O que é um livro da cidade?

Um Ledger da cidade, também chamado de Ledger, é o método contábil de um hotel para rastrear transações sem culpa. A contabilidade do hotel é dividida em operações de frente e back-office. O front-office normalmente lida com os hóspedes registrados e registra suas transações para o livro de convidados. O dinheiro que o hotel lida que não é atribuível a um hóspede atualmente registrado se torna parte do Ledger da cidade e é tratado pelo departamento de contabilidade no back office.

Os sistemas de contabilidade usam ledgers para coletar contas relacionadas. Um Ledger da cidade é uma coleção de contas relacionadas que rastreia o dinheiro que um hotel traz que não faz parte de uma transação associada a um hóspede atualmente registrado. Alguns hotéis usam terminologia diferente para o Ledger da cidade, chamando-o de Ledger da casa ou do Ledger que não é mais culposo. Qualquer que seja o livro que possa ser chamado, no entanto, a função tende a ser a mesma nos sistemas de contabilidade hoteleira padrão.

Ledgers da cidade normalmente contém pelo menos quatro contass. O primeiro tipo de conta é configurado para indivíduos e empresas que usam o hotel para reuniões e eventos. O dinheiro cobrado desses tipos de clientes é processado pelo departamento de contabilidade do hotel, em vez da recepção. Geralmente, esses clientes recebem uma fatura mensal ou fatura que detalha as cobranças associadas ao evento, em vez de cobranças de uma estadia de hotel. Casamentos, conferências, seminários e reuniões de grupo são exemplos de eventos que seriam rastreados por esse relato no Ledger da cidade.

Nesta mesma nota, o segundo tipo de conta lida com transações para executivos de viagem. Se uma empresa possui uma conta aberta no hotel que permite que qualquer um dos funcionários da empresa permaneça enquanto estiver na cidade, as transações são registradas no livro como conta de casa de uma empresa. O departamento de contabilidade normalmente cobra a empresa mensalmente para as acusações geradas.

Outra conta do Ledger da cidade normalmente atua como uma conta de retenção de cartão de crédito. Quando um hóspede usa um cartão de crédito para efetuar o pagamento, o valor é transferido do Ledger para o Ledger da cidade enquanto o hotel aguarda a empresa de cartão de crédito liberar o pagamento. Isso reflete o fato de que o hóspede não está mais hospedado no hotel; portanto, a conta aberta não pode permanecer na recepção. Depois que o hóspede sai, o departamento de contabilidade do hotel é responsável por garantir que a empresa do cartão de crédito remite o pagamento.

Os hóspedes que não resolvem suas contas quando saem também têm os valores transferidos para uma conta no livro da cidade. O departamento de contabilidade se torna responsável por iniciar um processo de cobrança contra a pessoa ou acompanhar conforme necessário. Isso garante que o departamento de hotel que seja mais capaz de gerenciar um processo de coleta seja atribuído à tarefa.