Jak mohu napsat zásady úhrady výdajů?

Zásada úhrady nákladů může být důležitým dokumentem, a proto vyžaduje plánování a srozumitelnost. Měl by zahrnovat druhy výdajů, které budou proplaceny, a ty, které nebudou. Měli byste určit, komu se politika týká a jaké osoby, jejichž náklady jsou vyloučeny. Měly by být nastíněny maximální náhrady a mělo by být jasně stanoveno, která dokumentace je pro splacení potřebná. Časový rámec pro předložení dokumentace by měl být zahrnut spolu s časovým rámcem a způsobem, jakým budou náhrady proplaceny.

Pokud máte odpovědnost za vypracování politiky proplácení nákladů, udělejte to velmi pečlivě. Neopatrné chyby mohou být nákladné pro vaši společnost nebo pro jednotlivce, kteří vynaložili výdaje s očekáváním splacení. Proto je nanejvýš důležité, aby byly podmínky jasné všem, včetně vás.

Nejprve byste měli vytvořit seznam, který nastíní, které náklady jsou refundovatelné a které nikoli. Toto cvičení vám pomůže zefektivnit zásady proplácení nákladů. Možná nebudete moci v konečném dokumentu uvést všechny způsobilé a nezpůsobilé položky, ale informace, které uvedete, by neměly vést k otázce, do které kategorie bude většina výdajů spadat.

Na začátku politiky proplácení byste měli nastínit, komu patří. Mohou existovat určité typy náhrad výdajů, které chcete zpřístupnit pouze určitým jednotlivcům. Vrcholový management se například může kvalifikovat na úhradu nákladů za stravování s klienty a jejich zábavu, ale možná budete chtít omezit jejich pomocníky pouze na úhradu stravy. Situace, jako je tato, lze efektivně vyřešit jedním ze dvou způsobů. Můžete buď konkrétně uvést, komu se každá část politiky týká a která se netýká, nebo můžete dokument uspořádat do oddílů, které se konkrétně vztahují na každou skupinu.

Je třeba řešit maximální náklady na konkrétní druhy výdajů. Pokud tak neučiníte, bude pravděpodobně výsledkem velké zmatení a možná značné finanční ztráty. V případě, že se za určitých okolností musí maxima pohybovat, měl by být nastíněn způsob, jakým se s nimi bude nakládat. Můžete například nastavit maximální denní úhradu nákladů na služební cesty, ale při cestování do určitých mezinárodních měst může být nutné tuto částku zvýšit.

Je velmi důležité, aby politika proplácení nákladů výslovně uváděla, jaký druh dokumentace nebo důkazu je nutný k tomu, aby byly náklady způsobilé. Můžete jednoduše chtít příjmy, nebo můžete chtít příjmy s podrobnými informacemi, jako je klient, o které náklady souvisejí a proč byly náklady nezbytné. Můžete chtít, aby všechny výdaje byly odeslány na zvláštním formuláři. Ať už je vaše rozhodnutí jakékoli, ujistěte se, že jsou tyto informace jasně sděleny.

Dále je třeba určit lhůty nebo pravidelnost pro odeslání výdajů na úhradu. Zásada by měla sdělovat, co se stane, nebude-li tento časový rámec dodržen. Jednotlivci by měli být rovněž informováni o tom, kdy a jak budou proplaceni.