¿Qué es un libro mayor de la ciudad?
Un libro mayor de la ciudad, también llamado Libro mayor de la casa, es el método de contabilidad de un hotel para rastrear transacciones que no son huéspedes. La contabilidad del hotel se divide en operaciones de oficina y oficina de la oficina. La oficina principal generalmente trata con invitados registrados y registra sus transacciones al libro mayor invitado. El dinero que el hotel maneja que no es atribuible a un invitado actualmente registrado se convierte en parte del libro mayor de la ciudad y es manejado por el departamento de contabilidad en la oficina administrativa.
Los sistemas de contabilidad usan libros de contabilidad para recopilar cuentas relacionadas. Un libro mayor de la ciudad es una colección de cuentas relacionadas que rastrea el dinero que trae un hotel que no es parte de una transacción asociada con un invitado actualmente registrado. Algunos hoteles usan una terminología diferente para el libro mayor de la ciudad, llamándolo el libro mayor de la casa o el libro mayor no huésped. Sin embargo, como se pueda llamar al libro mayor, la función tiende a ser la misma en los sistemas de contabilidad de hotel estándar.
Los libros de contabilidad de la ciudad generalmente contienen al menos cuatro cuentas. El primer tipo de cuenta se establece para personas y empresas que usan el hotel para reuniones y eventos. El dinero recaudado de este tipo de clientes es procesado por el departamento de contabilidad del hotel, en lugar de la recepción. Por lo general, estos clientes reciben una factura o factura mensual que detalla los cargos asociados con el evento, en lugar de los cargos de una estadía en hotel. Las bodas, conferencias, seminarios y reuniones grupales son ejemplos de eventos que serían rastreados por esta cuenta en el libro mayor de la ciudad.
En esta misma nota, el segundo tipo de cuenta maneja las transacciones para ejecutivos viajeros. Si una empresa tiene una cuenta abierta con el hotel que permite que cualquiera de los empleados de la compañía se quede mientras están en la ciudad, las transacciones se registran en el libro mayor como la cuenta de la casa de una empresa. El departamento de contabilidad generalmente factura a la compañía mensualmente por los cargos generados.
Otra cuenta de Libro mayor de la ciudad generalmente actúa como una cuenta de retención de tarjeta de crédito. Cuando un huésped usa una tarjeta de crédito para realizar el pago, el monto se transfiere del libro mayor de huéspedes al libro mayor de la ciudad mientras el hotel espera a que la compañía de tarjetas de crédito libere el pago. Esto refleja el hecho de que el huésped ya no se hospeda en el hotel, por lo que la cuenta abierta no puede permanecer con la recepción. Una vez que el huésped se va, el departamento de contabilidad del hotel es responsable de asegurarse de que la compañía de la tarjeta de crédito remita el pago.
Los invitados que no logran liquidar sus facturas cuando se van también tienen los montos transferidos a una cuenta en el libro mayor de la ciudad. El departamento de contabilidad se hace responsable de iniciar los procedimientos de recolección contra la persona o de seguimiento según sea necesario. Esto asegura que el departamento de hotel que sea más capaz de administrar un proceso de recolección se asigne a la tarea.