Co je City Ledger?

Městská účetní kniha, také nazývaná domácí účetní kniha, je účetní metoda hotelu pro sledování transakcí bez hosta. Hotelové účetnictví je rozděleno na front-office a back-office operace. Front-office obvykle obchoduje s registrovanými hosty a zaznamenává jejich transakce do hlavní knihy. Peníze, které hotel zpracovává a které nelze připsat aktuálně registrovanému hostu, se stávají součástí městské knihy a zachází s nimi účetní oddělení v back office.

Účetní systémy používají účetní knihy ke sběru souvisejících účtů. Městská kniha je kolekce souvisejících účtů, které sledují peníze, které hotel přináší, a které nejsou součástí transakce spojené s aktuálně registrovaným hostem. Některé hotely používají pro terminál města odlišnou terminologii, která se nazývá účetní kniha nebo kniha hostů. Ať už lze účetní knihu nazvat cokoli, funkce má ve standardních hotelových účetních systémech tendenci být stejná.

Městské účetní knihy obvykle obsahují alespoň čtyři účty. První typ účtu je zřízen pro jednotlivce a firmy, které využívají hotel pro schůzky a akce. Peníze shromážděné od těchto typů zákazníků jsou zpracovávány účetním oddělením hotelu namísto recepce. Tito zákazníci obvykle dostávají měsíční fakturu nebo fakturu s podrobnostmi o poplatcích souvisejících s událostí, nikoli o poplatcích za pobyt v hotelu. Svatby, konference, semináře a skupinové schůzky jsou příklady akcí, které by tento účet sledoval v městské knize.

Ve stejné poznámce druhý typ účtu zpracovává transakce pro cestovní manažery. Pokud má společnost u hotelu otevřený účet, který umožňuje kterémukoli ze zaměstnanců společnosti zůstat v době, kdy jsou ve městě, transakce se zaznamenávají do účetní knihy jako firemní účet společnosti. Účetní oddělení obvykle účtuje společnosti měsíční poplatky za generované poplatky.

Další účet městské knihy obvykle funguje jako vkladový účet kreditní karty. Pokud host použije k provedení platby kreditní kartu, je částka převedena z hlavní knihy do hlavní knihy, zatímco hotel čeká, až společnost vydávající kreditní karty uvolní platbu. To odráží skutečnost, že host již v hotelu nezůstává, takže otevřený účet nemůže zůstat u recepce. Po odchodu hosta je účetní oddělení hotelu zodpovědné za to, že společnost vydávající kreditní karty uhradí platbu.

Hosté, kteří při odchodu nezaúčtují své účty, mají také částku převedenou na účet v městské knize. Účetní oddělení je odpovědné za zahájení inkasního řízení proti osobě nebo za následná opatření podle potřeby. Tím je zajištěno, že k úkolu je přiřazeno hotelové oddělení, které je nejschopnější řídit proces sběru.