Wie schreibe ich eine Richtlinie zur Kostenerstattung?
Eine Richtlinie zur Kostenerstattung kann ein wichtiges Dokument sein und erfordert daher Planung und Klarheit. Es sollte die Art der Ausgaben enthalten, die erstattet werden, und diejenigen, die nicht erstattet werden. Sie sollten angeben, für wen die Police gilt und für welche Personen die Kosten ausgeschlossen sind. Maximal mögliche Rückerstattungen sollten angegeben werden, und es sollte klargestellt werden, welche Unterlagen für die Rückzahlung erforderlich sind. Der Zeitrahmen für die Einreichung der Unterlagen sollte zusammen mit dem Zeitrahmen und der Art und Weise der Erstattung angegeben werden.
Wenn Sie dafür verantwortlich sind, eine Kostenerstattungsrichtlinie zu erstellen, gehen Sie sehr sorgfältig vor. Unvorsichtige Fehler können für Ihr Unternehmen oder für Personen, die in der Erwartung einer Rückzahlung Ausgaben getätigt haben, kostspielig sein. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass die Begriffe für alle klar sind, auch für Sie.
Zunächst sollten Sie eine Liste erstellen, aus der hervorgeht, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht. Mit dieser Übung können Sie Ihre Richtlinien zur Kostenerstattung optimieren. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, alle in Frage kommenden und nicht in Frage kommenden Artikel im endgültigen Dokument aufzulisten, aber die Informationen, die Sie bereitstellen, sollten keine Frage darüber lassen, in welche Kategorie die meisten Ausgaben fallen.
Am Anfang der Rückerstattungspolitik sollten Sie angeben, für wen sie gilt. Es kann bestimmte Arten von Kostenerstattungen geben, die Sie nur bestimmten Personen zur Verfügung stellen möchten. Zum Beispiel kann die Geschäftsleitung die Rückzahlung der Kosten für das Abendessen mit Kunden und deren Unterhaltung in Anspruch nehmen. Möglicherweise möchten Sie jedoch deren Assistenten auf die Erstattung nur für Mahlzeiten beschränken. Situationen wie diese können auf zwei Arten effektiv gehandhabt werden. Sie können entweder spezifisch angeben, für wen die einzelnen Teile der Richtlinie gelten oder nicht, oder Sie können das Dokument in Abschnitte unterteilen, die spezifisch für jede Gruppe gelten.
Maximale Kosten für bestimmte Arten von Ausgaben müssen angesprochen werden. Geschieht dies nicht, ist mit großer Verwirrung und möglicherweise erheblichen finanziellen Verlusten zu rechnen. Für den Fall, dass die Maximalwerte unter bestimmten Umständen schwanken müssen, sollte die Art und Weise festgelegt werden, wie damit umgegangen wird. Beispielsweise können Sie eine maximale Erstattung der täglichen Ausgaben für Geschäftsreisen festlegen, der Betrag muss jedoch möglicherweise erhöht werden, wenn Sie in bestimmte internationale Städte reisen.
Es ist sehr wichtig, dass in der Kostenerstattungsrichtlinie ausdrücklich angegeben wird, welche Art von Dokumentation oder Nachweis erforderlich ist, damit die Kosten förderfähig sind. Möglicherweise möchten Sie lediglich Belege, oder Sie möchten Belege mit detaillierten Informationen, z. B. dem Kunden, zu dem die Kosten gehörten und warum die Kosten notwendig waren. Möglicherweise möchten Sie alle Ausgaben auf einem speziellen Formular eingereicht. Stellen Sie unabhängig von Ihrer Entscheidung sicher, dass diese Informationen klar kommuniziert werden.
Darüber hinaus müssen Sie die Fristen oder die Regelmäßigkeit für die Einreichung der Kosten für die Erstattung angeben. Die Richtlinie sollte mitteilen, was passieren wird, wenn dieser Zeitrahmen nicht eingehalten wird. Einzelpersonen sollten auch darüber informiert werden, wann und wie sie erstattet werden.