Che cos'è un libro mastro?
Un libro mastro della città, chiamato anche libro mastro, è un metodo contabile di un hotel per tenere traccia delle transazioni non ospiti. La contabilità alberghiera è suddivisa in operazioni di front office e back office. Il front-office in genere si occupa degli ospiti registrati e registra le loro transazioni sul libro mastro degli ospiti. Il denaro che l'hotel gestisce non attribuibile a un ospite attualmente registrato diventa parte del libro mastro della città ed è gestito dal dipartimento contabilità nel back office.
I sistemi di contabilità utilizzano i registri per raccogliere gli account correlati. Un libro mastro della città è una raccolta di conti correlati che tiene traccia dei soldi che un hotel porta non fa parte di una transazione associata a un ospite attualmente registrato. Alcuni hotel usano una terminologia diversa per il libro mastro della città, chiamandolo libro mastro o libro mastro. Qualunque cosa si possa chiamare il libro mastro, tuttavia, la funzione tende ad essere la stessa nei sistemi di contabilità alberghiera standard.
I registri delle città in genere contengono almeno quattro conti. Il primo tipo di account è impostato per privati e aziende che utilizzano l'hotel per meeting ed eventi. Il denaro raccolto da questi tipi di clienti viene elaborato dal reparto contabilità dell'hotel, anziché dalla reception. Di solito, questi clienti ricevono una fattura mensile o una fattura che dettaglia gli addebiti associati all'evento, piuttosto che gli addebiti di un soggiorno in hotel. Matrimoni, conferenze, seminari e riunioni di gruppo sono esempi di eventi che verranno tracciati da questo account nel libro mastro della città.
In questa stessa nota, il secondo tipo di account gestisce le transazioni per i dirigenti in viaggio. Se una società ha un conto aperto presso l'hotel che consente a qualsiasi dipendente dell'azienda di rimanere mentre si trova in città, le transazioni vengono registrate nel libro mastro come conto della società. Il reparto contabilità in genere addebita mensilmente alla società gli addebiti generati.
Un altro conto di contabilità di città in genere funge da conto di deposito della carta di credito. Quando un ospite utilizza una carta di credito per effettuare il pagamento, l'importo viene trasferito dal libro mastro dell'ospite al libro mastro della città mentre l'hotel attende che la società della carta di credito rilasci il pagamento. Ciò riflette il fatto che l'ospite non soggiorna più presso l'hotel, quindi l'account aperto non può rimanere presso la reception. Una volta che l'ospite lascia il servizio, il reparto contabilità dell'hotel è responsabile di assicurarsi che la società della carta di credito effettui il pagamento.
Gli ospiti che non riescono a saldare le bollette quando escono hanno anche gli importi trasferiti su un conto nel libro mastro della città. Il dipartimento contabilità diventa responsabile dell'avvio di procedure di riscossione nei confronti della persona o del seguito, se necessario. Ciò garantisce che il reparto alberghiero più in grado di gestire un processo di raccolta sia assegnato all'attività.