¿Cómo escribo una política de reembolso de gastos?
Una política de reembolso de gastos puede ser un documento importante y, por lo tanto, requiere planificación y claridad. Debe incluir los tipos de gastos que se reembolsarán y los que no lo harán. Debe especificar a quién pertenece la política y cualquier individuo cuyos gastos están excluidos. Se deben describir los reembolsos máximos, y se debe dejar en claro qué documentación se necesita para el reembolso. El marco de tiempo para enviar documentación debe incluirse junto con el marco de tiempo y la forma en que se realizarán reembolsos.
Si tiene la responsabilidad de escribir una política de reembolso de gastos, hágalo con mucho cuidado. Los errores descuidados podrían ser costosos para su empresa o para las personas que han hecho gastos con la expectativa de ser pagados. Es por eso que es de suma importancia que los términos sean claros para todos, incluidos usted.
Para empezar, debe producir una lista que describe qué gastos son reembolsables y cuáles no. Este ejercicioSE lo ayudará a optimizar su política de reembolso de gastos. Es posible que no pueda enumerar todos los elementos elegibles e no elegibles en el documento final, pero la información que proporciona debe dejar pocas cuestiones de en qué categoría se caerán la mayoría de los gastos.
.Cerca del comienzo de la Política de reembolso, debe describir a quién le corresponde. Puede haber ciertos tipos de reembolsos de gastos que desea poner a disposición solo para ciertas personas. Por ejemplo, la alta gerencia puede calificar para el reembolso de los costos de cenar con clientes y entretenerlos, pero es posible que desee restringir a sus asistentes a reembolsos solo para comidas. Situaciones como esta se pueden manejar de manera efectiva de una de dos maneras. Puede indicar específicamente a quién se refiere a cada parte de la política, o puede organizar el documento en secciones que se aplican específicamente a cada uno.Grupo.
Se deben abordar los costos máximos para tipos específicos de gastos. Si esto no se hace, es probable que el resultado sea una gran confusión y quizás pérdidas financieras sustanciales. En el caso de que los máximos deben fluctuar en ciertas circunstancias, se debe describir la forma en que esto se manejará. Por ejemplo, puede establecer un reembolso máximo de gastos diarios para viajes de negocios, pero la cantidad es posible que se deba aumentar al viajar a ciertas ciudades internacionales.
Es muy importante que la política de reembolso de gastos indique explícitamente qué tipo de documentación o prueba se necesita para que los costos sean elegibles. Es posible que simplemente desee recibos, o puede que desee recibos con información detallada, como el cliente al que pertenezca el costo y por qué los costos eran necesarios. Es posible que desee todos los gastos enviados en un formulario especial. Cualquiera sea su decisión, asegúrese de que esta información esté claramente comunicada.
Además, debe especificar a los muertoslíneas o regularidad para enviar gastos para el reembolso. La política debe comunicar lo que sucederá si no se respeta este marco de tiempo. Las personas también deben ser conscientes de cuándo y cómo se les reembolsará.