Hur skriver jag en kostnad för återbetalning av kostnader?

En kostnadsbidragspolicy kan vara ett viktigt dokument och kräver därför planering och tydlighet. Det bör innehålla de typer av utgifter som kommer att ersättas och de som inte kommer. Du bör ange vem policyn avser och alla personer vars kostnader är undantagna. Maximal återbetalning bör anges och det bör klargöras vilken dokumentation som krävs för återbetalning. Tidsramen för inlämnande av dokumentation bör inkluderas tillsammans med tidsram och sätt på vilket ersättningar kommer att göras.

Om du har ansvaret att skriva en kostnadsbidragspolicy, gör det mycket noggrant. Oskyldiga misstag kan vara kostsamma för ditt företag eller för individer som har gjort utgifter med förväntan på att återbetalas. Det är därför det är av yttersta vikt att villkoren är tydliga för alla, inklusive dig.

Till att börja med bör du ta fram en lista som beskriver vilka utgifter som kan återbetalas och vilka inte. Den här övningen hjälper dig att effektivisera din policy för återbetalning av utgifter. Du kanske inte kan lista alla berättigade och icke-berättigade artiklar i slutdokumentet, men informationen du lämnar borde lämna liten fråga om vilken kategori de flesta utgifter kommer att falla in i.

Nära början av återbetalningspolicyn bör du ange vem den avser. Det kan finnas vissa typer av återbetalningar som du bara vill göra tillgängliga för vissa individer. Exempelvis kan den högsta ledningen kvalificera sig för återbetalning av kostnaderna för att äta middag med kunder och underhålla dem, men du kanske vill begränsa deras assistenter till ersättning för måltider. Situationer som denna kan hanteras effektivt på ett av två sätt. Du kan antingen specifikt ange vem varje del av policyn gör och inte hänför sig till, eller så kan du organisera dokumentet i avsnitt som specifikt gäller för varje grupp.

Maximala kostnader för specifika typer av utgifter måste hanteras. Om detta inte görs är resultatet troligtvis en stor förvirring och kanske betydande ekonomiska förluster. I händelse av att maximivärden behöver fluktueras under vissa omständigheter, bör det sätt på vilket detta hanteras beskrivas. Till exempel kan du ställa in en maximal återbetalning för dagliga utgifter för affärsresor, men beloppet kan behöva höjas när du reser till vissa internationella städer.

Det är mycket viktigt för återbetalningspolicyn att uttryckligen ange vilken typ av dokumentation eller bevis som krävs för att kostnaderna ska vara berättigade. Du kanske helt enkelt vill ha kvitton, eller så kan du behöva kvitton med detaljerad information såsom klienten som kostnaden hänför sig till och varför kostnaderna var nödvändiga. Du kanske vill att alla utgifter skickas in på ett speciellt formulär. Oavsett ditt beslut, se till att denna information är tydligt kommunicerad.

Dessutom måste du ange tidsfristerna eller regelbundenheten för att skicka in utgifter för återbetalning. Politiken bör kommunicera vad som kommer att hända om denna tidsram inte respekteras. Individer bör också göras medvetna om när och hur de kommer att ersättas.