Co to jest księga miasta?
Księga miasta, zwana również księgą domu, to hotelowa metoda księgowania służąca do śledzenia transakcji innych niż goście. Rachunkowość hotelowa jest podzielona na operacje front-office i back-office. Recepcja zazwyczaj zajmuje się zarejestrowanymi gośćmi i rejestruje ich transakcje w księdze gości. Pieniądze, które hotel obsługuje, a które nie są przypisane do aktualnie zarejestrowanego gościa, stają się częścią księgi miasta i są obsługiwane przez dział księgowości na zapleczu.
Systemy księgowe używają ksiąg rachunkowych do gromadzenia powiązanych kont. Księga miasta to zbiór powiązanych kont, które śledzą pieniądze, które przynosi hotel, a które nie są częścią transakcji związanej z aktualnie zarejestrowanym gościem. Niektóre hotele używają innej terminologii w księdze miejskiej, nazywając ją księgą domową lub księgą gości. Bez względu na to, jak można nazywać księgę, funkcja jest zwykle taka sama w standardowych systemach księgowości hotelowej.
Księgi miejskie zazwyczaj zawierają co najmniej cztery konta. Pierwszy rodzaj konta jest tworzony dla osób fizycznych i firm, które korzystają z hotelu na spotkania i imprezy. Pieniądze zebrane od tego rodzaju klientów są przetwarzane przez hotelowy dział księgowości zamiast recepcji. Zazwyczaj klienci ci otrzymują miesięczny rachunek lub fakturę, która wyszczególnia opłaty związane ze zdarzeniem, a nie opłaty za pobyt w hotelu. Wesela, konferencje, seminaria i spotkania grupowe są przykładami wydarzeń, które byłyby śledzone przez to konto w księdze miasta.
W tej samej notatce drugi typ konta obsługuje transakcje dla podróżujących menedżerów. Jeśli firma ma otwarte konto w hotelu, które pozwala pracownikom firmy pozostać podczas pobytu w mieście, transakcje są rejestrowane w księdze jako konto własne firmy. Dział księgowości zazwyczaj fakturuje firmę co miesiąc za wygenerowane opłaty.
Inne konto księgi miasta zwykle działa jako konto posiadania karty kredytowej. Gdy gość dokonuje płatności kartą kredytową, kwota jest przekazywana z księgi gości do księgi miasta, a hotel czeka na wystawcę karty kredytowej. Odzwierciedla to fakt, że gość nie przebywa już w hotelu, więc otwarte konto nie może pozostać w recepcji. Po wyjściu gościa dział księgowości hotelu jest odpowiedzialny za upewnienie się, że wystawca karty kredytowej prześle płatność.
Goście, którzy nie uregulują rachunków po wyjściu, również przenoszą kwoty na konto w księdze miasta. Dział księgowy staje się odpowiedzialny za wszczęcie postępowania windykacyjnego przeciwko tej osobie lub kontynuowanie w razie potrzeby. To gwarantuje, że dział hotelowy, który najlepiej zarządza procesem windykacji, jest przypisany do zadania.