¿Cómo escribo una política de reembolso de gastos?
Una política de reembolso de gastos puede ser un documento importante y, por lo tanto, requiere planificación y claridad. Debe incluir los tipos de gastos que se reembolsarán y los que no. Debe especificar a quién pertenece la política y a las personas cuyos gastos están excluidos. Se deben detallar los reembolsos máximos y se debe aclarar qué documentación se necesita para el reembolso. El marco de tiempo para presentar la documentación debe incluirse junto con el marco de tiempo y la forma en que se realizarán los reembolsos.
Si tiene la responsabilidad de redactar una política de reembolso de gastos, hágalo con mucho cuidado. Los errores descuidados pueden ser costosos para su empresa o para las personas que han realizado gastos con la expectativa de ser reembolsados. Es por eso que es de suma importancia que los términos sean claros para todos, incluido usted.
Para comenzar, debe generar una lista que describa qué gastos son reembolsables y cuáles no. Este ejercicio lo ayudará a racionalizar su política de reembolso de gastos. Es posible que no pueda enumerar todos los artículos elegibles y no elegibles en el documento final, pero la información que proporcione debe dejar pocas dudas sobre en qué categoría se incluirán la mayoría de los gastos.
Cerca del comienzo de la política de reembolso, debe describir a quién pertenece. Puede haber ciertos tipos de reembolsos de gastos que desea que estén disponibles solo para ciertas personas. Por ejemplo, la alta gerencia puede calificar para el reembolso de los costos de cenar con los clientes y entretenerlos, pero es posible que desee restringir a sus asistentes a reembolsos solo por comidas. Situaciones como esta pueden manejarse efectivamente de una de dos maneras. Puede indicar específicamente a quién pertenece y no pertenece cada parte de la política, o puede organizar el documento en secciones que se apliquen específicamente a cada grupo.
Los costos máximos para tipos específicos de gastos deben ser abordados. Si esto no se hace, es probable que el resultado sea una gran confusión y quizás pérdidas financieras sustanciales. En el caso de que los máximos necesiten fluctuar en ciertas circunstancias, se debe describir la manera en que se manejará esto. Por ejemplo, puede establecer un reembolso máximo de gastos diarios para viajes de negocios, pero es posible que sea necesario aumentar el monto cuando viaje a ciertas ciudades internacionales.
Es muy importante que la política de reembolso de gastos indique explícitamente qué tipo de documentación o prueba se necesita para que los costos sean elegibles. Es posible que simplemente desee recibir recibos, o puede que desee recibir recibos con información detallada, como el cliente al que corresponde el costo y por qué los costos fueron necesarios. Es posible que desee que todos los gastos se envíen en un formulario especial. Cualquiera sea su decisión, asegúrese de que esta información se comunique claramente.
Además, debe especificar los plazos o la regularidad para enviar los gastos para el reembolso. La política debe comunicar lo que sucederá si no se respeta este plazo. También se debe informar a las personas cuándo y cómo se les reembolsará.