Hvordan skriver jeg en kostnad for refusjon av utgifter?
En refusjonspolitikk for utgifter kan være et viktig dokument og krever derfor planlegging og klarhet. Det bør inkludere de typer utgifter som vil bli refundert og de som ikke vil. Du bør spesifisere hvem politikken gjelder og personer som har utgifter som er ekskludert. Maksimum refusjon skal skisseres, og det bør gjøres klart hvilken dokumentasjon som er nødvendig for tilbakebetaling. Tidsrammen for innsending av dokumentasjon bør inkluderes sammen med tidsramme og måte refusjon skal gjøres på.
Hvis du har ansvaret for å skrive en utbetalingspolitikk, må du gjøre det veldig nøye. Uforsiktige feil kan være kostbare for selskapet ditt eller for personer som har betalt utgifter med forventning om å bli tilbakebetalt. Dette er grunnen til at det er av største viktighet at vilkårene er klare for alle, inkludert deg.
Til å begynne med, bør du lage en liste som skisserer hvilke utgifter som kan refunderes og hvilke som ikke er det. Denne øvelsen vil hjelpe deg med å effektivisere utgiftene for refusjon av utgifter. Du kan ikke være i stand til å liste opp alle kvalifiserte og ikke støtteberettigede elementer i sluttdokumentet, men informasjonen du oppgir skal etterlate lite spørsmål om hvilken kategori de fleste utgiftene vil falle inn i.
I begynnelsen av refusjonspolitikken bør du redegjøre for hvem den gjelder. Det kan være visse typer refusjoner som du bare vil gjøre tilgjengelig for enkelte personer. For eksempel kan toppledelsen kvalifisere for tilbakebetaling av kostnader for å spise sammen med klienter og underholde dem, men det kan være lurt å begrense assistentene deres til refusjon for måltider. Situasjoner som dette kan håndteres effektivt på en av to måter. Du kan enten spesifisere hvem hver del av policyen gjør og ikke gjelder, eller du kan organisere dokumentet i seksjoner som spesifikt gjelder for hver gruppe.
Maksimale kostnader for spesifikke typer utgifter må løses. Hvis dette ikke blir gjort, vil resultatet sannsynligvis være mye forvirring og kanskje betydelige økonomiske tap. I tilfelle maksimumsnivåer må svinge under visse omstendigheter, må det beskrives hvordan dette håndteres. Du kan for eksempel angi en maksimal refusjon for daglige utgifter for forretningsreiser, men beløpet kan være nødvendig å øke når du reiser til bestemte internasjonale byer.
Det er veldig viktig for refusjonspolitikken for utgifter å angi eksplisitt hva slags dokumentasjon eller bevis som er nødvendig for at kostnadene skal være kvalifiserte. Du kan ganske enkelt ønske kvitteringer, eller du vil kanskje ha kvitteringer med detaljert informasjon som klienten som kostnadene knyttet til og hvorfor kostnadene var nødvendige. Det kan være lurt å ha alle utgifter levert på et spesielt skjema. Uansett hvilken beslutning du velger, må du sørge for at denne informasjonen blir tydelig kommunisert.
Videre må du spesifisere fristene eller regelmessigheten for å sende inn utgifter til refusjon. Politikken skal kommunisere hva som vil skje hvis denne tidsrammen ikke blir overholdt. Enkeltpersoner bør også gjøres oppmerksom på når og hvordan de vil få refusjon.