Come posso scrivere una politica di rimborso spese?
Una politica di rimborso spese può essere un documento importante e pertanto richiede pianificazione e chiarezza. Dovrebbe includere i tipi di spese che verranno rimborsate e quelle che non lo saranno. È necessario specificare a chi appartiene la politica e qualsiasi persona le cui spese sono escluse. Dovrebbero essere indicati i rimborsi massimi e dovrebbe essere chiarito quale documentazione è necessaria per il rimborso. Il lasso di tempo per la presentazione della documentazione deve essere incluso insieme al lasso di tempo e al modo in cui verranno effettuati i rimborsi.
Se hai la responsabilità di scrivere una politica di rimborso spese, fallo con molta attenzione. Errori negligenti potrebbero essere costosi per la tua azienda o per le persone che hanno fatto spese con l'aspettativa di essere rimborsate. Ecco perché è della massima importanza che i termini siano chiari per tutti, incluso te.
Per cominciare, dovresti produrre un elenco che delinei quali spese sono rimborsabili e quali no. Questo esercizio ti aiuterà a semplificare la tua politica di rimborso delle spese. Potresti non essere in grado di elencare tutti gli elementi idonei e non ammissibili nel documento finale, ma le informazioni che fornisci dovrebbero lasciare una piccola domanda in quale categoria rientrerà la maggior parte delle spese.
Verso l'inizio della politica di rimborso è necessario delineare a chi appartiene. Potrebbero esserci determinati tipi di rimborsi spese che si desidera rendere disponibili solo a determinate persone. Ad esempio, il senior management può beneficiare del rimborso dei costi per cenare con i clienti e intrattenerli, ma potresti voler limitare i loro assistenti ai rimborsi solo per i pasti. Situazioni come questa possono essere gestite in modo efficace in due modi. È possibile specificare in modo specifico chi fa e non riguarda ciascuna parte della politica, oppure è possibile organizzare il documento in sezioni che si applicano specificamente a ciascun gruppo.
Devono essere affrontati i costi massimi per tipi specifici di spese. In caso contrario, è probabile che il risultato sia una grande confusione e forse notevoli perdite finanziarie. Nel caso in cui in alcuni casi i massimi debbano fluttuare, è necessario delineare il modo in cui questo verrà gestito. Ad esempio, è possibile impostare un rimborso massimo delle spese giornaliere per i viaggi di lavoro, ma potrebbe essere necessario aumentare l'importo quando si viaggia in determinate città internazionali.
È molto importante che la politica di rimborso delle spese indichi esplicitamente quale tipo di documentazione o prova è necessaria affinché i costi siano ammissibili. Potresti semplicemente voler ricevere ricevute o potresti ricevere ricevute con informazioni dettagliate come il cliente a cui il costo apparteneva e perché i costi erano necessari. Potresti voler inviare tutte le spese su un modulo speciale. Qualunque sia la tua decisione, assicurati che queste informazioni siano chiaramente comunicate.
Inoltre, è necessario specificare le scadenze o la regolarità per la presentazione delle spese per il rimborso. La politica dovrebbe comunicare cosa accadrà se questo periodo di tempo non viene rispettato. Gli individui dovrebbero inoltre essere informati di quando e come verranno rimborsati.