Hvordan skriver jeg en udgiftsgodtgørelsespolitik?
En refusionspolitik for udgifter kan være et vigtigt dokument og kræver derfor planlægning og klarhed. Det bør omfatte de typer udgifter, der refunderes, og dem, der ikke vil. Du skal angive, hvem politikken vedrører og personer, hvis udgifter er ekskluderet. Maksimale refusioner skal beskrives, og det bør gøres klart, hvilken dokumentation der er nødvendig for tilbagebetaling. Tidsrammen for indsendelse af dokumentation skal inkluderes sammen med tidsrammen og den måde, hvorpå refusion vil blive foretaget.
Hvis du har ansvaret for at skrive en politik for refusion af udgifter, skal du gøre det meget omhyggeligt. Skødesløse fejl kan være dyre for din virksomhed eller for personer, der har foretaget udgifter med forventning om at blive tilbagebetalt. Derfor er det meget vigtigt, at betingelserne er klare for alle, inklusive dig.
Til at begynde med skal du fremstille en liste, der viser, hvilke udgifter der kan refunderes, og hvilke ikke. Denne øvelse hjælper dig med at strømline din udgiftsgodtgørelsespolitik. Du er muligvis ikke i stand til at liste alle støtteberettigede og ikke-støtteberettigede varer i det endelige dokument, men de oplysninger, du leverer, skal give et lille spørgsmål om, hvilken kategori de fleste udgifter falder ind i.
I begyndelsen af refusionspolitikken skal du redegøre for, hvem den vedrører. Der kan være visse typer af refusionsudgift, som du kun ønsker at stille til rådighed for visse personer. For eksempel kan den øverste ledelse kvalificere sig til tilbagebetaling af omkostningerne til spisning med klienter og underholdning af dem, men du kan eventuelt begrænse deres assistenter til kun godtgørelse for måltider. Situationer som denne kan håndteres effektivt på en af to måder. Du kan enten specifikt angive, hvem hver del af politikken gør og ikke vedrører, eller du kan organisere dokumentet i sektioner, der specifikt gælder for hver gruppe.
Maksimale omkostninger for bestemte typer udgifter skal løses. Hvis dette ikke gøres, er resultatet sandsynligvis en stor forvirring og måske betydelige økonomiske tab. I tilfælde af, at maksimum er nødvendigt at svinge under bestemte omstændigheder, skal den måde, hvorpå dette håndteres, beskrives. For eksempel kan du angive en maksimal daglig refusion for udgifter til forretningsrejser, men beløbet kan muligvis øges, når du rejser til bestemte internationale byer.
Det er meget vigtigt for udgiftsgodtgørelsespolitikken at udtrykkeligt angive, hvilken slags dokumentation eller bevis der er behov for, for at omkostninger er berettigede. Du ønsker måske blot kvitteringer, eller du vil muligvis have kvitteringer med detaljerede oplysninger såsom klienten, som omkostningerne vedrørte, og hvorfor omkostningerne var nødvendige. Det kan være nødvendigt, at alle udgifter indsendes på en særlig form. Uanset hvad du beslutter, skal du sørge for, at disse oplysninger kommunikeres tydeligt.
Desuden skal du specificere fristerne eller regelmæssigheden for at indsende udgifter til refusion. Politikken skal kommunikere, hvad der vil ske, hvis denne tidsramme ikke overholdes. Enkeltpersoner skal også gøres opmærksomme på, hvornår og hvordan de vil blive godtgjort.