Wat is een stadsboek?

Een grootboek in de stad, ook wel een grootboek genoemd, is een boekhoudmethode van het hotel voor het bijhouden van niet-gasttransacties. Hotelboekhouding is verdeeld in front-office en back-office activiteiten. Het front-office behandelt meestal geregistreerde gasten en registreert hun transacties in het grootboek. Geld dat het hotel verwerkt en dat niet kan worden toegeschreven aan een momenteel geregistreerde gast, wordt deel van het stadsboek en wordt afgehandeld door de boekhoudafdeling in de backoffice.

Boekhoudsystemen gebruiken grootboeken om gerelateerde rekeningen te verzamelen. Een stadsadministratie is een verzameling gerelateerde rekeningen die het geld bijhoudt dat een hotel binnenbrengt dat geen deel uitmaakt van een transactie die is gekoppeld aan een momenteel geregistreerde gast. Sommige hotels gebruiken verschillende terminologie voor het stadsboek en noemen dit het huisboek of het niet-gastenboek. Hoe het grootboek ook wordt genoemd, de functie is meestal hetzelfde in standaard hotelboekhoudsystemen.

Stadsboeken bevatten doorgaans ten minste vier accounts. Het eerste type account is ingesteld voor particulieren en bedrijven die het hotel gebruiken voor vergaderingen en evenementen. Geld ingezameld van dit soort klanten wordt verwerkt door de boekhoudafdeling van het hotel, in plaats van de receptie. Meestal ontvangen deze klanten een maandelijkse factuur of factuur met details van de kosten in plaats van kosten van een hotelverblijf. Bruiloften, conferenties, seminars en groepsvergaderingen zijn voorbeelden van evenementen die door dit account in het grootboek van de stad zouden worden gevolgd.

Om dezelfde reden verwerkt het tweede type rekening transacties voor reizende leidinggevenden. Als een bedrijf een open account bij het hotel heeft waarmee een van de medewerkers van het bedrijf kan blijven terwijl ze in de stad zijn, worden de transacties in het grootboek geregistreerd als de huisaccount van het bedrijf. De boekhoudafdeling factureert het bedrijf meestal maandelijks voor de gegenereerde kosten.

Een andere grootboekrekening fungeert meestal als een creditcardrekening. Wanneer een gast een creditcard gebruikt om de betaling uit te voeren, wordt het bedrag overgeboekt van het gastenboek naar het stadsboek terwijl het hotel wacht tot de creditcardmaatschappij de betaling vrijgeeft. Dit weerspiegelt het feit dat de gast niet langer in het hotel verblijft, dus het open account kan niet bij de receptie blijven. Zodra de gast vertrekt, is de boekhoudafdeling van het hotel verantwoordelijk voor het controleren van de betaling door het creditcardbedrijf.

Gasten die hun rekeningen niet betalen bij hun vertrek, moeten de bedragen ook overboeken naar een rekening in het stadsboek. De boekhoudafdeling wordt verantwoordelijk voor het inleiden van incassoprocedures tegen de persoon of de follow-up indien nodig. Dit zorgt ervoor dat de hotelafdeling die het meest in staat is om een ​​incassotraject te beheren, aan de taak wordt toegewezen.