Hoe schrijf ik een onkostenvergoedingsbeleid?

Een beleid voor onkostenvergoeding kan een belangrijk document zijn en vereist daarom planning en duidelijkheid. Het moet de soorten uitgaven bevatten die wel en niet worden vergoed. U moet aangeven op wie het beleid van toepassing is en op personen waarvan de kosten zijn uitgesloten. Maximale vergoedingen moeten worden aangegeven en er moet duidelijk worden gemaakt welke documentatie nodig is voor de terugbetaling. Het tijdsbestek voor het indienen van documentatie moet worden opgenomen, samen met het tijdsbestek en de wijze waarop vergoedingen zullen worden gedaan.

Als u verantwoordelijk bent voor het opstellen van een beleid voor onkostenvergoeding, doe dit dan heel voorzichtig. Onzorgvuldige fouten kunnen kostbaar zijn voor uw bedrijf of voor personen die uitgaven hebben gedaan in de verwachting dat ze worden terugbetaald. Daarom is het van het grootste belang dat de voorwaarden voor iedereen duidelijk zijn, inclusief u.

Om te beginnen moet u een lijst opstellen met een overzicht van welke uitgaven wel en welke niet kunnen worden vergoed. Deze oefening helpt u om uw beleid voor onkostenvergoedingen te stroomlijnen. Het is mogelijk dat u niet alle in aanmerking komende en niet-subsidiabele items in het definitieve document kunt vermelden, maar de informatie die u verstrekt, laat weinig twijfel over in welke categorie de meeste uitgaven vallen.

Aan het begin van het vergoedingsbeleid dient u te schetsen op wie het betrekking heeft. Er kunnen bepaalde soorten onkostenvergoedingen zijn die u alleen aan bepaalde personen ter beschikking wilt stellen. Het senior management kan bijvoorbeeld in aanmerking komen voor terugbetaling van kosten voor dineren met klanten en voor het ontvangen van hen, maar u kunt hun assistenten beperken tot alleen vergoedingen voor maaltijden. Situaties zoals deze kunnen op twee manieren effectief worden aangepakt. U kunt specifiek aangeven voor wie elk onderdeel van het beleid wel en niet van toepassing is, of u kunt het document indelen in secties die specifiek van toepassing zijn op elke groep.

Maximale kosten voor specifieke soorten uitgaven moeten worden aangepakt. Als dit niet gebeurt, is het resultaat waarschijnlijk een grote verwarring en mogelijk aanzienlijke financiële verliezen. In het geval dat maxima in bepaalde omstandigheden moeten fluctueren, moet de manier worden beschreven waarop dit zal worden afgehandeld. U kunt bijvoorbeeld een maximale dagelijkse onkostenvergoeding instellen voor zakenreizen, maar het bedrag moet mogelijk worden verhoogd wanneer u naar bepaalde internationale steden reist.

Het is erg belangrijk voor het beleid voor onkostenvergoeding om expliciet te vermelden welke soort documentatie of bewijs nodig is om in aanmerking te komen. Misschien wilt u gewoon bonnen, of wilt u bonnen met gedetailleerde informatie zoals de klant waarop de kosten betrekking hadden en waarom de kosten noodzakelijk waren. Misschien wilt u alle uitgaven op een speciaal formulier indienen. Welke beslissing u ook neemt, zorg ervoor dat deze informatie duidelijk wordt gecommuniceerd.

Bovendien moet u de deadlines of regelmaat opgeven voor het indienen van kosten voor vergoeding. Het beleid moet communiceren wat er zal gebeuren als dit tijdsbestek niet wordt gerespecteerd. Individuen moeten ook bewust worden gemaakt van wanneer en hoe ze worden vergoed.