Vad är en stadsbok?
En stadsbok, även kallad en husbok, är ett hotells redovisningsmetod för att spåra icke-gästtransaktioner. Hotellredovisning är uppdelad i frontkontor och back-office-verksamhet. Frontkontoret handlar vanligtvis om registrerade gäster och registrerar sina transaktioner till gästboken. Pengar som hotellet hanterar som inte kan hänföras till en för närvarande registrerad gäst blir en del av stadsboken och hanteras av redovisningsavdelningen i back office.
redovisningssystem använder bokar för att samla in relaterade konton. En stadsbok är en samling relaterade konton som spårar pengar som ett hotell ger in som inte är en del av en transaktion som är förknippad med en för närvarande registrerad gäst. Vissa hotell använder olika terminologier för stadsboken och kallar det husboken eller den icke-gästboken. Oavsett vilken bok som helst kan kallas, tenderar funktionen att vara densamma i vanliga hotellredovisningssystem.
City Ledgers innehåller vanligtvis minst fyra kontos. Den första typen av konto är inrättad för individer och företag som använder hotellet för möten och evenemang. Pengar som samlas in från dessa typer av kunder behandlas av hotellets redovisningsavdelning istället för receptionen. Vanligtvis får dessa kunder en månatlig faktura eller faktura som beskriver avgifter som är förknippade med evenemanget, snarare än avgifter från en hotellvistelse. Bröllop, konferenser, seminarier och gruppmöten är exempel på evenemang som skulle spåras av detta konto i stadsboken.
På samma not hanterar den andra typen av konto transaktioner för resande chefer. Om ett företag har ett öppet konto hos hotellet som gör det möjligt för någon av företagets anställda att stanna medan de är i stan, registreras transaktionerna i huvudboken som ett företags huskonto. Redovisningsavdelningen fakturerar vanligtvis företaget varje månad för de avgifter som genereras.
Ett annat City Ledger -konto fungerar vanligtvis som ett kreditkortskonto. När en gäst använder ett kreditkort för att betala överförs beloppet från gästboken till stadsboken medan hotellet väntar på att kreditkortsföretaget ska släppa betalning. Detta återspeglar det faktum att gästen inte längre bor på hotellet, så det öppna kontot kan inte förbli hos receptionen. När gästen lämnar är hotellets redovisningsavdelning ansvarig för att se till att kreditkortsföretaget betalar ut betalningen.
Gäster som inte lyckas lösa sina räkningar när de lämnar har också de belopp som överförs till ett konto i stadsboken. Redovisningsavdelningen ansvarar för att inleda insamlingsförfaranden mot personen eller följa upp vid behov. Detta säkerställer att hotellavdelningen som mest kan hantera en insamlingsprocess tilldelas uppgiften.