市の元帳とは？

市の元帳は、家の元帳とも呼ばれ、ホテルのゲスト以外の取引を追跡するための会計方法です。 ホテルの会計は、フロントオフィス業務とバックオフィス業務に分かれています。 フロントオフィスは通常、登録されたゲストを扱い、そのトランザクションをゲスト台帳に記録します。 現在登録されているゲストに起因しないホテルが処理するお金は、市の元帳の一部となり、バックオフィスの経理部門によって処理されます。

会計システムは、元帳を使用して関連するアカウントを収集します。 市の元帳は、現在登録されているゲストに関連付けられているトランザクションの一部ではない、ホテルがもたらすお金を追跡する関連アカウントのコレクションです。 一部のホテルでは、市の元帳に異なる用語を使用し、それを家元帳または非ゲスト元帳と呼びます。 元帳が呼び出されても、機能は標準的なホテル会計システムで同じになる傾向があります。

市の元帳には通常、少なくとも4つのアカウントが含まれます。 最初のタイプのアカウントは、ホテルを会議やイベントに使用する個人や企業向けに設定されています。 これらのタイプの顧客から集められたお金は、フロントではなくホテルの経理部門によって処理されます。 通常、これらの顧客は、ホテル滞在からの請求ではなく、イベントに関連する請求の詳細を記載した毎月の請求書または請求書を受け取ります。 結婚式、会議、セミナー、グループミーティングは、市の台帳でこのアカウントによって追跡されるイベントの例です。

これと同じメモで、2番目のタイプのアカウントは、出張中のエグゼクティブのトランザクションを処理します。 会社にホテルのオープンアカウントがあり、会社の従業員が町にいる間滞在できる場合、トランザクションは会社のハウスアカウントとして元帳に記録されます。 通常、経理部門は、発生した料金について毎月会社に請求します。

別の市の元帳口座は通常、クレジットカード保有口座として機能します。 ゲストがクレジットカードを使用して支払いを行うと、ホテルはクレジットカード会社が支払いを解除するのを待つ間に、ゲスト元帳から市元帳に金額が転送されます。 これは、ゲストがホテルに滞在していないという事実を反映しているため、オープンアカウントをフロントデスクに残すことはできません。 ゲストが退出すると、ホテルの経理部門がクレジットカード会社が支払いを送金することを確認する責任があります。

退去時に請求書の決済に失敗したゲストも、その金額を市の元帳の口座に振り替えられます。 経理部は、その人に対する徴収手続を開始するか、必要に応じてフォローアップする責任を負います。 これにより、収集プロセスを最も管理できるホテル部門がタスクに割り当てられます。