Jak napisać zasady zwrotu kosztów?

Polityka zwrotu kosztów może być ważnym dokumentem, dlatego wymaga planowania i jasności. Powinien on obejmować rodzaje wydatków, które zostaną zwrócone, i te, które nie zostaną zwrócone. Należy określić, kogo dotyczy polisa i wszelkie osoby, których wydatki są wykluczone. Należy nakreślić maksymalne zwroty i wyjaśnić, która dokumentacja jest potrzebna do spłaty. Należy podać ramy czasowe dla złożenia dokumentacji, a także ramy czasowe i sposób dokonywania zwrotów.

Jeśli masz obowiązek napisania polityki zwrotu kosztów, rób to bardzo ostrożnie. Nieostrożne błędy mogą być kosztowne dla Twojej firmy lub osób, które poniosły wydatki w oczekiwaniu na zwrot. Dlatego niezwykle ważne jest, aby warunki były jasne dla wszystkich, w tym dla Ciebie.

Na początek powinieneś stworzyć listę, która określa, które wydatki podlegają zwrotowi, a które nie. To ćwiczenie pomoże ci usprawnić politykę zwrotu kosztów. Może nie być w stanie wymienić wszystkich kwalifikujących się i niekwalifikujących się pozycji w dokumencie końcowym, ale podane przez Ciebie informacje nie pozostawiają wątpliwości, do której kategorii wpłynie najwięcej wydatków.

Na początku zasady zwrotu kosztów należy wskazać, kogo dotyczy. Mogą istnieć pewne rodzaje zwrotów kosztów, które chcesz udostępnić tylko niektórym osobom. Na przykład, kierownictwo wyższego szczebla może kwalifikować się do zwrotu kosztów posiłków i rozrywki dla klientów, ale możesz chcieć ograniczyć ich asystentom jedynie zwrot kosztów posiłków. Takie sytuacje można skutecznie rozwiązać na dwa sposoby. Możesz albo wyraźnie określić, kogo dotyczy każda część zasad, a których nie dotyczy, lub możesz uporządkować dokument w sekcje, które dotyczą konkretnie każdej grupy.

Należy zająć się maksymalnymi kosztami dla określonych rodzajów wydatków. Jeśli nie zostanie to zrobione, rezultatem może być wiele zamieszania i być może znaczne straty finansowe. W przypadku, gdy maksima muszą się zmieniać w pewnych okolicznościach, należy opisać sposób, w jaki zostanie to potraktowane. Na przykład możesz ustawić maksymalny dzienny zwrot kosztów podróży służbowych, ale kwota ta może wymagać zwiększenia podczas podróży do niektórych miast międzynarodowych.

Bardzo ważne jest, aby polityka zwrotu kosztów wyraźnie określała, jaka dokumentacja lub dowód jest potrzebny, aby koszty były kwalifikowalne. Możesz po prostu chcieć paragonów lub możesz uzyskać paragony ze szczegółowymi informacjami, takimi jak klient, którego dotyczył koszt i dlaczego koszty były konieczne. Możesz chcieć, aby wszystkie wydatki były składane na specjalnym formularzu. Bez względu na decyzję, upewnij się, że informacje te są wyraźnie przekazywane.

Ponadto należy określić terminy lub prawidłowość zgłaszania wydatków do zwrotu. Polityka powinna informować o tym, co się stanie, jeśli ten przedział czasowy nie zostanie dotrzymany. Należy również poinformować osoby indywidualne o tym, kiedy i jak otrzymają zwrot kosztów.