Jak mohu napsat politiku úhrady nákladů?

Zásada úhrady výdajů může být důležitým dokumentem, a proto vyžaduje plánování a jasnost. Měl by zahrnovat typy výdajů, které budou vráceny, a náklady, které nebudou. Měli byste specifikovat, kdo se týká politiky a jakýchkoli jednotlivců, jejichž výdaje jsou vyloučeny. Měly by být nastíněny maximální úhrady a mělo by být objasněno, která dokumentace je pro splácení nezbytná. Časový rámec pro předložení dokumentace by měl být zahrnut spolu s časovým rámcem a způsobem, jakým budou úhrady učiněny. Neopatrné chyby by mohly být pro vaši společnost nebo pro jednotlivce, kteří vynaložili výdaje, s očekáváním splacení. Proto je nanejvýš důležité, aby podmínky byly jasné pro všechny, včetně vás. Toto cvičeníSE vám pomůže zefektivnit politiku úhrady výdajů. Možná nebudete moci uvést všechny způsobilé a nezpůsobilé položky v konečném dokumentu, ale informace, které poskytujete, by měly zanechat malou otázku, do které kategorie většina výdajů spadá.

Na začátku politiky úhrady byste měli nastínit, na koho se to týká. Mohou existovat určité typy výdajů, které chcete zpřístupnit pouze určitým jednotlivcům. Například vrcholový management se může kvalifikovat na splácení nákladů na stolování s klienty a jejich pobavení, ale možná budete chtít omezit jejich asistenty pouze na úhradu za jídla. Situace, jako je tento, lze účinně řešit jedním ze dvou způsobů. Můžete buď konkrétně uvést, koho každá část této politiky dělá a netýká se, nebo můžete zorganizovat dokument do sekcí, které se konkrétně vztahují na každéhoSkupina.

Je třeba řešit maximální náklady na konkrétní typy výdajů. Pokud se tak nestane, bude výsledkem pravděpodobně velký zmatek a možná značné finanční ztráty. V případě, že za určitých okolností je třeba kolísat maximum, je třeba nastínit způsob, jakým bude s tím zpracováno. Například můžete stanovit maximální úhradu denních výdajů za obchodní cesty, ale tato částka může být nutné zvýšit při cestování do určitých mezinárodních měst.

Je velmi důležité, aby politika úhrady výdajů výslovně uvedla, jaký druh dokumentace nebo důkazů je potřebný pro způsobilé náklady. Jednoduše budete chtít příjmy, nebo možná budete chtít příjmy s podrobnými informacemi, jako je klient, na které se náklady týkají a proč byly náklady nutné. Možná budete chtít všechny výdaje předložené na zvláštním formuláři. Bez ohledu na vaše rozhodnutí, ujistěte se, že jsou tyto informace jasně sděleny.

Dále musíte zadat mrtvélinky nebo pravidelnost pro předkládání výdajů na úhradu. Tato politika by měla sdělit, co se stane, pokud tento časový rámec nebude respektován. Jednotlivci by si také měli být informováni o tom, kdy a jak budou uhrazeni.