Vad är en administrativ assistent?
En administrativ assistent har många av samma uppgifter som en sekreterare, inklusive att skriva, arkivera, svara på telefoner och notera vid möten. Utöver detta kan han eller hon också övervaka logistiken på ett kontor, samarbeta med handledare om viktiga projekt och övervaka sekreterare. Även om det krävs liten formell utbildning för att arbeta i denna position, kan verkställande assistenter eller de som arbetar inom specialområden behöva ytterligare utbildning.
plikter
En administrativassistents uppgifter går ofta långt utöver sekretariatsuppgifter och inkluderar hantering av logistiska saker för kontoret, som beställning av leveranser, hantering av post och pappersarbete som går in och ut ur verksamheten och samordning av människors scheman. I många fall är han eller hon en källa till information hos allmänheten och fungerar ibland som företagets "ansikte." Vissa äldre assistenter övervakar också juniorassistenter eller sekreterare, i vilket fall de kan behöva göra periodiska resultatrapporter eller presentationer. Många i denna position hjälper också till med utbildning av ny personal, särskilt om de kommer att utföra administrativa uppgifter. En administrativ assistent behöver också lite praktisk kunskap, till exempel hur man arbetar med olika kontorsutrustningar.
Kompetens
Människor som arbetar i denna position måste vara extremt bra med detaljer och kunna hantera många uppgifter samtidigt, eftersom de ofta är ansvariga för flera människors scheman, och kan övervaka framstegen i flera projekt på en gång. De borde också vara bra med människor, eftersom jobbet kräver mycket interaktion med människor på kontoret och klienter. Att kunna ringa bedömningssamtal och arbeta självständigt är också en viktig del av jobbet, eftersom den administrativa assistenten är personen som troligtvis vet vilka dokument som är viktiga och vilka som kan kasseras, vilka e-postmeddelanden som kan hanteras på kontoret nivå och som måste vidarebefordras till övre ledning, och hur man arbetar upp kommandokedjan för att få saker gjorda. Utöver allt detta måste administrativa assistenter vara välartade, bra på att skriva och vara bra med teknik, eftersom de ofta måste svara på e-post, korrekturlästa dokument och arbeta med databaser.
Specialiteter
Administrativa assistenter kan specialisera sig på en specifik avdelning i en organisation, som mänskliga resurser eller IT, men detta är vanligare i större organisationer. Exekutiva administrativa assistenter arbetar endast med övre ledning i ett företag. De kan vara ansvariga för en pool av människor eller kanske bara arbeta med en. I båda fallen är assistenten ansvarig för att kontrollera tillgången till cheferna, göra resor och konferensarrangemang och interagera med leverantörer, chefer från andra företag och styrelseledamöter, utöver de vanliga administrativa uppgifterna. Generellt sett, desto högre upp i verkstolen, desto mer färdigheter och erfarenhet behöver assistenten.
Dessutom kan administrativa assistenter specialisera sig inom vissa områden, som medicin eller lag. Förutom de normala uppgifterna i samband med denna position utför han eller hon också uppgifter som är specifikt relaterade till det området. Till exempel kan en juridisk assistent också undersöka rättsliga prejudikat och hjälpa till att förbereda informationsmöten, medan en medicinsk assistent vanligtvis behöver veta om försäkringsfakturering eller laborationer. En del människor gör också detta jobb hemifrån via telefon och internet, i vilket fall kallas de virtuella administrativa assistenter.
Träning
I många fall kan en person börja arbeta i det här jobbet med gymnasiet och viss utbildning i affärs- och datorkunskaper. För specialiserade befattningar, till exempel på ett medicinskt eller juridiskt kontor, måste hon känna till det ordförråd som är specifikt för den positionen. Ett certifikat från ett utbildningsprogram, en associerad examen eller certifiering genom en erkänd organisation kan alla hjälpa när det gäller att få anställda eller befordras.