben uitvoerende assistenten of mensen die op specialistische gebieden werken wellicht extra training nodig.
taken
De taken van een administratief medewerker gaan vaak veel verder dan secretariële taken en omvatten het afhandelen van logistieke zaken voor het kantoor, zoals het bestellen van benodigdheden, het verwerken van post en papierwerk dat in en uit het bedrijf gaat, en het coördineren van de schema's van mensen. In veel gevallen is hij of zij een bron van informatie voor het publiek en fungeert hij soms als 'gezicht' van het bedrijf. Sommige senior assistenten houden ook toezicht op junior assistenten of secretaresses, in welk geval ze mogelijk periodieke prestatierapporten of presentaties moeten maken. Veel mensen in deze functie helpen ook bij het opleiden van nieuw personeel, vooral als ze administratieve taken gaan uitvoeren. Een administratief medewerker heeft ook wat praktische kennis nodig, zoals hoe te werken met verschillende kantoorapparatuur.
Vaardigheden
Mensen die in deze functie werken, moeten extreem goed zijn met details en in staat zijn om veel taken tegelijkertijd uit te voeren, omdat ze vaak verantwoordelijk zijn voor de schema's van meerdere mensen en de voortgang van meerdere projecten tegelijk kunnen overzien. Ze moeten ook goed zijn met mensen, omdat het werk veel interactie vereist met zowel mensen op kantoor als met klanten. Het kunnen beoordelen en zelfstandig werken is ook een belangrijk onderdeel van het werk, omdat de administratief medewerker de persoon is die waarschijnlijk weet welke documenten belangrijk zijn en welke kunnen worden weggegooid, welke e-mails op kantoor kunnen worden afgehandeld niveau en die moeten worden doorgestuurd naar het hogere management en hoe de commandostructuur kan worden opgewerkt om dingen voor elkaar te krijgen. Bovendien moeten administratieve assistenten duidelijk zijn, goed kunnen schrijven en goed zijn in technologie, omdat ze vaak e-mail moeten beantwoorden, documenten moeten proeflezen en met databases moeten werken.
specialiteiten
Administratieve assistenten kunnen zich specialiseren in een specifieke afdeling in een organisatie, zoals human resources of IT, hoewel dit vaker voorkomt in grotere organisaties. Executive administratieve medewerkers werken alleen met het hoger management in een bedrijf. Ze zijn mogelijk verantwoordelijk voor een groep mensen, of werken er maar met één. In beide gevallen is de assistent verantwoordelijk voor het controleren van de toegang tot de leidinggevenden, het maken van reis- en vergaderarrangementen en de interactie met leveranciers, leidinggevenden van andere bedrijven en bestuursleden, naast de reguliere administratieve taken. Over het algemeen geldt dat hoe hoger de leidinggevende, hoe meer vaardigheden en ervaring de assistent nodig heeft.
Bovendien kunnen administratieve assistenten zich specialiseren op bepaalde gebieden, zoals medicijnen of rechten. Naast de normale taken in verband met deze functie, voert hij of zij ook taken uit die specifiek verband houden met dat veld. Een juridisch medewerker kan bijvoorbeeld ook juridische precedenten onderzoeken en briefings helpen voorbereiden, terwijl een medisch assistent meestal op de hoogte moet zijn van verzekeringsfacturen of laboratoriumprocedures. Sommige mensen doen dit werk ook thuis via de telefoon en internet, in welk geval ze virtuele administratieve assistenten worden genoemd.
Opleiding
In veel gevallen kan een persoon aan deze baan beginnen met een middelbare schooldiploma en enige training in zakelijke en computervaardigheden. Voor gespecialiseerde functies, zoals in een medisch of juridisch kantoor, moet ze de woordenschat kennen die specifiek is voor die functie. Een certificaat van een trainingsprogramma, een associate's degree of certificering via een erkende organisatie kan allemaal helpen als het gaat om aangenomen of gepromoveerd te worden.