Jak napisać politykę zwrotu kosztów?
Polityka zwrotu kosztów może być ważnym dokumentem, a zatem wymaga planowania i jasności. Powinien obejmować rodzaje wydatków, które zostaną zwrócone i te, które nie będą. Powinieneś określić, kogo dotyczy zasady i wszelkich osób, których wydatki są wykluczone. Należy nakreślić maksymalne zwroty i należy wyjaśnić, która dokumentacja jest potrzebna do spłaty. Powinny zostać uwzględnione ramy czasowe dotyczące przesyłania dokumentacji wraz z ramami czasowymi i sposobem, w jaki zostaną dokonane zwrotu. Nieostrożne błędy mogą być kosztowne dla Twojej firmy lub osób, które dokonały wydatków z oczekiwaniem na spłatę. Dlatego najważniejsze jest, aby warunki były jasne dla wszystkich, w tym ciebie.
Na początek powinieneś stworzyć listę przedstawiającą, które wydatki są zwrotne, a które nie. To ćwiczenieSE pomoże ci usprawnić politykę zwrotu kosztów. W ostatecznym dokumencie możesz nie być w stanie wymienić wszystkich kwalifikujących się i niekwalifikowalnych elementów, ale informacje, które podajesz, powinny pozostawić niewielkie pytanie, w której kategorii należą większość wydatków.
Na początku polityki zwrotu należy nakreślić, do kogo się odnosi. Mogą istnieć pewne rodzaje zwrotu kosztów, które chcesz udostępnić tylko niektórym osobom. Na przykład kierownictwo wyższego szczebla może kwalifikować się do spłaty kosztów restauracji z klientami i ich rozrywki, ale możesz ograniczyć ich asystentów do refundacji tylko za posiłki. Takie sytuacje można skutecznie obsługiwać na jeden z dwóch sposobów. Możesz albo konkretnie stwierdzić, kogo każda część polisy robi i nie ma na celu, lub możesz zorganizować dokument w sekcjach, które mają zastosowanie do każdegogrupa.
Należy zająć się maksymalną kosztami określonych rodzajów wydatków. Jeśli nie zostanie to zrobione, rezultatem może być duże zamieszanie i być może znaczne straty finansowe. W przypadku, gdy maksimum muszą się zmieniać w pewnych okolicznościach, należy nakreślić sposób, w jaki zostanie to rozwiązane. Na przykład możesz ustawić maksymalny dziennik zwrotu kosztów na wycieczki biznesowe, ale może wymagać zwiększenia kwoty podczas podróży do niektórych miast międzynarodowych.
Bardzo ważne jest, aby polityka zwrotu kosztów wyraźnie stwierdziła, jaki rodzaj dokumentacji lub dowodu jest potrzebny do kwalifikowania kosztów. Możesz po prostu chcieć rachunków lub możesz chcieć rachunków ze szczegółowymi informacjami, takimi jak klient, że koszty dotyczyły i dlaczego koszty były konieczne. Możesz chcieć, aby wszystkie wydatki zostały przesłane na specjalnym formularzu. Niezależnie od decyzji, upewnij się, że te informacje są wyraźnie przekazane.
Ponadto musisz określić umarłychlinie lub regularność składania wydatków na zwrot kosztów. Polityka powinna przekazać, co się stanie, jeśli ten czas nie zostanie szanowany. Osoby powinny być również świadome tego, kiedy i jak zostaną zwrócone.