Co je to městská kniha?

Městská kniha, která se také nazývá House Ledger, je metodou účetnictví hotelu pro sledování transakcí, které nezískají. Účetnictví hotelu je rozděleno do operací front-office a back-office. Front-office se obvykle zabývá registrovanými hosty a zaznamenává své transakce do hostující knihy. Peníze, které hotel zpracovává, které nelze přičíst aktuálně registrovanému hostu, se stávají součástí městské knihy a je řešeno účetním oddělením v back office.

Účetní systémy používají ke sběru souvisejících účtů knihy. Městská kniha je sbírka souvisejících účtů, která sleduje peníze, které hotel přináší, není součástí transakce spojené s aktuálně registrovaným hostem. Některé hotely používají pro městskou knihu odlišnou terminologii a nazývají ji The House Ledger nebo The Non-Guest Ledger. Ať už se však kniha může nazvat, tato funkce má tendenci být stejná ve standardních hotelových účetních systémech.

Městské knihy obvykle obsahují alespoň čtyři účets. První typ účtu je zřízen pro jednotlivce a podniky, které používají hotel pro schůzky a akce. Peníze shromážděné z těchto typů zákazníků jsou zpracovávány v hotelovém účetním oddělení, místo recepce. Tito zákazníci obvykle dostávají měsíční účet nebo fakturu, která podrobně popisuje poplatky spojené s událostí, spíše než poplatky z pobytu hotelu. Svatby, konference, semináře a skupinové schůzky jsou příklady událostí, které by tento účet sledovaly v knize města.

V této stejné poznámce, druhý typ účtu zpracovává transakce pro vedení cestování. Pokud má společnost otevřený účet u hotelu, který umožňuje některému ze zaměstnanců společnosti zůstat, když jsou ve městě, transakce jsou zaznamenány v knize jako domácí účet společnosti. Účetní oddělení obvykle účtuje společnost měsíčně za generované poplatky.

Další účet městské knihy obvykle působí jako účet na držení kreditní karty. Když host používá kreditní kartu k provedení platby, částka je převedena z knihy hosta do knihy města, zatímco hotel čeká, až společnost kreditní karty uvolní platbu. To odráží skutečnost, že host již nezůstává v hotelu, takže otevřený účet nemůže zůstat na recepci. Jakmile host odejde, je účetní oddělení hotelu zodpovědné za zajištění toho, aby společnost s kreditními kartami vypořádala platbu.

Hosté, kteří nedokážou urovnat své účty, když odejdou, mají také částky převedené na účet ve městské knize. Účetní oddělení je odpovědné za zahájení řízení sběru proti osobě nebo podle potřeby. Tím je zajištěno, že hotelové oddělení, které je nejvíce schopno spravovat proces sběru, je přiřazeno úkolu.