Co to jest księga miejska?
Księga miejska, zwana także Ledger House Ledger, to hotelowa metoda rachunkowości do śledzenia transakcji poza gości. Rachunkowość hotelowa jest podzielona na operacje front-office i back-office. Front-Office zazwyczaj zajmuje się zarejestrowanymi gośćmi i rejestruje swoje transakcje do księgi gości. Pieniądze, które hotel obsługuje, nie można przypisać obecnie zarejestrowanego gościa, stają się częścią księgi miasta i są obsługiwane przez dział księgowości w zapleczu.
Systemy księgowe wykorzystują księgi do gromadzenia powiązanych kont. Księga miejska to zbiór powiązanych kont, które śledzą pieniądze, które wnosi hotel, który nie jest częścią transakcji związanej z obecnie zarejestrowanym gościem. Niektóre hotele używają innej terminologii dla księgi miejskiej, nazywając ją księgą domową lub księgą nie gniazdą. Niezależnie od tego, jakkolwiek księga może być nazywana, funkcja jest taka sama w standardowych systemach księgowych hotelowych.
Księgi miejskie zwykle zawierają co najmniej cztery kontoS. Pierwszy rodzaj konta jest ustawiony dla osób fizycznych i firm, które korzystają z hotelu na spotkania i wydarzenia. Pieniądze zebrane od tego rodzaju klientów są przetwarzane przez dział księgowości hotelu zamiast recepcji. Zwykle klienci ci otrzymują miesięczny rachunek lub faktura, które szczegółowo opisują opłaty związane z wydarzeniem, a nie opłatami z pobytu w hotelu. Wesela, konferencje, seminaria i spotkania grupowe to przykłady wydarzeń, które byłyby śledzone przez to konto w księdze miasta.
W tej samej notatce drugi typ konta obsługuje transakcje dla kierowników podróżujących. Jeśli firma ma otwarte konto w hotelu, które pozwala któregokolwiek z pracowników firmy pozostać w mieście, transakcje są rejestrowane w Ledger jako konto domu firmy. Dział rachunkowości zazwyczaj rachunek firmy co miesiąc za wygenerowane opłaty.
Kolejne konto Ledger Ledger zazwyczaj działa jako konto posiadające kartę kredytową. Kiedy gość używa karty kredytowej do dokonania płatności, kwota jest przenoszona z księgi gości do Ledger City, podczas gdy hotel czeka na wydanie płatności przez firmę karty kredytowej. Odzwierciedla to fakt, że gość nie przebywa już w hotelu, więc otwarte konto nie może pozostać z recepcją. Gdy gość odejdzie, dział księgowości hotelu jest odpowiedzialny za upewnienie się, że firma karty kredytowej przekazuje płatność.
Goście, którzy nie ulegają rozliczeniom rachunków, gdy odejdą, również mają przeniesione kwoty na konto w księdze miasta. Departament rachunkowości staje się odpowiedzialny za inicjowanie postępowań zbierających przeciwko tej osobie lub w razie potrzeby. Zapewnia to, że dział hotelu, który jest najbardziej w stanie zarządzać procesem windykacyjnym, jest przypisany do zadania.