Vad är en storbok?
En storbok, även kallad en husbok, är ett hotells redovisningsmetod för att spåra transaktioner som inte är gäster. Hotellbokföring är indelad i front-office och back office-verksamhet. Frontkontoret handlar vanligtvis med registrerade gäster och registrerar sina transaktioner till gästbok. Pengar som hotellet hanterar som inte kan hänföras till en för närvarande registrerad gäst blir en del av stadens huvudbok och hanteras av bokföringsavdelningen i back office.
Bokföringssystem använder bokar för att samla in relaterade konton. En storbok är en samling relaterade konton som spårar pengar ett hotell tar in som inte är en del av en transaktion som är kopplad till en för närvarande registrerad gäst. Vissa hotell använder olika terminologier för stadsbok, och kallar det husbok eller huvudbok. Oavsett vilken huvudbok som kan kallas, tenderar funktionen dock att vara densamma i vanliga hotellbokföringssystem.
Stadsbok innehåller vanligtvis minst fyra konton. Den första kontotypen skapas för individer och företag som använder hotellet för möten och evenemang. Pengar som samlas in från dessa typer av kunder behandlas av hotellets bokföringsavdelning istället för receptionen. Vanligtvis får dessa kunder en månatlig faktura eller faktura som beskriver avgifter som är kopplade till händelsen snarare än avgifter från en hotellvistelse. Bröllop, konferenser, seminarier och gruppmöten är exempel på händelser som skulle kunna spåras av detta konto i stadens huvudbok.
På samma not behandlar den andra kontotypen transaktioner för resande chefer. Om ett företag har ett öppet konto på hotellet som gör att någon av företagets anställda kan stanna medan de är i stan, registreras transaktionerna i huvudboken som ett företags huskonto. Räkenskapsavdelningen fakturerar vanligtvis företaget varje månad för de genererade avgifterna.
Ett annat storbokskonto fungerar vanligtvis som ett kreditkortsinnehavskonto. När en gäst använder ett kreditkort för att betala, överförs beloppet från gästbok till stadsbok medan hotellet väntar på att kreditkortsföretaget ska frigöra betalning. Detta återspeglar det faktum att gästen inte längre bor på hotellet, så det öppna kontot inte kan stanna kvar i receptionen. När gästen lämnar är hotellets bokföringsavdelning ansvarig för att kreditkortsföretaget betalar in.
Gäster som inte betalar sina räkningar när de lämnar får också beloppen överföras till ett konto i stadens huvudbok. Bokföringsavdelningen blir ansvarig för att inleda inkassoförfaranden mot personen eller följa upp vid behov. Detta säkerställer att den hotellavdelning som är mest kapabel att hantera en insamlingsprocess tilldelas uppgiften.