経費償還ポリシーを作成するにはどうすればよいですか？

経費払い戻しポリシーは重要な文書になる可能性があるため、計画と明確化が必要です。 返済される費用とされない費用の種類を含める必要があります。 ポリシーの対象者と、費用が除外される個人を指定する必要があります。 最大返済額の概要を示し、返済に必要な書類を明確にする必要があります。 書類を提出するための時間枠は、払い戻しが行われる時間枠と方法とともに含める必要があります。

経費の払い戻しポリシーを作成する責任がある場合は、慎重に作成してください。 不注意な過ちは、あなたの会社にとって、あるいは返済を期待して支出をした個人にとっては、費用がかかる可能性があります。 これが、あなたを含むすべての人にとって用語が明確であることが最も重要な理由です。

そもそも、どの経費が払い戻し可能で、どの経費が払い戻しできないかを概説するリストを作成する必要があります。 この演習は、費用の払い戻しポリシーを合理化するのに役立ちます。 最終文書にすべての適格な品目と不適格な品目をリストできない場合がありますが、提供する情報から、ほとんどの費用がどのカテゴリに該当するかについてはほとんど疑問が残るはずです。

払い戻しポリシーの開始近くに、誰​​に関連するかを概説する必要があります。 特定の個人のみが利用できるようにしたい特定の種類の費用の払い戻しがある場合があります。 たとえば、上級管理職は顧客との食事や接待の費用の返済の対象となる場合がありますが、アシスタントは食事の払い戻しのみに制限することができます。 このような状況は、2つの方法のいずれかで効果的に処理できます。 ポリシーの各部分が誰に関係し、誰が関係していないかを明確に指定するか、ドキュメントを各グループに特に適用されるセクションに整理することができます。

特定の種類の費用の最大費用に対処する必要があります。 これが行われない場合、結果はかなりの混乱とおそらく大きな財政的損失になる可能性があります。 特定の状況で最大値を変動させる必要がある場合、これを処理する方法を概説する必要があります。 たとえば、出張の1日あたりの最大費用の払い戻しを設定できますが、特定の国際都市に旅行する場合は金額を増やす必要がある場合があります。

費用の払い戻しポリシーでは、費用を適格にするためにどのような文書または証拠が必要であるかを明示することが非常に重要です。 単に領収書が必要な場合もあれば、費用が関係するクライアントや費用が必要な理由などの詳細情報を含む領収書が必要な場合もあります。 すべての費用を特別なフォームで提出することをお勧めします。 どのような決定を下しても、この情報が明確に伝達されるようにしてください。

さらに、払い戻しの費用を提出する期限または規則を指定する必要があります。 この時間枠が守られない場合、ポリシーは何が起こるかを伝える必要があります。 また、いつ、どのように払い戻されるかを個人に知らせる必要があります。