¿Qué es un libro mayor de la ciudad?
Un libro de contabilidad de la ciudad, también llamado libro de contabilidad de la casa, es el método de contabilidad de un hotel para rastrear transacciones que no son de invitados. La contabilidad hotelera se divide en operaciones de front-office y back-office. La recepción generalmente trata con invitados registrados y registra sus transacciones en el libro de visitas. El dinero que maneja el hotel que no es atribuible a un huésped actualmente registrado se convierte en parte del libro mayor de la ciudad y lo maneja el departamento de contabilidad en la oficina administrativa.
Los sistemas de contabilidad utilizan libros mayores para recopilar cuentas relacionadas. Un libro mayor de la ciudad es una colección de cuentas relacionadas que rastrea el dinero que ingresa un hotel que no es parte de una transacción asociada con un huésped actualmente registrado. Algunos hoteles usan una terminología diferente para el libro mayor de la ciudad, llamándolo el libro mayor de la casa o el libro mayor de no invitados. Sin embargo, sea cual sea el nombre del libro mayor, la función tiende a ser la misma en los sistemas estándar de contabilidad hotelera.
Los libros de contabilidad de la ciudad generalmente contienen al menos cuatro cuentas. El primer tipo de cuenta está configurado para individuos y empresas que usan el hotel para reuniones y eventos. El dinero recaudado de este tipo de clientes es procesado por el departamento de contabilidad del hotel, en lugar de la recepción. Por lo general, estos clientes reciben una factura o factura mensual que detalla los cargos asociados con el evento, en lugar de los cargos de una estadía en un hotel. Bodas, conferencias, seminarios y reuniones grupales son ejemplos de eventos que esta cuenta rastrearía en el libro mayor de la ciudad.
En esta misma nota, el segundo tipo de cuenta maneja las transacciones para los ejecutivos que viajan. Si una compañía tiene una cuenta abierta con el hotel que permite que cualquiera de los empleados de la compañía se quede mientras están en la ciudad, las transacciones se registran en el libro mayor como la cuenta de la casa de la compañía. El departamento de contabilidad generalmente factura a la compañía mensualmente por los cargos generados.
Otra cuenta contable de la ciudad generalmente actúa como una cuenta de tarjeta de crédito. Cuando un huésped usa una tarjeta de crédito para realizar el pago, el monto se transfiere del libro de visitas al libro de la ciudad mientras el hotel espera a que la compañía de la tarjeta de crédito libere el pago. Esto refleja el hecho de que el huésped ya no se hospeda en el hotel, por lo que la cuenta abierta no puede permanecer en la recepción. Una vez que el huésped se va, el departamento de contabilidad del hotel es responsable de asegurarse de que la compañía de la tarjeta de crédito remite el pago.
Los huéspedes que no liquiden sus facturas cuando se van también tienen las cantidades transferidas a una cuenta en el libro mayor de la ciudad. El departamento de contabilidad se hace responsable de iniciar los procedimientos de cobro contra la persona o hacer un seguimiento según sea necesario. Esto garantiza que el departamento de hotel que sea más capaz de gestionar un proceso de recolección sea asignado a la tarea.