O que é um razão da cidade?

Um razão da cidade, também chamado de razão da casa, é o método de contabilidade de um hotel para rastrear transações de não hóspedes. A contabilidade hoteleira é dividida em operações de front-office e back-office. A recepção geralmente lida com convidados registrados e registra suas transações no livro de visitas. O dinheiro que o hotel administra e que não é atribuível a um hóspede registrado no momento se torna parte do razão da cidade e é tratado pelo departamento de contabilidade da administração.

Os sistemas de contabilidade usam ledgers para coletar contas relacionadas. Um razão da cidade é uma coleção de contas relacionadas que rastreiam dinheiro que um hotel traz e que não faz parte de uma transação associada a um hóspede registrado no momento. Alguns hotéis usam terminologia diferente para o razão da cidade, chamando-o de razão da casa ou de não-convidado. Qualquer que seja o nome do livro, a função tende a ser a mesma nos sistemas de contabilidade padrão de hotéis.

Os livros contábeis da cidade geralmente contêm pelo menos quatro contas. O primeiro tipo de conta é configurado para indivíduos e empresas que usam o hotel para reuniões e eventos. O dinheiro arrecadado com esses tipos de clientes é processado pelo departamento de contabilidade do hotel, e não pela recepção. Geralmente, esses clientes recebem uma fatura ou fatura mensal que detalha as cobranças associadas ao evento, em vez das cobranças de uma estadia no hotel. Casamentos, conferências, seminários e reuniões de grupo são exemplos de eventos que seriam rastreados por essa conta no livro da cidade.

Nessa mesma nota, o segundo tipo de conta lida com transações para executivos que viajam. Se uma empresa tiver uma conta aberta no hotel que permita que qualquer funcionário da empresa fique enquanto estiver na cidade, as transações serão registradas no razão como uma conta interna da empresa. O departamento de contabilidade normalmente cobra mensalmente a empresa pelos encargos gerados.

Outra conta contábil da cidade normalmente atua como uma conta de depósito de cartão de crédito. Quando um hóspede usa um cartão de crédito para efetuar o pagamento, o valor é transferido do razão para o razão, enquanto o hotel aguarda a empresa do cartão de crédito liberar o pagamento. Isso reflete o fato de o hóspede não ficar mais no hotel, portanto a conta aberta não pode permanecer na recepção. Quando o hóspede sai, o departamento de contabilidade do hotel é responsável por garantir que a empresa do cartão de crédito remeta o pagamento.

Os hóspedes que não pagarem suas contas ao sair também terão os valores transferidos para uma conta no razão da cidade. O departamento contábil torna-se responsável por iniciar um processo de cobrança contra a pessoa ou fazer o acompanhamento conforme necessário. Isso garante que o departamento do hotel que é mais capaz de gerenciar um processo de coleta seja atribuído à tarefa.